6S管理规定

关于下发《公司办公6S管理规定》的通知

集团各职能部门、各大区、各分公司：

为规范公司管理，确保员工办公环境整洁有序，提高员工个人职业素养，公司制定了《办公6S管理规定》，现下发给各单位。望各单位认真学习、遵守管理规定的各项要求，公司各级人力行政部门将按《规定》不定期进行检核。

附：《办公6S管理规定》

2015年12月2日

主题词：集团 6S管理规定

抄 报：董事长 总经理 常务副总经理 人力行政部 2014年12月9日

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办公6S管理规定

1.目的

为规范公司管理，确保员工办公环境整洁有序，提高员工个人素养，特制定本管理规定。

2.适用范围

XX各职能部门、各大区及各分公司。 3.管理原则

（一）规范原则：推行6S的主要目的是规范员工工作和行为，推行规范化管理；

（二）“三公”原则：在推行和检查过程中，执行公平、公开、公正的原则，所有员工一视同仁，标准统一，奖惩公开；

（三）严格督查原则：推行6S以监督检查为必要的辅助手段，人力行政部（XX各职能部门、各大区及各分公司）将严格检查，如有违纪，立即按要求处罚。

4.工作职责

4.1制度的制定、完善、督办部门：人力行政部； 4.2监督检查和奖惩实施部门：人力行政部； 4.3执行部门：XX各职能部门、各大区及各分公司

5.6S基础含义

“6S”即整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清洁（SEIKETSU）、清扫（SEISO）、素养（SHITSUKE）、安全（SECURITY）6个项目，由于这6个单词前面发音都是“S”，因此就简称“6S”；

5.1整理（SEIRI）：将工作场所的物品区分是否为工作必须的物品，必须品可以保留，不得摆放与工作无关的物品；

5.2整顿（SEITON）：物品摆放要规范，划分一定的区域，标识清楚，便于拿取和查找；

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5.3清扫（SEISO）：工作场所要保持清洁卫生，整洁有序，工作环境明亮舒适；

5.4清洁（SEIKETSU）：将以上3S实施的做法制度化、规范化，并贯彻执行，让员工形成良好的职业习惯；

5.5素养（SHITSUKE）：培养每位员工养成良好的工作习惯及节约意识，打造积极上进、团结一致的工作氛围；

5.6安全（Safety）：强化员工安全意识和健康意识，全员参与，重在预防，改善工作环境，降低劳动强度。

6.6S实施步骤

6.1由人力行政部根据6S要求建立执行标准（附件1），随通知下发到各职能部门、东北区、华北区、华南区，由各部门经理、各大区总经理首先组织自查，按6S要求进行工作规范和行为规范； 6.2人力行政部作为督查部门，将不定期进行检查（见附件2），如发现违纪行为，将对责任人予以通报和相应处罚；

6.3人力行政部同时作为奖惩实施部门，将根据检查情况兑现员工的奖惩，记录员工奖惩情况，并作为员工绩效考核的基础依据。 7.实施细则

7.1办公桌椅、文件柜

7.1.1桌面要求：桌面只允许放置以下与工作相关的物品：电脑显示器，电话，桌面用文件筐（筐内不可有零散的纸张和牛皮纸袋，文件应一律放在文件夹或文件盒内），文件夹（需放在文件筐内），茶杯，鼠标，键盘（在键盘槽内），日历、笔筒，笔记本。每天上下班均需对桌面进行整理，确保桌面整齐美观洁净；

