会议室使用手册

会议室使⽤⼿册⽬录

第⼀章会议室管理规定 (3)1.1 会议室使⽤规定 (3)1.2 会议室注意事项 (4)第⼆章会议室使⽤ (4)2.1会议室预订 (4)2.2 取消预定 (7)2.3 会议室征⽤ (8)2.3.1 紧急征⽤ (8)2.3.2 例会专⽤会议室 (8)2.3.3 专⽤（办公、会议）申请 (8)第三章会议操作说明 (9)3.1会务服务介绍 (9)3.2电话会议 (13)

3.2.1 电话会议账号申请 (13)3.2.2电话会议的使⽤ (13)3.3⽹络会议 (15)3.3.1 关于账号 (15)3.3.2 登陆⽹络会议 (15)3.3.3 ⽹络会议使⽤ (17)3.4⼀般性洽谈 (17)

3.5 会议室常见问题解答 (18)3.5.1 电话会议问题 (18)3.5.2 ⽹络会议问题 (18)3.5.3投影仪问题 (19)3.5.4笔记本问题 (21)

第四章上海总部会议室概况 (21)1.总部会议室概况 (21)2.总部培训教室概况 (21)3.放映厅和电教室概况 (22)4.总部会议室设备情况 (22)5.总部会议室低值易耗品情况 (22)6.会议室设备配臵建议 (23)

第⼀章会议室管理规定

⽬的：为了充分利⽤会议室功能，给员⼯创造⼀个良好的会议环境，使会议室的管理和使⽤更加规范化、合理化，以确保各类会议正常召开，现结合本公司的实际情况，制定此规定。范围：适⽤于公司所有⼈员。1.1 会议室使⽤规定

①会议室是专门召开会议、研讨⼯作的地⽅，未经允许，不得挪借他⽤；

②总部会议室的管理统⼀由总务组负责，会议涉及使⽤的设备及设施由会务⼈员负责保管、管理和调试；③为了避免会议发⽣冲突，均需先在OA会议室系统预订再使⽤，不预定使⽤将不能保证会议室的正常使⽤权利；④各部门预定会议室时，需确定所需设备、参加⼈数、时间，会务将根据实际情况提前做好相关服务⼯作。⑤会议室可提前7⽇预定，取消会议则需在系统取消或电话会务⼈员取消；

⑥紧急情况需使⽤会议的（系统已不能预定到会议室），会务将判断是否符合征⽤条件，符合则与其他预订⼈协调会议室，否则需等待其他会议室提前结束⽅能使⽤。

⑦对于延长时间的会议，若之后有⼈预定使⽤，会务将提前15分钟提醒，则使⽤⼈必须让出会议室给预订⼈使⽤。若⽆，则预订⼈提前通知会务。

⑧对于未预定使⽤者，会务⼈员有权征⽤其会议室给预定者使⽤，且当前使⽤者须⽆条件让出会议室。

⑨对于预定会议室不使⽤者，请在会议开始前取消，以⽅便他⼈预定，若会议超出预定时间30分钟（包含）后不使⽤，会务将⾃动在OA系统取消此次预定。

⑩借⽤设备如电脑、终端（除在系统⾥已选择）请⾃⾏到各区域会务处登记借⽤，不登记使⽤者会务有权征⽤给其他预订者（登记者）使⽤。⾮⼯作⽇借⽤会议室或设备需提前在会务处登记，设备使⽤完后保存⾄下周⼀中午12：00之前归还，若会议室内实施/设备有损坏或丢失，则借⽤者须承担相应赔偿责任。1.2 会议室注意事项

①会中设备出现故障（如投影仪、电脑异常）需联系各区域会务，会务将帮助解决设备故障问题或更换设备，切勿⾃⾏调整。②会议室使⽤者需注意：

禁⽌随意挪⽤会议室（洽谈室）桌椅，需增加桌椅提前联系各区域会务，会务将帮助解决；

会议结束后使⽤⼈需将投影仪、空调、灯、笔记本电脑关闭，将投影幕收起并将桌椅摆放整齐，投影幕摇控器、⽩板擦、⽩板笔等物品放回指定位臵，⿊板擦拭⼲净，垃圾清理到垃圾桶内，保持桌⾯清洁。会议室内设备如⾳响、电线保持原样，不得随意挪动。

