供方库管理制度

目录

前 言 …………………………………………………………………………3

第一章 供方库录入……………………………………………………………4

第二章 供方库更新维护………………………………………………………11

前言

第一条 制度目的

为满足目前公司大规模生产经营需求，同时优化分供方资源，提高合作单位

稳定性，控制并减少公司在规模扩张和管控模式不断变化中存在的履约风险，为

公司更快更好地发展创造条件，亟需建立优质的分供方资源库，因此制定本供方 库系统制度。

通过本制度的贯彻执行，提高分供方履约表现，达成高效率、高质量、优成

本和安全生产的项目目标，创造公司与合作单位的双赢。 第二条 制定依据

根据公司《合约管理手册》及国家相关法律法规的规定，按照上市公司下发

的相关制度要求，并结合公司现阶段发展特点，制定本管理制度。 第三条 适用范围

本管理制度适用于各区域分公司 /事业部所属各类承包项目。适用于公司各

类项目的工程施工、材料设备供应等分包商、供应商的管理。 第四条 管理机构

1. 招标采购部为本制度管理机构，招标委员会为本制度审批机构。

2. 总部/各区域分公司招标小组及各项目合约部为本制度配合执行机构。 第五条 内容简介

本制度分为两章，第一章为供方库录入，分为资格预审和新单位入册；第二

章为供方库更新维护，分为分册及分类、履约评价、分供方访谈、名册更新、下

发使用和名册保管。

第一章 供方库的录入

新引进分包进入我司项目承包工程的，必须严格按照公司供方库录入制度进

行登记入册。 录入工作需通过以下流程：考察、资格预审会、填写资格预审表、

新引进试用单位请示、登记入册、发出入库通知单。总部 /区域分公司招标小组

负责资格预审后将新引进试用单位请示及过程相关资料提交至公司招标委员会 审批，招标采购部根据审批意见及总部 /区域分公司招标小组提供的新引进单位 名单整理名册，录入供方库《试用名册》 随后由总部/区域分公司招标小组下发 。