7.1.2办公桌挡板上可张贴联系电话，随意贴等资料，但必须遵循美观协调的原则；

7.1.3个人办公桌的接线应确保安全整齐，杂乱或超出长度的线需要使用束线将其弯曲捆绑固定，确保整齐。各种接线应确保安全，

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严禁随意接线；

7.1.4办公桌下面如需堆放私人物品，请随时保持办公桌下面整洁卫生；

7.1.5办公桌抽屉要求：抽屉内的物品，文件均需要整齐摆放，至少每周对抽屉进行整理，将3个月不用的物品从抽屉清走；

7.1.6公司办公区内的办公用文件柜上方由人力行政部统一购置绿植、统一摆放，除此之外，任何个人不可放置任何物品；

7.1.7文件柜无遮挡的格子内只允许摆放与工作有关的书籍、杂志和文件盒（文件一律放在文件盒内），根据书籍、杂志和文件盒的形状大小不同，选择整齐、美观的摆放形式；

7.1.8各办公室椅子应确保协调统一，个人离开办公桌应将椅子归位到电脑桌边，增加整体美观；

7.1.9椅子脚上需保持干净，无杂物、灰尘等；

7.1.10电脑主机统一整齐放在桌子下面，主机须保持机箱盖的完整，严禁将机箱盖敞开使用，主机上不可放置物品；

7.1.11.个人物品：鞋，伞，包，衣服等严禁随意放置于办公桌上；

7.1.12个人办公桌（办公室）及周边的卫生一律由本人负责清洁。

7.2文件夹管理

7.2.1为提高查找效率，每个文件夹上对应内装资料贴上标签； 7.2.2文件夹中文件应从高到低进行整齐摆放。相同色彩的尽量放在一起。书籍的存放应避免杂乱无章；

7.2.3文件夹的摆放整齐，有序； 7.3电脑管理

7.3.1保持电脑显示器、键盘、鼠标干净，清洁；

7.3.2电脑资料应按照类别进行随时整理，公司文件不要存放在

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C盘中，多余过时无用的资料及时删除过滤。对重要资料要及时用硬盘或优盘备份存档，以防病毒入侵使电脑资料被破坏；

7.3.3电脑桌面壁纸及屏保一律使用公司市场部统一设计的图案；

7.3.4下班后电脑机器附属设备必须关机（主机、显示器、插线电源均关闭），方可离开；

7.3.5离开座位一小时以上必须关闭显示器； 7.4电话管理

7.4.1电话要保持干净卫生；

7.4.2随时保持通话状态，不可出现故障、断线等情况； 7.4.3电话不使用时请靠档板放置；

7.4.4分机号码的标签贴在话筒手柄的正中央，不可有撕毁、涂改。

7.5吸烟规定

7.5.1公司提倡禁烟，任何人不得在办公区内、会议室内、走道、卫生间内吸烟。违者罚款人民币100元整；

7.5.2遇有客人来访，接待人员应注意提醒客人公司禁烟规定，若发现客人在禁烟区吸烟，则处罚该客户的接待人员和主管领导。

7.6门窗、空调管理

7.6.1独立办公室的百叶窗在日常工作期间均应呈“打开”状态，敞开式办公，便于互相了解工作状况；如遇需要单独谈话或保密性的工作事项时，可将百叶窗调至“关闭”状态，该项工作结束后应即可打开百叶窗。

7.6.2下班之前必须关闭好所有的窗户（百叶窗应呈“打开”状态），每扇窗户由坐在最靠近的人员负责；如请假，由其直属主管负责；

7.6.3空调、灯请在下班后及时关闭。

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7.7仪容仪表 7.7.1着装要求：

夏季 男士：着浅色上衣（衬衫、T恤均可），深色裤子；女士：着浅色上衣（衬衫、T恤均可），深色裤子或裙子（裤子、裙子需是正装）；也可着职业套装（颜色不限）。着装需整洁、熨烫平整；着工装请配穿深色皮鞋，男员工须穿深色袜子。女员工须穿肉色或黑色袜子。穿裙装须穿肉色或黑色长筒丝袜。女士不得着连衣裙上班（若着连衣裙，需外着深色小外套）；男女均不得穿无领、无袖（二者兼具）的上装；不得穿凉鞋、拖鞋上班。

冬季 男士：内着上衣（衬衫、T恤、毛衫均可，颜色不限），可外配深色西服，深色裤子；女士：内着上衣（衬衫、T恤、毛衫均可，颜色不限），可外配深色西服，深色裤子或裙子；也可着职业套装（颜色不限）。着装需整洁、熨烫平整；着工装请配穿深色皮鞋、靴子，不得穿运动鞋；男女均不得穿牛仔裤，不得穿夹克、运动服等休闲服装上班。

