当你准备和计划讲演时，应考虑下述问题：
1． 你为什么要说这个--目的
2． 你打算对什么人说--听众
3． 你准备说些什么--内容
4． 你准备怎样说--结构
讲演的目的是什么？
1． 为交流信息--告知
2． 为表达一个建议--说服人们接受
3． 为鼓励和促进--激励
关于听众你知道些什么？
一、 听众的规模有多大？
二、 听众对你准备告之的事了解多少？
三、 听众是什么人？
讲演概要
作为一个管理者，影响其职能发挥的一个重要因素就是演说能力，包括将自己的观点具体化能力和有效地向他人表达自己观点的能力。有效的讲演包括用文字和语言向个人或群体传送信息，报告或对他人进行劝说。
在公共场所面对一大群人，甚至是一群你不熟悉的人讲话，你可能会感到担心或者害怕。这会造成你思维的混乱、记忆消失、张口结舌、使听众丧失了兴趣和关注，也无法回答听众提出的问题。在这个时候，你会不惜代价去寻求帮助，以便从这种场面中逃脱出来。
然而却有一些人，他们在公共场合表现出特殊的讲演才能。他们有能力在信任的、关注的以致是压力的场合下表述事实和观点。但是，公众的讲演，不过是一种常用的通讯技能，就象写报告和写信函一样。通过少量的基础技术训练，你就能增加自信心并提高演说的有效性。
这里有四个问题，是当你准备进行口头通讯时必须要回答的。回答这些问题，会正确引导你进行讲演，获得成功。
1． 你为什么要说这个？--讲演的目的；
2． 你打算对什么人说？--讲演的对象；
3． 你准备说些什么？--讲演的内容；
4． 你准备怎样说？--讲演的结构。
一、 讲演的目的
管理者在组织口头通讯时，一般要分三种类型，每种类型的主要目的如下：
1． 以信息通讯为目的：
这种讲演的主体内容是事实性的报道，其接受的对象是一组下属或其他管理者，内容简明扼要。
2． 以表达建议为目的：
这类讲演的目的主要是为了获得支持者，或者赢得听众，其内容多为观念、推理、判断。
3． 以鼓励和促进为目的：
这类讲演的主要内容是观念和事实，并运用这些材料刺激听众的情感，使之产生热情、士气、勇气和建立肯定的态度。
上述三种不同的类型，管理者所处的位置是不同的，所期待的反映也是不同的，因此在组织材料和表达方面也应是不同的。所以在进行口头通讯之前，应道德确认其目的何在，然后了解你的听众的愿望是什么。
二、听众
在确定讲什么和如何讲以前，你应当尽可能多地了解你的听众。例如听众人数的多少，特点；对将要决定事务的了解程度等等，回答下列问题：
1． 听众的规模有多大？
听众的规模会影响听众对你的约束程度、你所期望听众的参与程度或给与适当的鼓励程度。当听众人数较少，比如说10人以下时，你时常可以变换方式，而且也能鼓励听众介入。当听众的人数增加到很多时，如果听众有参与的期望的话，也是在接近结束的时候，因此对你的约束也将很少。
2． 对你所讲内容的了解有多少？
听众对你所讲的内容了解的多少将决定你的讲演水平。如果你的讲演高于或低于他们的了解水平，你将很快使听众丧失兴趣或吸引力。你讲演中所使用的语言、数字、事件的复杂性和观念，必需能被听众理解或接受。如果听众的知识、兴趣较低，那就会使你遇到麻烦。当这种情况发生时，你不得不根据情况做过多的解释，很快使听众丧失兴趣。因此，如果听众水平、背景参差不齐，你讲演的水平只能定在中等。
3． 听众是什么人？
确定听众的主要特征（例如在组织中充任的角色）是很重要的。根据听众所关心或感兴趣的事来组织讲演，将有助于吸引他们并赢得支持。
回顾与分析
一、 有效的讲演
想一下一次你所做的特别成功的讲演
1． 这次讲演的目的是什么？（可以是多个）
2． 为什么这次讲演是成功的？
列出你认为致使讲演成功的主要因素。可参阅前面提要。
二、不成功的讲演
找一个你觉得最不成功的讲演。
1． 这次讲演的目的是什么（可以是多个）？
2． 这次讲演为什么不成功？
列出你认为导致不成功的主要因素。可参阅前面的提要。
决定你讲什么
一、 列出讲话提纲
二、列出讲话要点
三、选择要点中的关键点
四、 确定时间分配
五、 展开讲演程序
六、 收集支持信息
确定如何讲
一、 设定讲演的结构
二、写出重要提示
三、用语恰当、准确
四、 考虑使用形象辅助手段
五、 考虑穿插趣事和幽默
六、 讲演练习
讲演提纲
当你确定了讲演的目的和弄清了听众的特征以后，你就可以开始准备你的讲演提纲了--准备讲什么和如何讲。