请爱护会议室的设施，保持会议室清洁。与会⼈员要⾃觉维护环境卫⽣，做到不乱扔纸屑和杂物，不随地吐痰，禁⽌在会议室吃零⾷。⼀经发现，则全公司通报批评。

③会务时刻检查并关注会议室6S，如发现以上违规情况，查明责任部门后进⾏通报批评。第⼆章会议室使⽤2.1会议室预订

会议室由会务进⾏管理，会务详细信息如下：A区会务：021-******** 办公地点：A区⼀楼B区会务：021-******** 办公地点：B区德邦学院C区会务：021-******** 办公地点：C区⼀楼第⼀步：打开预定界⾯

登录OA，打开?办公平台?-?后勤管理?-?会议室（新）?-?预定会议室?，会议室详细信息如下：

第⼆步：查询空余时间段会议室

选择预定?⽇期?，开会?地点?，会议室状态为?空闲?，点击?查询?可查看该⽇期该地点能预定的会议室。如2012-2-13⽇上海B区可预定的会议室如下：

第三步：预定会议室

（1）查看会议室详情，点击?详情?。?设备情况?显⽰可预定的设备。如227提供⾳响设备和投影仪连接线，注：会议室提供：笔记本、电话终端、投影仪、⾳响设备、投影仪连接线等设备。

（2）根据所需设备及会议室?时间?栏显⽰的空余时间段，预定会议室，点击?操作?栏的?预定?按钮，则进⼊预定页⾯：

①会议⽇期②参会⼈数

③会议开始时间（可⼿动输⼊可选择）④会议结束时间（可⼿动输⼊可选择）⑤会议类型

⑥是否涉外⑦最⾼参会⼈⑧最⾼参会⼈职位

⑨设备需求（默认灰⾊选择为不能提供的设备）⑩备注（其他要求）

（3）填写完成，点击?保存?，等待审批，会务审批完成后在?我的预定?中看到?预定状态?栏为如下信息；

2.2 取消预定

（1）查看?我的预定?记录

（2）取消预定

系统取消：打开?我的预定?记录取消

取消预定：会议还未开始，点击?操作?栏?取消预定?；提前结束：会议提前结束，点击?操作?栏?提前结束?；

通知会务取消：通知会务取消使⽤或已提前结束会议，交由会务处理。2.3 会议室征⽤2.3.1 紧急征⽤（1）征⽤资格

总裁及总裁直管理⼈员参与的临时重要会议。总监及总监级以上的重⼤的客户接待和洽谈。公司重⼤的招标和涉外活动。（2）关于说明

除以上会议其他不允许征⽤会议室，如需使⽤均按照正常流程预订。⽤于项⽬或办公的会议室则需另向会务⼈员申请。2.3.2 例会专⽤会议室（1）申请具备条件：例会⾄少需召开2周以上

例会时长最多不超过2⼩时（副总裁及以上不受约束）每个⼆级部门不超过2个例会会议室

在会议室较紧张的情况下，原则上不安排例会会议室。（2）操作流程：

申请⼈在会务处领取申请表格，填写完整后提交⾄等待会务分配通知。（3）通知：

会务将在1天内通知例会申请审批情况，⽣效⽇期为⼀周内，且会务将在OA会议室内备注：XX部门例会专⽤；（4）注意事项：

会议室需在会务通知申请⼈⽣效⽇期起⽅能使⽤；⼀周内有三次未使⽤则强制收回，收回前需告知申请⼈；2.3.3 专⽤（办公、会议）申请（1）申请具备条件：专⽤会议室⾄少使⽤2周以上

