科技情报开发与经济 Ｉ—ＴＥＣ｝ｌＩ Ｆ（）ＲＭＡ一１ｌｔ） 、ＥＬＯＩ ＭＥＮ＂Ｊ ＆ＥＣ（）ＮＯＭ￣ ２０１０年第２０卷 ３５期 文章编号：１００５—６０３３（２０１０）３５～００９７—０２ 浅谈高校档案的数字化建设 李金云 （汀两财经人学档案馆，汀两南吕，３３００ｌ３） 摘要：档案数字化是信息化建设的重要组成部分，高校档案数字化建设则是高校建 设、发展和改革过程中的历史见证，作用重大，影响深远论述了高校档案数字化建设 的重要性，重点从领导重视、前期；住备、规范化建设、安全性等方面阐述了加强高校档 案数字化建设的措施 关键词：高校档案；数字化建设；安全性 中图分类号：Ｇ２７０．７ 文献标识码：Ａ 高校档案作为一种原＿，上信息资源，是高校教育、教学 科研 服驽，是急待解决１３＊ｄ，ｉｈＪ题．．但闫前不少高校梢案侑的捎案保管 及十部队伍建设的重要历史资料，而档案数字化建设随着信息 利川还停留存纸质档桑的管理及较原始的检索利川水平Ｌ，严 化的快速发展．其重耍性ｕ土Ｈ益凸 …来，档案管理不阿是纯粹 亟阻碍了高校档案事业的发展， 此迪切需要建 数字化档案， 的物质载体的保管，而是 着档案利川的方向发展，这使僻信息 力Ｉ１快捧进档案信息化建设步伐？ 传输存高校档案数字化建设的ｒ ｌ 枢纽作Ｊ＋Ｊ更『Ｊｎ突Ⅲ，存解决 １．２提高档案服务质量和水平的需要 高校档案数字化建没和管删巾趔列的种种用难．建立继全高校 传统纸质史件管理时代． 案管理ｆ＾］容和管理 式主要 档案数字化建设，更好地为高校教育建设服务，实现高校倘窠数 是物理管理，且以“接收一保管一查ｌ－划一同收”这样简单机械劳 字化建设的规范化、标准化、科学化管理等 面有着重嘤意义 动为主要一『 作．“重减 川”的倾向比较严重，极大地限制了档案 为此，ｊ￣Ｐｘ，ｔ高校档案数字化建设的特点．有针对性地做好档案 的开发和利川 随着数字化革命的到来，利Ｊｔｔ汁算机和 ｛棠管理 数字化＿ｒ作一 软件对档案进行收发、归档、鉴定、销毁、利川，使整个过程准确、 ………一性 篙 高校档案信息一般是Ｊ｝ｊ纸质义档存储存档案馆，垒找俭索 现代化程度 就高校而 ，档案信息数字化后．学校各部门可通 起来非常 时． 且在枪索过程叶１相关档案很容易受到折损，备 过校 网、局域网实时、准确地获得信息，呵以按照各部门的要 份档案则需要大趟的人力、物力高校档案数字化就是把纸质义 求来组织材料， 传送到需要的机构，从而发扦…重要的作川． 档通过扫捕、整理、录入信息到汁算机数据库『ｆＩ．以汁算机仔储 大火提高高校梢案的服务质－Ｇｋ￣Ｈ水 。 小曼 ： ，维护疗便、安全．资源共享等 方便 时’同步备份’仔储引 ２加强高校档案数字化建设的对策 …一～ … ～ 一… １．