确保本组织质量管理体系所要求的文件得到控制,促使质量管理体系有效运行。
适用于局总部、区域公司及所属的项目部在用质量文件的控制。
3 相关文件
GB/T19001-2000idtISO9001-2000质量管理体系 要求;
SBC.QS.01.00-2000×××××建筑公司质量手册;
SBC.QS.02.02-2000记录控制程序。
4 定义
采用上述文件中有关术语的定义及下述定义。
4.1 质量文件
指质量管理体系文件、工程实施的技术、管理文件、行政性质量文件和外来的质量文件。
4.2 文件的控制
质量文件的编制、审核、批准、发布、发放、更改、作废、回收、使用状态标识、归档、销毁处理等工作。
5 职责
5.1 局总部各部门
5.1.1 办公室负责局行政性质量文件和外来质量文件的控制，对区域公司行政性质量文件的控制工作进行检查。
5.1.2 质量管理部负责质量管理体系文件控制,对区域公司质量管理体系文件控制工作进行检查。
5.1.3 工程部负责施工管理文件控制，对区域公司的施工管理文件控制工作进行检查。
5.1.4 科技部负责对技术文件和外来标准规范的控制,对区域公司技术文件控制工作进行检查。
5.1.5 其它各质量管理体系责任部门负责本部门分管的质量文件的控制。
5.2 区域公司有关部门
5.2.1 办公室负责本单位行政性质量文件和外来质量文件的控制，检查项目部行政性质量文件的控制工作。
5.2.2 工程技术科负责本单位技术、施工管理文件的控制，检查项目部的技术、施工管理文件和外来标准规范的控制工作。
5.2.3 质量安全科负责质量体系文件的控制，检查项目部的质量体系文件控制工作。
5.2.4 其它质量管理体系责任科室负责本部门分管的质量文件的控制。
5.3 项目经理部
负责本项目所有质量文件的控制，接受上级有关部门的检查。
5.4 资料管理员
负责本单位在用质量文件的收集、整理、归档、存档、保管、查阅等管理工作。
6 工作程序
6.1 文件的分类
6.1.1 质量管理体系文件
包括：
a)《质量手册》；
b) 质量管理体系程序文件；
c) 项目质量计划；
d) 第三层操作性文件。
6.1.2 技术与施工管理文件
包括：
a) 施工组织设计、施工方案、作业指导书、工法等；
b) 工艺标准、施工验收规范、质量检验评定标准、操作规程;
c) 工程合同、分包合同、采购合同。
6.1.3 行政性质量管理文件
包括：
a) 管理制度、规定、条例等；
b) 生产计划、培训计划等。
6.1.4 外来文件
包括：
a) 建设部、中建总公司、各级政府发来有关管理质量的文件；
b) 顾客提供的图纸、资料。
6.2 文件的形式
文件包括书面的、硬拷贝、计算机软件、声像、电子媒体等。
6.3 文件的编写、批准和发布
6.3.1 质量体系文件
a)《质量手册》由质量管理部组织编写，管理者代表审核,局长批准发布；
b) 质量管理体系程序文件由相关主管部门编写,部门负责人和质量管理部共同审核，管理者代表批准发布；
c)《工程项目质量计划编制纲要》由质量管理部组织起草，副总工审核，管理者代表审批;
d) 局总部编制的第三层操作性文件由质量管理部安排人员编写，质量管理部审核，管理者代表批准发布；区域公司编制的第三层操作文件由质量安全科安排人员编写，部门负责人审核，管理者代表批准发布。
6.3.2 施工管理文件由工程项目管理部或区域公司工程技术科组织人员编写，部门负责人审核，主管领导批准发布。
6.3.3 行政性质量文件由主管部门安排人员编写，部门负责人审核，质量管理部或质量安全科会签，主管领导批准发布。
6.3.4 技术管理文件由科技部或区域公司工程技术科组织人员编写，部门负责人审核，总工程师批准发布。
6.3.5 外来质量文件由办公室贴公文处理卡，并提出拟办意见后报主管领导签阅，决定复制、转发、承办，承办部门按主管领导批示意见办理。公文处理卡其格式见QS.02.01-03。
6.3.6 外来标准、规范由局、区域公司、项目经理部总工分别审批有效标准规范目录，发布在用标准规范目录、使用标准规范名称及相关条款明细表。
6.3.7 质量文件审批前，授权的审批人应确保该文件规定内容无遗漏，与其它文件协调一致，符合所选定标准要求，并结合企业实际，具有可操作性。
6.4 文件的编号
6.4.1 质量管理体系文件的编号
按以下方式安排：
SBC. QS.××.××－××××
批准年号
文件编号
文件层次
局总部质量体系代号
中国建筑第二工程局代号
注：区域公司质量管理体系文件在SBC后加区域公司简称。
例如：“文件控制程序”的编号是：SBC.QS.02.01-2000，文件所涉及的记录编号执行《记录控制程序》。
6.4.2 技术、施工管理文件的编号按以下方式安排：
a) 纳入质量管理体系文件的执行质量管理体系文件编号；
b) 纳入行政性质量文件系列，执行行政质量文件编号规定；