确定⽆法调配卡位⽽⼜必须集中办公的项⽬每个⼆级部门不超过1个专项会议室原则上专⽤会议室由公司统⼀调配（2）操作流程：

申请⼈在会务处领取申请表格，填写完整后提交⾄等待会务分配通知。（3）通知：

会务将在1天内通知例会申请审批情况，⽣效⽇期为⼀周内，且会务将在OA会议室内备注：XX部门专⽤会议室；（4）注意事项：

⼀周内有三天未使⽤则强制收回，收回前将告知申请⼈；专⽤会议室申请必须由总务组审批完成；第三章会议操作说明3.1会务服务介绍1）设备安装与维护

会务提供设备有：笔记本、投影仪、电话终端、插线板、VGA连接线、翻页笔、⾳频线、⽔壶、纸⼱；在预定需求中注明需要以上设备，会务将提前10分钟在会议室安装和准备好；若未预定（注明）需借⽤，请到各区域会务处登记借⽤。2）设备回收和会议室整理

在会议室使⽤完毕请随⼿关闭空调、投影仪、笔记本和电灯等电源设备，并通知会务回收设备和整理会议室。3）会议规范使⽤引导

预订者在使⽤会议室过程中有不遵守会议室使⽤规定的，会务会提醒并进⾏引导。3.1.1提⽰牌变更

现场会议进⾏时，应准时按照系统预订时间使⽤会议室，进⼊后应将会议室状态指⽰牌变更为使⽤中，如图：变更为

会议使⽤设备如下：笔记本、电话终端、投影仪，⽹线（⽹络会议使⽤有线连接），VGA 线。3.1.2⽹络连接（1）有线连接

有线⽹络连接主要⽤于举⾏⽹络会议，以确保⽹络稳定。连接步骤如下：

第⼀步：将⽹线端⼝⼀端插⼊笔记本⽹线接⼝，⼀端插⼊会议室桌的铁盒的⽹线接⼝（接⼝标志为D）。第⼆步：⽹线连接好后，更改IP地址：

右击本地连接，选择?打开⽹络连接?，右击本地连接?属性?；

选择?Internet 协议（TCP/IP）?，打开?属性?，按会议室桌铁盒内侧所贴提⽰更改IP地址、DNS地址；点击确认，⽹络连接正常显⽰为，打开OA⾸页可进⾏测试；（2）⽆线⽹连接

德邦总部区域⽆线⽹络密码：4008305555,除⽹络会议外，所有笔记本电脑均使⽤⽆线进⾏连接。第⼀步：在笔记本电脑桌⾯右下⾓右击?打开⽹络连接?，右击?查看可⽤的⽆线连接?出现如图：

第⼆步：点击左上?刷新⽹络列表?则能查找⽬前可⽤的⽆线⽹络，如图：

第三步：双击选择?DEPPON?⽆线⽹，出现如图提⽰框：

第四步：输⼊⽆线⽹络密钥：4008305555，点击?连接?，连接成功则显⽰如图：

3.1.3投影仪连接（1）投影仪使⽤⽅法

第⼀步：启动投影仪。投影仪遥控器对准投影仪按下?开关?键各品牌投影仪遥控器如下图：

索尼Sony 明基夏普东芝

第⼆步：放下投影仪幕布。将遥控器对准幕布长按?下键?即可，遥控器如图：

第三步：打开笔记本电脑，连接投影仪。将VGA线⼀端连接笔记本对应接⼝，⼀端连接电源盒VGA接⼝，如图（左图为VGA线，右图为VGA接⼝）：

第四步：投影连接，按切换键将笔记本信息投影到幕布上：HP：Fn+F4

ThinkPad E30: Fn+F7ThinkPad E40:F7

连接成功后则在幕布和笔记本电脑上均显⽰相同内容。（2）投影仪使⽤注意事项

在开启投影仪电源之前需要观察下使⽤环境，请关掉正对投影屏幕的灯光。如果投影屏幕是对着窗的，应该把窗帘拉上。因为屏幕通常是⽩⾊，外部光线直接照射到屏幕上会造成观众视觉不适应。最关键的是，这会造成投影亮度相对不够，影像不清晰。

