公司文件管理制度

公司文件管理规定

为加强文件的可操作性，使文件管理工作规范化、制度化，有效的促进工作开展，特制定本规定。

一、办公室是公司文件的归口管理部门。公司各部门、各级管理人员应在本规定的规范下做好相应的文件管理工作，并对文件的要求事项切实执行。

二、本制度所称的公司文件既包括来自政府部门的行政公文，也包括公司自有文件。

其中来自政府部门行政公文主要包括：命令、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、答复、会议纪要等。

公司自有文件主要包括：公司规章制度、公司各种执照、注册资料、认证资料、操作规程、经营管理合同和业务合同、根据上级文件精神制订的公司文件、在公司日常运行和经营过程中发布的通知、通报和决定、计划总结、会议纪要等及其他有关公司事项的文件。

三、公司所运行的文件格式应依照《国家行政机关公文格式》（ GB/T 9704-1999）（见附件一）予以规范。

四、文件办理： （一）收文办理

收文办理指办公室对收到文件的处理过程，包括签收、登记、审

1、收文人员收到文件后，应当在对方“文件发放登记表”签字

1

（1）、清点实收文件，与对方的投递单或送文簿核对，查看是否相符，包装和封口是否牢固，确认无误后再签收，如发现错投应当及时退回，不得转投。

（2）、收到需要保密的文件后，必须在办公室存放并专人保管； （3）、

2、文件签收无误后，收文人员应当在《来文登记表》（见附件2）上进行登记。登记的内容主要包括：收文编号、收文日期、来文单位、

3、对各部门自行制定，需要上报公司办理并拟正式运行发生效力的文件，办公室应当对其合法性、规

来文出现以下情况的，办公室应予退回： （1）、不应当由本部门制定、办理的； （2）、与有关规章、制度相抵触的； （3）、文种使用不当，违反行文规则的。

4、公司领导对呈请批示的文件应当作出明确的批示。对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人

5、承办部门收到交办的文件后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急文件应当按时限要求优先办理，确有困难的，应当及时向交办的部门说明。

6、经公司领导批示的文件，办公室要负责督查催办。紧急文件应当跟踪督查催办，重要文件应当重点督查催办，一般文件应当定期督查催办。情况特殊需要延长查办时间的，要及时向领导报告原因和办理进展情况。

7、收文办理流程图：

2

存档 催办 签收 登记 审核 办理

（二）、发文办理

1、发文办理指以公司名义制发文件的过程，包括拟稿、审核、签发、复核、用印、登记、分发、存档等程序。

2、发文应当确有必要，注重效用。部门内设机构及个人不得对外正式行文

3、拟稿人根据客观情况和文件处理的有关规定拟制文件标题、正文、附件等

拟稿文件应做到：

（1）、符合国家的法律、法规及公司的规章制度。

（2）、情况确实，观点准确，表述准确，结构严谨，字词规范，条例清晰。

（3）、文件格式应符合《国家行政机关公文格式》（ GB/T 9704-1999）

4、文件的审批范围、原则及流程： 文件审批范围：

（1）、部门日常事务性文件，由部门负责人审核，部门分管领导签发；

（2）、临时性通知，由办公室负责人审核，分管领导签发； （3）、其他文件，均由总经理审核，签发。

3

文件审批原则：

（1）、公司重大事项，必须经总经理审批后方可按文件批示精神执行；

（2）、文件签批原则上不允许他人代签，如因特殊原因无法审批，可由其本人批定代签人，否则文件审批无效；

（3）、文件内容中涉及到相关必须知悉人员或部门，必须经相关人员及部门负责人签字；

（4）、文件经最终批准人审批后，方可作为有效文件，否则视为无效文件，不可擅自执行。

文件审批流程： 文件制定人 部门负责人 部门主管领总经理

5、文件签发之前须送交办公室校对格式，安排文件编号，对需要受控的文件加盖受控章。 （1）、是否确需行文

（2）、是否符合行文规则和公文处理程序，是否符合文种使用和公文格式的有关规定；

（3）、是否标明编制人、审核人、批准人。

6、文件正式印制前，办公室应当对文件进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。准确无误后，方能按文件规定分发，并在《文件发放回收登记表》（见附件3）登记备案。