7.7.2须发要求

（1）员工需发式简洁，整齐清洁、前发不遮眼，不梳怪异发型； （2）女员工长发齐肩需束扎盘起；男员工不能留过耳长发； （3）除特殊情况外，所有员工不允许剃光头。 7.7.3化妆要求

（1）女员工上班可着淡妆，不允许浓妆艳抹； （2）员工的指甲需修剪干净、整齐，可以涂淡色甲油； （3）避免使用气味过浓的香水和化妆品。 7.7.4工牌佩戴

（1）员工上班时必须佩戴工牌，各大区员工统一佩戴在左胸处，不能遮挡；公司总部员工佩戴在胸前正中，正面朝外；

（2）胸卡要求无破损，且保持工牌的干净、整洁；

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（3）不得佩戴他人胸卡，不得毁坏、涂改、粘贴胸卡。 7.8仪态规范 7.8.1站姿

站立要端正，挺胸收腹，眼睛平视，嘴微闭，面带微笑。双手不叉腰、不插袋、不抱胸。站立时，身体不歪斜。

7.8.2坐姿

落座时声音要轻，动作要缓。必须坐姿端正，不得坐在椅子上前俯后仰、摇腿翘脚，或将腿搭在座椅扶手上，不得盘腿，不得脱鞋。

7.8.3行姿

行走时轻而稳，注意昂首挺胸收腹，肩要平、身要直。走路时不要摇头晃脑，吹口哨，极速奔跑，不与他人搂腰搭背。

7.9行为举止

7.9.1举止要端庄，动作要文明，站、走、坐要符合规范。在工作场所及平时，均不得随地吐痰、扔果皮、纸屑、烟头或其它杂物；

7.9.2不得在办公区域内大声喧哗、打闹、谈笑、唱歌、吹口哨等，办公室谈工作应轻声，不得让与事无关的人听见，影响他人工作。工作时间不得谈论个人私事、家庭琐事；

7.9.3不得在办公区域用餐，非工作时间可在茶歇间用餐； 7.9.4与上级交谈工作时，下级应主动起立，以示尊重和礼貌。 7.10语言规范 7.10.1言谈举止

（1）对上级的话要全神贯注用心倾听，要等上级把话说完，不要打断上级的谈话；

（2）说话态度要和蔼，语言要亲切，声调要自然，不准讲粗话或使用蔑视、污辱性语言；

（3）不开过分的玩笑，不准使用粗言恶语； （4）不得以任何借口顶撞、讽刺、挖苦上级和同事；

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（5）不得聚堆聊天，大声喧哗，争吵辩论； （6）说话要多用敬语，“您”“请”、“谢”不离口；

（7）在原则性、较敏感的问题上，态度要明确，但说话方式要婉转灵活，既不能违反公司规定，也要维护他人的自尊心； （8）不讲有损公司形象的语言。

7.11电话礼仪

7.11.1所有来电，务必在三响之内接听；

7.11.2接电话声音要自然、柔和、亲切，不要装腔作势；声量不要过高也不要过低，以免对方听不清楚；

7.11.3接电话首问语：您好！XX公司；您好！**部； 7.11.4接电话听不懂或没听清时，应说：“对不起，请您重复一遍好吗？”；

7.11.5认真倾听对方的电话事由，若需传呼他人，应请对方稍侯，然后轻放电话，去传呼他人，如对方有公事相告或相求时，应将对方要求逐条记录，并尽量详细回答；

7.11.6接听电话后，对方要找的人不在，应礼貌回答：“过会您再打过来。有什么需要转告的吗？”“请您留下电话，他回来马上让他给您回电话。”；接听来电务必问清对方通话要点，做好电话记录，重要事宜记录后还需要复述确认一遍；

7.11.7通话时中途若遇急事暂时中断对方谈话时，应先征得对方的同意，并表示感谢；用另一只手捂住听筒，不允许使用电话“免提”功能；回复与对方通话时，切勿忘记向对方致歉；

