秘书和文员的区别是什么？

2024-10-25 来源：个人技术集锦

助理、秘书与文员在本质上都是秘书，只不过是它们从事的秘书工作侧重点有所不同。一般来说，秘书工作大致可分为abcd四个层次，最上层a部分工作是指参与企业经营决策、协调与各方面的关系、陪同上司出席各种商务活动和负责秘书部门的管理等工作；b部分工作包括上司办公室的管理、负责文件起草、信息收集、日程管理、上司出差准备等工作；c部分工作包括为上司接打电话、接待客人、收发邮件等工作；最底层d部分工作主要足负责办公用品管理、安检、卫生等行政后勤工作。在大多数公司，负责a部分工作的一般是由办公室主任这类的人，a类工作实际上属于企业管理的范畴，不是严格意义上的“秘书工作”；同样，d部分的工作也不是严格意义的“秘书工作”，它属于行政后勤工作的范围。因此，秘书工作的核心是b和c这两部分。我国目前对“助理”、“秘书”和“文员”这几种职位没有进行严格的区分，不过，种分类可以看出，所谓“助理”就是负责a和b两部分工作的人；所谓“秘书”就是负责b和c两部分工作的人；而“前台”或“文员”就是负责c和d两部分工作的人。前台,文员,秘书，文秘，助理和行政之间的区别在小公司，助理＝前台＝文员＝秘书＝打杂＝茶水生＝繁琐前台：　　工作职责：　　1、负责公司前台接待工作。　　2、负责公司电话接转、收发传真、文档复印等工作。　　3、负责各类办公文档、商务文档、合同协议的录入、排版、打印。　　4、日常文书、资料整理及其他一般行政事务。　　技能要求：　　1、对办公室工作程序熟悉　　2、熟练使用Word、Excel等办公软件，会借助互联网查找资料；　　3、具有优秀的中英文书写能力、表达能力；　　4、具有良好的沟通能力、协调能力，及较强的保密意识；　　5、熟练使用各种办公自动化设备；　　6、具有良好的适应能力，能在压力下工作。文员1：（分为好多种，每种要求不同，但基本要求相同，以下为办公室文员）　　工作职责：　　 1、根据办公室领导的要求，完成有关报告、文稿的起草、修改工作。完成打字、复印及传真等工作，及时送交领导或按要求传送给客户。　　 2、做好日常电话接待工作。完成行政办公会议的书面记录、整理。　　 3、完成各类文件的收集、整理、立卷、装订、归档等保管工作。　　 4、根据要求采购日常办公用品，并及时登帐。管理本部的财产帐目（低值易耗品、固定资产）。做好办公室设备管理及维修。　　 5、做好年度报刊杂志的订阅工作，收发日常报刊杂志及邮件交换。　　 6、做好办公室每月考勤。做好物品保管工作。　　技能要求：　　 1、教育背景：文秘或管理类相关中专以上学历。　　 2、经验：从事二年以上企业文员工作经验。　　 3、技能技巧：熟悉办公室行政管理知识；熟悉办公软件。　　 4、工作仔细认真、责任心强、为人正直、敢干坚持原则；　　 5、有较强的沟通协调能力。有良好的纪律性、团队协助作以及服务创新精神。　　 6、年龄在20-25岁左右文员2：（工程文员）　　工作职责：　　 1、处理来函文件，登记、归档、统计资料、打印、复印函件资料。　　 2、编制每月办公用品，做好领用发放工作。　　 3、办理工作餐卡、药费报销及其它日用品的发放工作。　　 4、协助编制部门工资、奖金发放表格。协助做好工程部月材料、资金消耗表，水电、煤月度能耗表。　　 5、保证工程部办公室的清洁卫生和接传电话。　　 6、负责登记员工考勤表。　　 7、协助工程部对所有图纸、技术资料、图书进行分类，编号、建卡、存档、建帐和保持资料的完整性。　　 8、完成部门安排的其他工作任务。　　技能要求：　　 1、高中以上文化程度，有一定工作能力。　　 2、责任心强，工作细致、稳重、踏实、耐心、热情、终于职守、严守机密。　　 3、从事工作二年以上。书写工整、流利、受过秘书工作培训。　　 4、身体健康、精力充沛。秘书:（部门秘书）　　工作职责：　　 1、负责组织部召开的各种会议的会务工作，做好会议记录，起草会议纪要、简报，协助督促各单位贯彻落实各项工作任务的情况。　　 2、做好各类文件的登记、保管、转发、立卷、存档等，保管使用印鉴、介绍信及经费本。　　 3、草拟年度工作计划、总结、报告、清算、批复等文档。　　 