入库通知书到各入册单位。

流程图如下：

程序

说明 文件 考察报告

考察

筛选考察结果中较为优秀的单位，

与分供方单位进行访谈。

总部 /区域招标小组审核提交的材 料并签署审核意见，收到材料扫描 存档备查。

新引进试用

单位

招标采购部根据新引进单位请示的 招标委员会审批意见，整理名单， 统一录入供方库，并将供方库提供 总部/区域招标小组做入围使用

录入供方库

总部/区域招标小组根据入册名单， 编制入库通知书，由招标采购部/区 域合约部负责人 签署后入发送给 第一节资 格预审册

单位。

入库通知书

第一条 考察

1．确定考察单位

在具体招采项目开始招标前，总部/区域分公司招标小组应组织总部/区域工

程管理部、项目部就招采项目进行市场调研，结合格式供方库资源，以及各区域

合作方资源、履约情况、后期维保服务情况，统计行业标杆单位的合作方资源，

确定拟招标项目考察单位名单。 2．考察计划

为保证足够考察时间、考察工作成效高，土建劳务、钢结构等金额大、对整

个项目影响大的招标项目，应在具体招标开始前提前至少半个月时间开始考察工

作；其他金额较小的招标项目，则可根据具体情况酌情安排。 3．考察人员

考察人员除总部/区域分公司招标小组的人员外，同时应有总部/区域工程管

理部、项目部参加，确保考察人员3 人以上（含 3 人）。总部/区域分公司招标小

组负责带队，并负责撰写考察报告，其他参加人员负责考察各项内容信息和影像 资料搜集并反馈给招标采购部。 4．考察内容

① 分包商考察：土建及机电劳务分包考察，主要考察在建工程项目，考察

内容包括项目简介、承包范围及模式、施工质量、进度、安全文明施工、工程配

合、人员能力、材料品质及管理、公司财务能力等；

② 供应商考察：钢筋、商品砼、机电设备等供应商考察，主要考察工厂或

基地，同时选择性考察在建工程情况，考察内容包括公司简介及规模、类似工程

供货情况、对应资质、设备及管理能力、工厂设备数量、生产能力、运输能力、

技术研发能力、售后维护保养、商务价格信息、支付方式、公司财务状况等。 5．征询意见

在考察过程，考察人员应征询考察单位合作业务关联单位意见，包括业主方、

总包方、下游供应单位、班组等。 6．考察报告

总部/区域分公司招标小组负责编写分包商/供应商考察报告，考察报告格式

见附表 1 及附表 2，并且按照格式要求签字审核。 第二条 资格预审会

1．会议目的

筛选考察结果中较为优秀的单位，针对本项目特点和本地区市场特点，及未

来可能影响分供方履约的因素，与分供方单位进行会谈，旨在让分供方充分了解

我司操作模式、分判框架及相关流程，同时让我司进一步了解分供方单位综合实

力、合作诚意、履约诚信等可能影响未来合作的因素。 2 会议人员

我司责任人：区域分公司/事业部总经理/主管领导；

我司参加人员： 招标采购部、区域分公司/事业部合约负责人及其他参会人

员；

预审单位人员：必须由授权委托人或直接负责人参加，其他人员不限定。

3 会议成果

总部/区域分公司招标小组编写资格预审会议纪要，纪要格式见附表 3。

第三条 投标资格预审表填写

对于拟新引进单位，应邀单位不在合格分供商名录中的，则要求应邀单位提

交资质审核材料，包括营业执照、资质等级、税务登记证、主要管理人员和技术

人员名册及其从业资质证书复印件（加盖公司公章）。

同时填写《投标资格预审表》 见附表 4），且提供相应表格要求之附件资料。 （

总部/区域分公司招标小组审核提交的材料并签署审核意见，将收到材料扫

描存档备查，同时提交招标采购部。

为提高资格预审效率，总部 /区域分公司招标小组人员可在考察企业过程要

求被考察单位填写资格预审表并提交相关资料。

相关附件表格

附表 1 分包商考察报告 附表 2 供应商考察报告 附表 3 资格预审会议纪要 附表 4 投标资格预审表

第二节 新单位入册

第一条 目的

为进一步规范公司的招采工作，将逐步要求全国范围内的招采项目均从公司

供方库选择。而选择的单位履约表现如何，对我司项目的管理目标影响巨大。因

此，慎重选择新单位录入供方库的合格名册是至关重要的。本章内容目的就是根

据公司各项目的招采情况，规定如何将新引进的优质供方资源严格录入公司供方 库，动态补充资源，为公司各个招采项目提供优质单位名单。 第二条 执行人员

公司招标委员会为供方库审核机构；招标采购部为供方库日常录入管理机

构；总部/区域分公司招标小组为供方库信息提供部门。 第三条 提交试用名册