7.11.8接听错打电话应礼貌的回答，“打不起，您打错了！”切不可恶语伤人；

7.11.9在岗位上，不得打与工作无关的电话，若有急事，应从速简洁结束通话；

7.11.10通话完毕应等待顾客、客人或上级领导先挂断电话，方

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可挂断。

7.12办公规范： 7.12.1工作规范：

（1）今天的事情有结果，明天的事情有计划，困难的事情有办法； （2）在上级面前不能说“不”；

（3）实行首问负责制，无论是电话还是来访，都要找到解决问题的部门和负责人；

（4）不得在办公时间从事与工作无关的事情，如聊天、上网（与工作无关的网络浏览、使用）等。

7.12.2岗位职守 （1）工作计划

请注意将工作安排的具有秩序。公司要求员工制定日、周、月、年工作计划。工作计划要上交主管（或主管部门），并接受人力行政部门的检核。 （2）服从领导

各部门需明确各岗位的工作职责和直属上下级关系，下级需服从直属主管的领导。如对自己的职务或工作职责产生疑问，可在执行的同时直接向其直属主管反映，请尽量避免越级请示。上级领导也应避免跨级别的布置工作。 （3）维护公司利益

公司利益是全体员工利益的前提和保障。因此，请时刻把公司利益放在首位。杜绝以下行为：以权谋私或假公济私，接受贿赂和泄露公司秘密。

如发现在公司、各大区有外界采访、拍照、采价等行为，应委婉制止并立即上报，对提问不要答复。 （4）成本领先

公司倡导成本领先观念。请在工作中节约公司的人、财、

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物等资源，杜绝浪费。 （5）团结合作

团结合作的工作作风能够带来和谐愉快的工作环境和人际关 系，也能够更好的发挥团队作用。任何为维护个人私利及小团体 利益的不合作的态度和行为都将给个人和集体制造麻烦，受到物 质和精神的双重损失。 （6）保守公司秘密

因工作分派和职务的原因，您有可能获得公司机密信息。获 知这些信息证明您受到公司和同事的高度信任。请从公司的利益 和个人的职业发展角度出发，保守公司秘密。 （7）热情服务

对待员工、供应商、协作单位、来访宾客等要热情接待。 （8）诚信

诚信为做人之本。因此对人、对工作任务请坚持守时、守信、 守制度，对待错误和过失请坚持诚实的原则。 8. 奖惩规则

8.1人力行政部每月公布各部门的6S检核成绩；其中：董事 长办公室纳入人力行政部考核范围；总经理办公室纳入市场部考核 范围；常务副总办公室纳入财务部考核范围；

8.2每月罚扣款项由人力行政部根据《整改通知单》从当月当事 人工资中扣除。

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激励细则管理表

序号 奖罚内容 责任人 奖罚金额 按考核表要求： X>95分，为优秀； 1 违反6S条款 部门 85≤X≤95分，为良，责令限期整顿； X<85分，为差，责令限期整顿；2 6S整改不到位

9.解释权限及生效日期

9.1本规定解释权归属于公司人力行政部。

9.2此规定自颁布之日起生效，与此相关的原有制度即行废止。 10.附件

附件1：《6S标准执行表》 附件2：《6S诊断检查表》 附件3：《6S整改通知单》

当事人 20元/项次 人力行政部 人力行政部 考核部门

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附件1：6S标准执行表 分类 实 施 要 领 1、个人工作场所整理 实 施 标 准 1、桌面、台面、文件柜的物品是否整齐有序，标识清晰 2、桌面除放置办公所需的文具、书籍、资料外，不准摆放与工作无关物品 3、下班时桌面整洁有序，人离开时将坐椅靠拢桌面 4、办公区域、桌椅、文件柜、文件筐、4、物品规划有序 办公用品、暖壶、垃圾筐等位置明确，执行到位 5、每日自我检查 5、每天上下班及时清理办公区域与工作无关的物品 1、桌面物品、文件分类摆放有序，位置固定 2、需要的文件是否能马上取出（30秒内） 3、尖锐的物件（如剪刀等）应该小心处理和摆放 4、所有物品符合目视管理的要求，任何人都可以明示 1、地上、桌面、隔板是否紊乱，有无灰尘、破损 2、每天上下班清扫桌面文件、物品 2、制定工作规范标准 整理