c) 其他文件以单位名称加文件名称，加编制时间、加顺序号组成。
6.4.3 行政性质量文件的编号执行局办公室文件编号规定。
6.4.4 工程施工验收规范、标准的编号按以下方式安排
技 . ×××
文件编号
技术文件简称
6.5 文件的状态标识
文件状态为：“受控”、“非受控”、“失效”、“资料保存”。由文件的使用部门和单位按以下规定进行标识：
a) 在用质量文件均为受控文件，受控状态以文件的发放编号为标识；
b) 失效文件上加盖红色“失效”或“作废”印记作标识；
c) 资料保存在文件上加盖红色“资料保存”印记作标识；
d) 不需要实施的文件为非受控文件在文件上加盖“非受控文件”或“赠阅”印章作标识。
e) 施工所用图纸均为受控文件，不作标识，作废加盖“作废”印章作标识。
6.6 文件的接收和发放
各单位、各部门设专兼职资料员，负责文件的接收、发放、编号、标识、修改、回收等工作。由资料员负责建立本单位、本部门的收文登记簿、发文登记簿。其格式分别见QS.02.01-01和QS.02.01-02。
6.6.1 发文
a) 资料员发放文件时,要在发文簿中登记文件名称、发放编号、发放单位或部门、收文人员。
b) 局科技部每年下发有效标准目录，区域公司每年下发在用标准、规范目录；项目部在承接任务后下发使用标准、规范名称及相关条款明细表（纳入项目质量计划附件）。
6.6.2 收文
a) 各级办公室资料员在收到文件后，要在收文簿中登记收文时间、文件名称、份数、文件来源;
b) 各部门资料员或文件接收人员在收到主管部门发文后,应在发文薄上签名,并建立文件名录;
c) 项目资料员在收到顾客提供的图纸和资料后,如发现有丢失、损坏或不适用情况时，应及时报告顾客，保持记录，并按顾客要求回收；
d) 项目资料员在收到顾客提供的设计洽商时，由项目技术负责人确认后，才能发放；
e)项目资料员对使用的有效标准、规范应及时登记。
6.7 文件的更改
6.7.1 文件的更改由各主管部门或原审批人负责，并填写《文件更改通知单》（QS.02.01-04）；因特殊原因指定其它部门或审批人更改时，该部门或审批人必须获得原审批所依据的有关背景资料；当质量管理体系文件换版时，应按6.3.7要求进行评审和审批。
6.7.2 更改的方式
a）文件更改采用换页,并在文件修改状态栏上填“换１或２或３……”作为标识;
b）文件依据标准发生变化时，采用换版方式更改，并在版本栏填“Ａ或Ｂ或Ｃ……”作为标识。
c）工程施工中，因设计单位和监理单位发出的对施工图中某些局部修改的设计变更，洽商文件，由项目部资料员或技术人员或文件持有者及时在原施工图的修改位置进行标注。标注方法如下：
图纸名称 |
|
修改部位 |
|
设计变更 洽商编号 |
|
标注人 签 字 |
年 月 日 |
图章为红色。
6.7.3 主管部门将《文件更改通知单》或换版文件在发文簿上登记，按文件发放办法，将更改通知单或换版文件发放到原有文件单位或部门，同时回收作废的文件。
6.8 作废文件的处理
6.8.1 作废文件，由发文单位或部门负责收回。收回后由主管部门进行登记，与有效文件隔离存放。如作资料保存，由资料员负责“资料保存”标识并保存。
6.8.2 文件销毁时，主管部门将要销毁文件名称和份数进行登记，格式见QS.02.01-05，报主管领导批准后，由主管部门组织销毁。销毁时派人监销，必须由主管部门保留销毁文件的目录。
6.8.3 在外地的作废文件由局主管部门授权区域公司有关领导或部门，以区域公司为单位统一收回销毁，并按6.8.2规定进行审批、销毁和记录。
6.9 文件的印制和借阅
6.9.1 在用质量文件印制或复印时，应确保文件清晰，易识别。
6.9.2 质量管理体系文件的复印分别由局质量管理部或区域公司质量安全科授权人审批后再复印，并填写复印记录，QS.02.01-06。
6.9.3 行政质量文件的复印，由各级办公室授权人审批后再复印，并填写复印记录。
6.9.4 复制的受控文件必须由资料员登记编号发放。
6.9.5 文件的借阅，须经主管部门负责人批准后，方可借阅，借阅人应填写《文件借阅登记表》QS.02.04.01-07。文件归还后，由资料员在借阅登记表上标注归还时间。
6.10 文件的收回
因工作调动或其它原因不在本单位工作时,由主管部门资料员负责收回该员持有的所有受控文件。并在原发文薄备注栏中注明。
6.11 文件保存
各部门收到的文件，应妥善保管，并编目便于检索；需长期保存的文件，由局/区域公司档案室负责回收归档。
7.1 《收文登记薄》QS.02.01－01
7.2 《发文登记薄》QS.02.01－02
7.3 《公文处理卡》QS.02.01－03
7.4 《文件更改通知单》QS.02.01－04
7.5 《销毁文件登记表》QS.02.01－05
7.6 《文件和资料复制登记表》QS.02.01-0６
7.7 《文件借阅登记表》QS.02.01－07