1． 筛选单位基本条件

①󰀀 企业是否符合相关法律法规的规定；

②󰀀 是否符合地方政府主管部门有关规定，进入本地经验有无限制；

③󰀀 是否满足招标项目的资质要求；

④󰀀 负责本项目的人员能力能否满足要求；

⑤󰀀 公司财务能力能否达到要求；

⑥󰀀 用于本项目的施工设备能否满足要求。

总部/区域分公司招标小组建议引进试用单位必须符合上述所有条件。

2． 新引进试用单位请示

综合考察报告、资格预审会议及资格预审表情况，对符合基本条件的单位做

客观、公正的评价。编制新引进试用单位请示，参加附表 5，呈报招标委员会进

行 OA 审批。

第四条 录入供方库

招标采购部根据总部/区域分公司招标小组提交的新引进试用单位请示招标

委员会评审意见，整理总部/区域分公司/招标小组提交的《试用名册》，及时将

试用单位录入供方库《试用名册》。

第五条 发出入库通知书

总部/区域分公司招标小组根据新引进试用单位请示的 OA 审批意见以及招

标采购部提供的入册名单，编制入库通知书。入库通知书由招标采购部 /区域分

公司合约部负责人签署后送给已入册的新引进单位负责人。入库通知书扫描件反

馈给招标采购部，由招标采购部在供方库系统资料中备案。

第六条 供方库单位选用

入围单位请示时招标小组选用的供方库中单位必须符合我司入围请示要求，

且根据最近履约评价，择优选用。选用单位需在供方库中有对应的经营范围（专

业）。避免选用不能施工某专业的分包进行入围评审。

如需选用供方库中无经营范围的单位，需重新安排考察，执行本制度第一节

规定，入库后，方可作为入围单位进行入围审批。

相关附件表格

附表 5 新引进试用单位请示

附件 6 入库通知书

第二章 供方库更新维护

本制度第一章规定了新单位进入供方库名册的管理流程和要求，接下来的第

二章节内容，则是规定已经在供方库名册中的单位如何分册分类、如何评级、如

何更新、如何下发使用。本章内容主要是通过履约评价、分供方访谈等管理方法，

进行供方库名册的管理维护。 第一节 分册及分类

1．分册

供方库名册分为《总名册》、《合格名册》、《试用名册》、《不合格名册》一个

总册，三个分册，格式见附表 6《华润建筑供方库名册》。 2．分类

每个分册按种类分为：土建分包商、机电分包商、土建供应商、机电供应商，

各大类按照专业分为：

① 土建分包商专业分类：保安及监控、保险、检测、招标代理、测量、工

程勘察设计、土石方及基坑支护、地基基础、临建、综合劳务、CI 标识、预应

力、塔吊、施工电梯、植筋、加固改造、土建劳务、钢结构、装修园林、幕墙、

防水、保温、地坪、废钢筋回收、垃圾外运等；

② 机电分包商专业分类：机电劳务、临时水电等；

③ 土建供应商专业分类：钢筋、商品砼、脚手架、套筒、板房、办公家具、

墙地砖、钢纤维、涂料、安全网、外爬架、遮阳卷帘、模板、五金件、防火门等；

④ 机电供应商专业分类：电气专业、空调专业、给排水专业。

3．单位身份编码

为便于供方库名册分类管理，供方库名册中所有单位只有唯一身份编码，这

同时也方便公司总部、区域分公司 /事业部及项目部与合作单位来往函件、收发

文的编号。由于供方库只针对我司自主招标范围，所以指定分包和业主及监理单

位等来往函件编号不在供方库中对应取号。编码随供方库每年更新而更新一次。

具体编码方法如下：

分包商字母 N ，供应商字母 M； 土建类字母 TJ， 机电类字母 JD ； 总名册中按数字排序 001,002,003… 分册中所有信息皆引用自总名册。

例如：土建分包商总名册中第一个单位，则编码为 NTJ001。

特别说明：在后续评价、实施过程中，由于未继续合作等情况部分单位从名

册中除名，其编码唯一性不变，后续进入名册新单位不再使用前期除名单位编码，

新单位编码依次顺延。 第二节 履约评价

1．月度履约评价

① 评价内容

各区域分公司 /事业部合约部需每月组织所管项目进行一次分包商 /供应商

履约评价（我司自主招标项目），评价维度为进度、技术质量、安全、合同管理、

配合等五个方面。总分数为 100 分，得分超过 60 分即为及格。《月度履约评价

表》，见附表 7。

② 评价对象

值得注意的是，该评价范围只要求我司自主招标分包商或供应商，需区别于

项目部另外组织的包括指定分包在内的月评表。

③ 职责要求

各区域分公司/事业部合约部必须严谨公正组织各项目进行每月评价，参评

人员为项目相关部门，并向其参评的项目部代表传达本《月度履约评价表》的严