提纲是个基本框架，但它只是一个讲演的时间--内容分配的结构，还需要注意一些细节，例如防止过于冗长或枯燥的内容等。下面是你应该考虑的主要因素：
一、 决定你要讲什么？
1． 写一个简短的讲话提纲；
2． 列出你准备表述的要点；
3． 审视你列出的要点，排定它们的先后顺序；
4． 确定你已列出的要点中，哪些是必须让听众们记住的，这些要点不要太多。然后审视非关键性的要点，看看有事可包括在关键要点之列的；
5． 确定讲演所需的时间。估计每个关键要点所需花费的时间，然后考虑开始时的介绍和结束时的总结时间。如果你发现时间不够，就需将一些非关键的要点从讲话中删去。
6． 确定讲演的程序。一般在开始的时候总是要介绍讲演的重要目的和你要讲演内容的概要。结尾用一个总结，概括讲演的要点。在介绍和总结之间，用适当的材料展开你的演讲。例如，材料是事实性的，目的是传达信息，开始应简单，然后逐渐深入。如若你传达的信息是有顺序的，那么你讲演的顺序就要依从它。
7． 在你的讲演中，集中信息来支持你的观点。关于时间的安排，以能有效传达信息为准。讲演中一些关键或重要的细节，尽量采取备忘录或摘要的形式发给听众。
二、确定如何讲演：
1． 你讲演提纲的结构和决定讲的内容应包括在介绍、主体和总结里。如果你展开一个复杂的论点或观点，应将它们的主要点在总结中表达出来。这将帮助听众明确讲演的关键点。
2． 按讲演的程序在提纲或卡片上写上关键词或句子，这样你在讲演中可以不时地看一下，把握你的讲演过程。要记住，这些对你只是个提醒，而不是照着它读。
3． 在讲演中尽量用简单的词和短的句子，以保证语言效果。在你用职业或专用语时，要特别仔细。记住，用语要确定、准确和恰当。
4． 要考虑运用形象手段协助你的表达和听众理解。例如黑板、投影仪等。这些形象化的手段有助于听众理解、记忆，并可激发其兴趣。
5． 在讲演中穿插一些秩事、趣闻或幽默会收到很好的效果。但是不要偏离目的或做过了头。
6． 讲演预习。在时间允许时，你能够运用全部的材料。但时常材料太多，使你不能包容进来或不能深入要点的细节。如果材料不充足，你可以考虑加强要点的表述，而不要增加不必要的东西。讲话的录音可以使你了解你的声音效果，变化音调、强度、节奏，可以吸引听众的注意力，激发他们的兴趣，烘托气氛。
7． 最后，在你准备讲话提纲和讲演时，不要忽视讲演的目的、听众的兴趣、知识、和经验。一个最有效的手段，就是作一名听众去感受一下其他人的态度和感觉。
角色扮演案例
你在组织中获得了一个提升机会。你已被提名这一职位，但是还有一些其他的候选人。
一份备忘录放在你的桌上，来自于人事经理。
鉴于已有多名候选人的情况，我们决定通过采取一种竞争方式来产生一名最好的候选人。评选小组由三至四名高层管理人员组成，要求每一个候选人发表一次讲演以支持自己的资格。每个人只有10分钟的发言机会，时间定在明日。
你发现备忘录的日期是昨天，正巧电话铃也响起来了，是人事经理打来的。他通知你，评审将于15分钟后开始。
你现在只有15分钟来准备你的讲话提纲。记住，你要问自己四个问题：
1． 你为什么要讲？
2． 你讲给谁听？
3． 你准备讲些什么？
4． 你准备如何讲？
角色扮演的安排及程序
一、 在你的组内排定一个讲演顺序。
二、第一个候选人（第一个讲演者）的评审小组由组内的其他成员构成，但不包括第二个准备讲演者。第二个讲演者离开房间，直到轮到他发言时为止。
三、 第一个候选人可以作为评价第二个候选人的评委，而第三个候选人离开房间，如此轮流讲演和评价，直到每个人全部完成讲演。
四、 注意，每人只有10分钟的讲演时间。
五、 作为评委，你要完成对每个讲演者的评价，评价内容在评价表中。
六、 讲演和评价全部结束以后，在组内讨论评价结果，从中吸取有益的东西。
评价表
评价内容 | 候选人顺序 | ||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |
讲演有否开头、展开和结束？ 是否符合时间要求？ 候选人的表现是否自然、放松？ 候选人使用提示卡片是否不明显？ 候选人扮演案例中的角色是否有效 |
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对如何进行讲演的评语 | |||||
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