3、制定行为规范标准 1、整理工作落实到位 2、流程规范化 整顿3、规定放置方法 4、划定摆放物质，做好物品标识 1、建立清扫责任区 清扫2、执行例行扫除，清理脏污 3、调查污染源,予以杜绝或隔离 3、各种管、线是否杂乱无章 4、建立清扫基准,作为规范 4、墙壁、玻璃保持干净；有无破损，是否贴挂杂物（整齐、美观的便利贴除外） 1、下班时桌面上是否干净、整齐，座椅是否推靠办公桌 2、是否遵照公司相关规定 12

清洁1、实施前面3S工作 2、制订工作标准

3、加强执行力度 4、高层主管经常带头巡查，以表重视 1、制订服装、仪容、识别证标准 3、办公区内私有物品有无依规定放置 4、办公区域地面是否干净整洁。 1、是否遵照公司穿着规定，仪容、仪表是否规范 2、举止是否文雅，有无大声喧哗或粗言2、制订员工行为规则 秽语，办公区内交谈、接听电话音量不得大声喧哗，影响他人工作，三人以上交谈进会议室。不得在办公区内用餐、吃零食。 素养

3、制订礼仪守则 3、是否乐意协助他人工作，有无团队精神，是否做有损于公司形象的事 4、教育训练（新进人员强化6S4、有无搬弄是非，破坏团结的行为，有教育、实践） 5、推动各种精神提升活动 1、制定严格的操作规程 2、完善各种安全制度 无遵循公司企业文化 5、能否严于律已，自觉遵守各项规章制度 1、加强安全教育 2、安全技能培训 3、禁止吸烟 安全3、办公区域内均为无烟区 4、及时消除不安全的行为和状态 4、建立安全巡查制度

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附件2：

人力行政部6S诊断检查表

部门： 年 月 日 分类 检核 要点 项 目 1 2 整理 办公桌上下或抽屉 3 4 5 6 1 文 件 图 书 资 料 2 3 4 1 清扫 办公区 2 3 4 办公桌、 清洁 椅子、物品 1 2 1 服 饰 和 素养 语言、行为 2 3 4 1 安全 防火和 防盗 2 3 合 计 核查人

评 价 项 目 桌面、台面、文件柜的物品是否整齐有序、标识清楚 桌面是否摆放着与工作无关的物品 物品摆放是否有固定的位置 是否对文件进行分类存放、管理 抽屉内的物品、文件是否摆放整齐 个人办公桌接线，安全整齐，超长线是否弯曲捆绑 文件是否分颜色、类别摆放 文件柜内各格子内的文件、物品是否摆放整齐、美观 电子文档储存管理且检索方便（30秒内查找到所需文件） 以定位化目视管理，在任何时间、任何人都能马上取之使用（30秒内） 文件、电话、电脑表面是否有灰尘 文件架、文件柜、各类办公家具等下面是否有灰尘 桌面、椅子腿上是否有灰尘 工作现场，各方位是否清扫、擦抹干净 办公桌面、地面、挡板是否洁净、物品摆放美观 私人物品是否按要求摆放 办公区内不得交谈，三人以上交谈进会议室 服饰是否符合规定，工牌佩戴正规 办公区不得用餐 工作时间不处理与工作无关各类事项 电源是否切断 重要的资料是否放好 是否在办公区、会议室吸烟 整改意见 分 值 5 5 4 5 3 3 5 4 5 4 5 4 5 4 4 5 4 5 4 5 3 5 4 100 得分 整顿 注：结合实际情况“评价项目”可做调整

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附件3： S整改通知单

现场照片 现场检查： 整改建议： 检查日期： 检查人： 检查类型： 清扫 □ 清洁 □ 整理 □ 整顿 □ 素养 □ 安全□ 责任整改日期: 责任整改部门: 本表格连同6S诊断检查表分别送整改部门和人力行政部备案各一份 15