肃性，保证《月度履约评价表》反应的结果是真实可靠的。所有参评人员完成评

价表内相应评价项目后需签子确认。

④ 提交评价表

项目部提交每月工程月报到工程管理部同时，将工程月报中《月度履约评价》

提交至区域合约部，由区域合约部收集、整理，经过审核后保存，与每半年度履

约评价一同提交招标采购部审批、存档。 2．半年度履约评价

① 评价内容

公司每年组织两次对各分包商 /供应商年度履约评价，分为上半年、下半年

两次。评价维度分为：项目人员配置、资源整合、现场管理、供货及时性、生产

能力、合同履行、结算、维保及公司管控等几个方面，总分数为 100 分，另外

增加“安全质量事故”和“群体性事件”两个减分项，减分项得分计入总分，最

终得分超过 60 分即为及格。分包商/供应商半年度履约评价表格式见附表 8 和附 表 9。

② 评价对象

值得注意的是，该评价范围只要求我司自主招标分包商或供应商，需区别于

项目部另外组织的包括指定分包在内的月评表。

③ 职责要求

参评人员为项目相关部门。参评的项目代表需严肃对待半年度评价事宜，保

证评价表结果真实可靠。

④ 提交评价表

项目部评价结束后（项目经理签署意见）由区域分公司 /事业部合约部收集

并附上半年度内月度评价表，填写定级表，上传至 OA，由各区域分公司/事业

部合约部、各区域分公司/事业部总经理、公司招标采购部及招标委员会审批，

审批后转至招标采购部存档。《定级表》见附表 10。 3．定级

① 定级依据

招标采购部根据定级表 OA 评审意见对其定级。

② 定级表打分

《月度履约评价表》所得加权平均值为月评得分，再与《半年度履约评价表》

取平均值，即得到定级最终分数。 评价标准为：80-100 分为优秀， 60-79 分

为合格，0-59 分为不合格。

③ 定级入册

根据定级表打分 OA 评审意见，评价优秀、合格的进入《合格名册》，评价

不合格的进入《不合格名册》。对于只进行资格预审而未合作过、为第一次合作

时间段尚未进行评价定级的进入《试用名册》。 第三节 分供方访谈

公司每年针对某些单位进行邀请访谈，了解履约情况，对供方库进行更新。

出现以下情况则需进行访谈：

① 合格名册中单位，在半年度履约评价中不及格；

② 各区域分公司/事业部对某单位在不同项目的履约评价结果不一致；

③ 合格名册/试用名册单位已经连续 2 年未参与我司投标并中标。

根据访谈了解之情况，招标采购部重新定级，相应进入分册，《访谈表》见

附表 11。

第四节 名册更新

1．新单位

根据资格预审首次进入我司项目合作的单位，由区域分公司 /事业部提供名

单及附件审批，招标采购部进行入册登记，进入《试用名册》，详细操作流程见

第一章第二节内容； 2．老单位

通过履约评价和访谈，重新对供方库名册中单位进行定级，相应更新进入分

册，详见履约评价和访谈内容规定。 第五节 下发使用

1．名册下发和有效期

招标采购部每半年（每年 6 月和 12 月）汇总更新定级后，将最新名册呈报

招标委员会审批，批准后下发至各区域执行。名册中评定等级有效期为 2 年（从

该单位承接的最近一个竣工之日开始计算）。若该单位 2 年内没有再与我司合作，

则从名册中除名；每承接一个项目，有效期依次顺延。 2．名册的执行

① 具体项目招标时，区域分公司/事业部合约部确定考察长名单，长名单应

结合项目特性、项目地域性、单位饱和程度等，优先从下发的合格名册中选择同

类专业资源，资源不足时，可从试用单位名册中补充，但是区域分公司 /事业部 最近一次履约评价不合格的，需慎重选择；

② 不得选择不合格名册中单位，不合格单位自生效 2 年内不得参与我司各

类项目投标。若有特殊情况，须写明理由呈报公司审批；

③ 同等条件下，等级较高的单位享有优先中标权。

3．名册升级

对于在合格名册中并且长期保持合作的单位，可酌情考虑升级为公司战略合

作方。

第六节 名册保管

供方库名册属于公司的机密文件，信息外泄会给有意串标的投标单位有机可

乘，责任部门必须注意保密工作。

相关附件

附件 1：分包商考察报告

附件 2：供应商考察报告

附件 3：资格预审会议纪要 附件 4：投标资格预审表 附件 5：新引进试用单位请示 附件 6：入库通知书

附件 7：华润建筑供方库格式文件(土建类） 附件 8：月度履约评价表

附件 9：分包商半年度履约评价 附件 10：供应商半年度履约评价 附件 11：定级表 附件 12：访谈表