Ｉ 提高档案利用率的需要 （１）领导重视，加强档案 Ｔ 作的队伍建设 高校梢案数字化 随着高校扩招．高校档案馆的馆藏量剧增，尤 是学生学籍 是一项艰巨的任务．领导需加强对档案１ 作的决策、监督、执法 倘寨．数量甚多且年数久远，如何做好Ｔ作，ｉ１三确处理继７承ｌ卜ｊ发 千几州控，如成立校级 案一１：作委员会等，将 案１ 作纳入学校的 展创新的荚系，提高档案利川牢，从Ｉ斫 好地为岛校的改革发展 『ｆ１期觇划和年度一｝ 作汁划之『ｆ１，为学饺 棠｝ 作创造良性发展 Ｔｈｅ Ｍｏｂｉｌｅ Ｃｏｍｍｕｎｉｃａｔｉｏｎ ｗｉｌｌ Ｃｈａｎｇｅ ｔｈｅ Ｆｕｔｕｒｅ ｏｆ ｔｈｅ ｒａｉｌｗａｙ ＺＨＡＯ Ｘｉａｎｇ，ＸＩＥ Ｈｏｎｇ－ｗｅｉ ＡＢＳＴＲＡＣＴ：Ｔｈｉｓ ｐａｐｅ ｒ’ｉｎｈ－ｏｄｔｎ ｔ ｓ｝Ｊｒｉｅｆｌｙ ＧＳＭ—ｆ｛ ｓｔｅｍ ｅｘＩ Ｊ（Ⅲｔｔ（１Ｓ ＩＩｉｔ ｓｉｔｕａｔｉｏ￣Ｉ ｏｆ ｔｈｅ（‘ｏ『Ｉ ｎ（Ｉｆ ＧＳＭ—Ｒ ｃｏｍｍｕｎｉｃａｔｉｏｎ ｓｙｓｔｅｍ Ｌｉｎｄ ｌｌｅｔ￣ Ｏｌ’ｋ Ｏｉｌ １）ａｔ（＇ｌｉｇ—Ｑ．Ｉｌ｜ｌｔｌａｌ】ｇｆ｛ａ（’ＬｉｌＩ ，ｔｌｌｌ（Ｊ ｐｔ’（＇Ｉ）（：ｓ ｉｕｔ（＇ｔｉｍ ｓｉｇｎｉｆｉ￣‘ＬｔｌＩ（’ｔ、（’ｆ．］ｌｌＯ］）ｉｌｅ （＇Ｏｌｌ／ｌｌｌｔｌｌｌｉ（ ａｔｉｏｎ ０１１ ｒａｉｌｗａｙ ｄｅｖｅｈ）ｐｍ（ｔｉｌｔ． ＫＥＹ ＷＯＲＤＳ：ｍｏｂｉｌｅ（＇０１１ｍｕｌｎｉ（：ａｌｉｏｎ；ｒａｉｌｗａｙ（，ｏｎｌｌｌＩＬｌｌ｝ｉ（‘ａｔｉｏｎ：ＧＳＭ—Ｒ ＳＶＳｌｅ １１：，．．１）ａｔ，ｍｇ—Ｑｉｎｈｕａｎｇ（１ａｏ Ｉ．ｈｌ（－ ９７ 李金云浅谈高校档案的数字化建设 本刊Ｅ－ｍａｉｌ：ｂｊｂ＠ｓｘｉｎｆｏ．ｎｅｔ 信息工作研究 的环境；同时要加大档案Ｔ作的队伍建设．引进先进的管理方法 储名称对扫捕过程巾ｔｌ｝现的偏斜阁像、Ｉ田 面上的污渍，要先Ｊ｝｝ｊ 和优秀的档案丁作人员，特别是一些档案管理学毕业的优秀学 生。实现档案的数字化建设，除了管理理念和先进的人才外，还 需要大量的经费投入，如购买相关服务器、扫捕仪、打印机、复印 机、电脑软件等设备支持数字化建没 （２）充分做好档案数字化建设的前期准备Ｔ作 为高校档 软件进行整体纠正去污后冉上传，以保证扫捕义件图像清晰，便 于清楚『划渎再次，义件上传之后，要把义件存系统巾打开．将目 录数据与扫描内容进行校对，保证档案条目数据与扫描后的图 像义件对应准确 最后，存上述的所有Ｔ作做完后，还要将拆分 扫捕后的原始档案重新整理装汀，放进档案馆库房。 