7、印制成正式文本的文件，由办公室统一加盖印章。用印前要

4

（1）、检查原稿上有无负责人签字。有负责人签字并确认符合规定的，方可在制成的文件上加

（2）、加盖印章的文件份数是否与原稿标明印刷份数相同，多余份数不加盖印章；

（3）、用印时位置恰当、印迹端正，图形清晰，骑年盖月。 8、因发文有误需要追回的，办公室应当及时通知发送范围内的所有部门，有关部门应当配合做好文件收回工作。 9、发文办理流程图：

拟稿 审核

签发 复核 存档 分发 登记 用印

五、文件更改：

任何原因造成文件需要更改的，由原文件形成的部门负责人填写《文件更改处置表》（见附件4），经主管领导审核，批准后，原文件的发放人根据原发放范围及存档予情况以更改。 六、文件回收：

因公司制度、部门调整、规划变化等原因，造成原有文件与新文件内容重复、冲突而失效的，由办公室安排专人予以回收，文件回收时，原有文件的接受人必须交回原有文件并在《文件发放回收登记表》（见附件3）上签字后由办公室处理。 七、文件归档：

（一）、复印文件，应经办公室主管领导批准，并严格控制印数。

5

（二）、凡经办公室收发的，有保存价值或需要保存的各种文件、资料一律由办公室负责存档。

（三）、文档由办公室专人保管，负责收发文登记，整理分类、编号、保存，办理借、查阅登记及文档回收等工作。未办理借阅手续不得借阅文件，否则保管人承担责任。

（四）、文档存放于公司办公室专用文件柜中，钥匙由专人保管。文件应分类放置，同时放置文件目录，便于使用时查找。

（五）、文档的借阅：借阅人需填写《借用登记表》，经办公室主管领导准后方可借阅。如需借出，借阅人需妥善保管，不得涂改、损坏或丢失。在限定的借阅期限过后，办公室应催促借阅人及时退还文件，以免丢失或影响他人使用。对于有特殊保密要求的文件，可根据保密等级，限在办公室查阅，不得带离、复印。

（六）、文件的销毁：对无需立卷存档，使用完毕，无保存价值的文件、资料、刊物等，在使用完毕进行清点登记后即可销毁。对超过保存期的文件，定期进行清点登记，签批备案后按文件销毁程序处理。

（七）、各部门凡需移交办公室长期保存的档案，由各部门登记造册，做好存档目录，经其领导人签字批准，送交办公室保存。

（八）、文件归档的未尽事宜应依照《恒德公司档案管理制度》严格执行。 八、电子文件：

（一）、电子文件是指在计算机网络系统中形成的具有规范格式的公文的电子数据。公司制发的电子文件在公司内部具有行政效力，可

（二）、公司内部发送的会议通知、培训通知、工作报告和情况通报等布置性、告知性、事务性公文，可以用电子文件替代纸质文件。

6

既有电子文件，又有纸质文件的，以纸质文件为准。需要对公司系统

（三）、具有永久和长期保存价值的电子文件，应当同时将电子公文的最终版本制成纸质文件归档。

（四）、电子文件在归档时应当对标题、发文字号、发文日期、发文单位、密级、主题词、类别、保管期限进行标引。 （五）、文件处理系统中形成的电子文件数据应当备份。 九、本规定如有未尽事宜或随着公司的发展有条款不适应工作需要的，各部门可提出修改意见交办公室研究并提请总经理批复。 十、本规定自公布之日起执行。

附件：1.《国家行政机关公文格式》（ GB/T 9704-1999） 2.《来文登记表》 3.《文件发放回收登记表》 4.《文件更改处置表》

7