扫描件是用扫描仪扫描后生成的电子图片，便于携带和保存，是各企、事业单位进行材料保管的发展方向。用于某些特殊申请中的资料。如企业资质申审核、各种材料保管、电子书、数码照片等。
扫描指通过电子束、无线电波等的左右移动在屏幕上显示出画面或图形，是对某些文字图案的复制，记忆，并保存同样的画面。扫描之前将扫描头对准纯白色，将C、M、M、K和US四个通道的基本电信号调节至相等，这项工作称之为白平衡；做白平衡为的是消除机器误差对扫描带来的不良影响。电子相片是以图片文件的形式传输或储存，在电脑上显示出来的照片，所有电脑上显示的照片都称为电子照片。用数码照相机或者摄像头照出来的照片，可以形成图形文件，能拷贝、存储、修改的都是电子版照片。可以在网络上进行传输的一种电子图形文件，白色底的一般是用在驾照和身份证，蓝色底的一般是用于毕业证或者参加考试之类。在网上报名时需要传的照片，如果没有特殊要求，那么白色底和蓝色底的都可以。