案馆的档案较多，不可能孑Ｆ短期内将所有档案数字化，Ｉ太ｌ此各档 案馆可根据自己的实际需要和建设数字化的能力，确定一个档 ３提高高校档案数字化建设的安全性 案数字化建设的类别或者进度表，利＿Ｌ｝ｊ率高、重要的、历史较远 的优先进行数字化，如学生学籍材料、任免义件、职称评定材料、 梢案数字化建设要注意档案信息的安全性和保密性，防止 泄密和数据丢失 第一，档案信息要按公开、保密等不同等级来 别对待．为不同．Ｌ｝』户、不同数据和信息设置不同的使用权限。 第二，为了阻止他人改写、幸芏ｆ盖或存储档案信息，必须严格限制 佥『划者下载档案信息剐本，防止黑客窃取，必要时应该禁止网上 访问或断开网络 第 ，为防意外情况发生，对数字档案信息要 学校发义、校报等：做好相关档案数字化的前期 备Ⅲ１ 作，包括 机器设备维修更新、人力资源的整合、梢案管理软件的安装等？ 另外，南于高校档案馆的Ｔ作人员比较少，Ｉ太ｌ此可以ｉＩ 存档案馆 勤Ｔ俭学的学生参与其巾的数字化建设，或者把相天丁作委托 档案数字化公司完成。 （３）做好档案数字化管理的系统化、标准化和规地化１ 作 建 立档案数字化就是要使档案管理系统化、标准化和规范化 同时存 档案数字化建设的过程巾要遵从拆分扫描、义件校对识圳、批量上 有足够的原始数据备份，对脱机保存数据的磁盘、光盘应定期检 食、定期拷贝到新的介质上，以确保档案信息的安全性和保密 性： 总之，档案数字化为档案管理改革带来了前所未有的契机， 档案管理部门应抓住这一机遇，探寻档案数字化的有效措施．为 档案信息化建设开创新局面。 传、整合原始档案的顺序操作，不能杂乩无章、不分主次，更不能存 数字化建设巾造成原始梢案的丢失 具体操作步骤如下： 首先，对档案进行拆分整理，将同一案卷巾的扫捕件和非扫 捕件分开 基本原则是：先永久后长期，短期义件不进行扫捕；一 份义件只对正义进行扫描；涉密义件不扫描；重复艾件不做扫 描；对案卷巾立卷不规范的义件，存整理时做适当渊整？通过网 参考文献 ［１＿常艳杰．高校档案数字化建设的认识［Ｊ］．河套大学学报， ２０ＨＤ７（３）：６８． ［２］林丽群．高校档案数字化的思考［Ｊ］．兰俞世界，２００８（２）：ｌ２一 ｌ ３． 片处理软件，生成ＰＤＦ格式或者 ｌ’ｌｌｌ＇格式，图像分辨率一般情况 下使 ３００ ＤＰＩ．同时可以根据档案义件具体模袖Ｉ｛情况．选川合 适的分辨，牢。对于报纸、罔纸义件应该川大型扫捕仪扫描，如果 无法完全扫捕，可以多次扫面， 利川软件功能进行 片的拼 接。对于容量太大的图片，为避免上传至数据库时占＿Ｌ｝Ｊ太多的空 问，应该将图片压缩到合理的空间大小 其次．扫描后的罔像内 容要与档案原件进行校对识别，以保证档案内容的准确性。文件 ［３ １刘珊．浅高校档案数字化建设［Ｊ］．机电船舶档案．２０１０（３）： ６４－６５． （责任编辑：李敏） 第一作者简介：李金云，女，１９６６年９月生，１９８９年毕业于 ｝１ 两师｝！