请不要把投影机与电脑的插头插在同⼀个电源插座上。这样可避免由于电脑信号源和投影机电源不共同接地造成的影像不稳定以及条纹现象。

请检查电脑分辨率是否与投影机匹配。信息源的分辨率和投影机的分辨率应该设臵成⼀致，才能还原出更好的画⾯。如今市⾯上主流的投影机的分辨率为XGA（1024x768），那投影机笔记本的分辨率也要调成XGA（1024*768）。投影仪在使⽤过程中严禁剧烈震动。

正确开机顺序：先将投影幕放下，再将投影仪电源按钮打开（⼀般会议室默认打开），按⼀下（只能按⼀下，然后等待，超过1分钟⽆反应才能按第⼆次）投影仪遥控器上的Power 按钮，等到闪烁的绿⾊信号灯停⽌闪烁时，开机完成。

正确关机顺序：先按下Power按钮，当屏幕出现是否真的要关机的提⽰时，再按⼀下Power按钮（即总共按两次，但是第⼆次按之前必须出现关机提⽰，否则也会影响投影仪寿命），随后投影仪控制⾯板上的绿⾊信号灯开始闪烁，等到投影仪内部散热风扇完全停⽌转动、绿⾊信号灯停⽌闪烁时，再将投影仪电源切断，最后收起投影幕。

在使⽤过程中，如出现意外断电却仍需启动投影的情况时，最好等投影仪冷却3～5分钟，让其充分散热之后，风扇已经停⽌转动后，再次启动。因为投影仪在长时间使⽤的情况下投影灯泡会散发出⼀定的热量，如果不完全散热对投影灯泡的损害是⾮常⼤的，也会直接影响到投影机的使⽤寿命。3.2电话会议

3.2.1 电话会议账号申请

（1）部门已有账号的，可向账号管理员索取，各⼤部门账号管理员请咨询总务组电话会议负责⼈。

（2）部门⽆账号的，请发OA邮件向总务组电话会议负责⼈申请，邮件信息请包括?部门OA标准名称、使⽤⼈、⼿机号、电⼦邮件?，开通时效为⼀个⼯作⽇，申请成功请查收OA邮件。3.2.2电话会议的使⽤（1）硬件准备

会议应在会议室进⾏，特殊情况需在办公区域进⾏的应控制⾳量，减少对周围办公⼈员的影响。（2）接⼊操作

第⼀步：准备好电话会议终端并接通电源；第⼆步：拨接⼊号，各地接⼊号如下：

第三步：输⼊电话会议密码。主持⼈输⼊主持⼈密码，参与⼈输⼊参与⼈密码，参与⼈密码由主持⼈提供。为保证电话会议正

常进⾏，建议电话会议参与⼈提前5-10分钟进⼊会议。

注：⾹港地区接⼊号为+852-******** (英⽂) 、+852-******** (普通话)、+852-******** (粤语)。第四步：进⼊会议；（3）常⽤键介绍

* 0 ——寻求会议助理⼈⼯协助。有任何问题都可拨打*0寻求会议秘书的帮助。

* 4 ——会场全体静⾳状态切换(仅主持⼈可⽤) 。主持⼈按*4之后，参与⽅的通话被屏蔽，主持⼈听不到其他参会者的讲话，但其他参会者可以听到主持⼈的讲话。要解除全体静⾳，请再按⼀遍*4。

* 5 ——主持⼈退出会议时模式切换(仅主持⼈可⽤) 。会议结束之后，主持⼈按*5之后，其他参会者的通话将被切断。* 6 ——⾃我静⾳状态切换（在不发⾔时避免噪⾳传⼊会议中）。参与⽅按*6之后，将⾃我屏蔽，即其他⼈听不到⾃⼰讲话，但⾃⼰可以听到其他⼈讲话。参与⽅⼈数较多时，如不需⾃⼰发⾔，请⾃觉按*6静⾳，创造⼀个良好的会议环境。要解除静⾳，请再按⼀遍*6。