4、做好办公室勤杂内务工作、文书档案管理，做好上级及校内有关文件收发、登记、传阅、下发和年终清理、立卷、归档工作，办理定购和发放各种学习材料。　　 5、做好部信件登记、分发、寄发工作，受理党员干部来信来访工作，及时做好登记、自办或传递等工作，遇到重大问题及时向部领导汇报。　　 6、协助部领导协调各个岗位的工作关系。　　 7、深入基层单位调研做好部领导的参谋和助手。　　 8、协助做好部办公室的日常工作。　　 9、做好部领导交办的其他各项工作。　　技能要求：　　 1、大学本科，经济或中文专业，2年以上秘书工作经验；　　 2、良好的组织、沟通能力；　　 3、流利的英语听说读写能力；　　 4、熟练的计算机操作技巧秘书：（总经理秘书）　　工作概述：　　负责文件的汇签、收发管理；对公司级会议进行记录，并整理成文；处理总经理日常行政事务、会议、接待、活动、报销单整理等工作；负责总经理和各部门总监的联络工作；整理总经理的文件；完成部门经理布置的各项工作。　　工作职责：　　 1、协助总经理处理公司公文、行政事务。　　 2、执行总经理交办的各事项。　　 3、了解文件管理制度、日常文件的收发程序。　　 4、拟定文件的借阅权限及借阅规定，并严格按规定借阅。　　 5、负责文件的汇签、收发、管理工作。　　 6、做好公司级会议的记录、并整理成文。　　 7、严格执行保密制度，做好各项保密工作。　　 8、总经理活动、接待方面的安排、报销单的整理、来访的接待，与各部门联系密切。　　 9、有关文稿的撰写及审批。　　 10、公司会议、报告的安排。　　 11、公司所有资料的存档。　　 12、每周一提交上周工作总结和本周工作计划。　　技能要求：　　 1、女性，26岁以下，　　 2、文秘、档案管理、中文等专业，大专以上学历　　 3、形象、气质较好，工作认真细致，工作条理性、逻辑性较强。　　 4、有总经理秘书工作经验，具有良好的服务意识具有良好口头及文字表达能力。　　 5、熟练使用各种办公软件及办公工具助理：（行政助理）　　工作概述：　　制定和完善公司的行政管理制度，使公司的管理更加规范、合理；合理安排车辆调度；员工日常行为的督导；办公区域的管理；日常行政事务的管理。　　工作职责： 1、拟制行政管理制度，并对各部门执行情况进行监督、检查。 2、有效合理的安排公司员工用车，以提高员工的工作效率。 3、负责员工午餐的安排及协调工作。 4、按管理规定和作业流程及时完成公司人员的名片印制。 5、新进员工办公桌位的安排。 6、负责办公区域的管理。 7、员工日常行为规范的管理，并进行相应的奖罚。 8、配合行政部经理做好年度行政预算工作。 9、负责公司通讯费用的审查与管理工作。 10、负责会议室与活动中心的管理工作。 11、负责为客户和公司活动准备场地。 12、根据公司年度行政预算及库存情况进行办公用品、办公设备的采购，超出预算的支出需经部门经理、财务部总监批准后方可采购。 13、严格按照采购管理制度进行采购，要货比三家（至少三家），进行询价、比价、议价。 14、每周一提交上周工作总结和本周工作计划。　　技能要求： 1、大学专科学历，文秘专业优先考虑。 2、限女性。 3、计算机操作熟练。 4、1年以上行政或文秘相关工作经验。 5、有人力资源职业资格证书或财会知识的优先考虑助理：（销售助理）　　工作职责：　　1．电话的接听工作及上门客户的接待工作。熟悉公司产品的基本情况，得体的回答问题或转给相关人员（部门）。　　2．客户资料的管理工作，包括数据的收集整理分析，相应产品信息的email，直邮及信息反馈工作。　　3．网站的更新及相应软性文章的发表收集工作。　　4．广告的管理工作。包括印刷品的设计制作，小礼品，促销活动的策划和制作。　　5．产品的网上直销工作，包括电话销售和订单处理。　　技能要求：　　1、大专以上（管理/营销相关专业优先）　　2、较强的沟通交往能力，演讲演示能力　　3、能熟练运用office等办公软件　　4、有较强的文字处理能力和表达能力　　5、有较强英文读，写，听，说运用能力　　6、有分析整理客户资料的能力。　　7、一年以上销售或行业工作经验。

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