岂大学，研究员，汀两财经大学档案馆．汀两省南昌市庐 山大道，３３００ｌ３． 上传时，为了方便义件上传，扫描后的义件应以义件的殳号为存 Ｔａｌｋｉｎｇ ａｂｏｕｔ ｔｈｅ Ａｒｃｈｉｖｅｓ Ｄｉｇｉｔａｌｉｚａｔｉｏｎ Ｃｏｎｓｔｒｕｃｔｉｏｎ ｉｎ Ｃｏｌｌｅｇｅｓ ａｎｄ Ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｉｅｓ ＬＩ Ｊｉｎ－ｙｕｎ ＡＢＳＴＲＡＣＴ：Ｔｈｅ ａｒｃｈｉｖｅｓ ｄｉｇｉｔａｌｉｚａｔｉｏｎ ｉｓ ａｌｌ ｉｍｐｏｒｔａｎｔ ｃｏｍｐｏｎｅｎｔ ｏｆ ｔｈｅ ｉｎｆｏｒｍａｔｉｚａｔｉｏｎ ｃｏｎｓｔｒｕｃｔｉｏｎ．ａｎｄ ｔｈｅ ａｒｃｈｉｖｅｓ ｄｉｇｉｔａｌｉｚａｔｉｏｎ ｃｏｎｓｔｒｕｃｔｉｏｎ ｉｎ ｃｏｌｌｅｇｅｓ ｔｕｌｄ ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｉｅｓ，ｗｈｉｃｈ ｉｓ ｔｈｅ ｈｉｓｔｕｒｉｔ。ａｌ ｗｉｔｎｅｓｓ ｏｆ ｔｈｅ ｃｏｎｓｔｒｕｃｔｉｏｎ，ｄｅｖｅｌｏｐｍｅｎｔ ａｎｄ ｒｅｆｏｒｍ ｏｆ ｃｏｌｌｅｇｅｓ ａｎｄ ｕｎｉｖｅｒｓｉｌｉｅｓ，ｐｏｓｓｅｓｓｅｓ ｉｎｌｐＯｌ’ｔａｎｌ ｆｕｎｃｔｉｏｎ ａｌｕｌ ｔｒｅｍｅｎｌｔｏｕｓ ｉｍｐａｃｔ．Ｔｈｉｓ ｐａｐｅｒ ｄｉｓｃｕｓｓｅｓ ｔｈｅ ｉｍｐｏｒｔａｎｃｅ ｏｆ ｔｈｅ ａｒｃｈｉｖｅｓ ｄｉｇｉｔａｌｉｚａｔｉｏｎ ｃｏｎｓｔｌ’ｕｃｌｉｏｎ ｉｎ ｃｏｌｌｅｇｅｓ ａｎｔｉ ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｉｅｓ，ａｌｌ（Ｉ ｐｕｔｓ ｆｏｒｗａｒｄ ｓｏｍｅ ｍｅａｓｕｒｅｓ ｆｏｒ ｔｈｅ ａｒｔ ｈｉｖｅｓ ｄｉｇｉｔａｌｉｚａｔｉｕｎ ｅｏｎｓ［１’ｕｃｔｉｏｎ ｉｎ ｃｏｌｌｅｇｅｓ ａｎｄ ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｉｅｓ ｍａｉｎｌｙ ｆｒｏｍ ｔｈｅ ａｓｐｅｃｔｓ ｏｆ ｔｈｅ ａｔｔｅｎｔｉｏｎ ｏｆ ｔｈｅ ｌｅａｄｅｒｓｈｉｐ， ｔｈｅ ｅａｒｌｉｅｒ ｐｅｒｉｏｄ ｐｒｅｐａｒａｔｉｏｎ，ｔｈｅ ｓｔａｌｌ（ｔａｒｄｉｚａｔｉｏｎ ｅｏｕｓｔｌ’ｕｅｔｉｏｎ，ａｌｌｄ ｔｈｅ ｓｅｔ・ｕｒｉｔｙ．ｅｌ（ ． ＫＥＹ ＷＯＲＤＳ：ａｒｃｈｉｖｅｓ ｏｆ ｃｏｌｌｅｇｅｓ ａｌｌｄ ｔｌｎｉｖｅｌ’ｓｉｔｉｅｓ；ｄｉｇｉｔａｌｉｚａｔｉｏｎ ｃｏｎｓｔｒｕｃｔｉｏｎ；ｓｅｅｕｌ‘ｉｔｙ ９Ｒ