* 8 ——主持⼈外呼与会者(仅主持⼈可⽤) 。主持⽅按*8之后，将根据语⾳提⽰，

输⼊参与⽅的联系⽅式（⼿机、固定电话均可），直接呼叫参与⽅，⽽⽆须参与⽅拨打400或者95057进⼊会议。参与⽅要进⼊会议，只须接听电话即可。

9#——同时召开电话和⽹络会议时，加拨9#，跟据语⾳提⽰输⼊⽹络会议左下⾓的?⾝份识别码?即可将电话与⽹络绑定，这样可以清楚得在⽹络会议中看到，哪位参与⽅还没有拨⼊电话会议。（4）注意事项

请所有参会⼈员在会议开始前⼗分钟内进⼊会议，切忌提前太早进⼊会议，避免不必要的费⽤产⽣。

使⽤电话会议终端、电话机及⼿机均可召开/参与电话会议，按键操作⼀致。对于多⼈（三⼈以上）参与电话会议的，应尽量使⽤电话会议终端，以保证参会效果。

由于移动通信信号存在不稳定性，不建议使⽤⼿机做为主持⽅召开会议。3.3⽹络会议3.3.1 关于账号

⽹络会议的账号与电话会议的账号相同，请参见3.2.1电话会议账号的获得。3.3.2 登陆⽹络会议

（1）参会⼈需在浏览器中输⼊http://www.doczj.com/doc/e1361cd671fe910ef12df8b6.html 打开登陆界⾯，按如下图。

（2）在‘您的姓名’和‘会议密码’中输⼊您想要在会议中显⽰的名称（建议姓名和OA⼯号）及相应的主持⼈或参与⼈密码，输⼊‘验证码’后点击‘进⼊会议’，系统显⽰为⽹络会议客户端初始化界⾯。

（3）若笔记本电脑已安装⽹络会议客户端，客户端会⾃动启动，⽤户进⽹络会议操作如下图。

（4）⾸次登陆⽹络会议的笔记本电脑，点击‘进⼊会议’后会显⽰如下界⾯。⽤户可以按页⾯提⽰下载安装客户端，安装完成后刷新重新登陆即可正常进⼊。

3.3.3 ⽹络会议使⽤

关于⽹络会议使⽤请参见《全时电话会议（⽹络）使⽤⽅法》

全时电话会议（⽹络）使⽤⽅法.ppt3.4⼀般性洽谈

针对⾮正式会议，建议使⽤洽谈间，总部区域洽谈室分布情况如下：

总部洽谈室环境3.5 会议室常见问题解答3.5.1 电话会议问题

（1）账号登录时出错（账号不存在、账号异常）。答：A：确认账号是否输⼊正确；

B：拨打全时24⼩时客服热线4008101919，⼩秘书将诊断该异常并告知处理办法；

C：若账号提⽰?不存在?，原因是账号⾄少3个⽉未使⽤，请及时联系总务组电话会议负责⼈申请新账号。（2）会议中有杂⾳（⾳乐声、嘈杂声）。

答：A：主讲⼈发⾔时拨*4全体静⾳，其他⼈拨*6⾃我静⾳

B：若⽆法消除，请拨全时客服4008101919，⼩秘书诊断并告知原因和解决⽅法；

C：⽤座机或⼿机接⼊会议，则座机/⼿机呼叫等待⾳乐会传⼊会议中，此⽤户需拨*6⾃我静⾳。（3）会议掉线（⽹络断、电话没声⾳掉线）。

答：A：检测⽹线/电话线是否碰掉，重新插⼊并拨打即可，拨打4008101919要求进⾏诊断；

B：检测是否⽆线⽹接⼊，更换成有线⽹连接重新接⼊即可，有线⽹带宽需达到1M才能保证会议正常进⾏；C：因终端故障请及时联系会务⼈员/会议负责⼈进⾏更换；（4）电话终端⼀直没声⾳。

答：A：检测终端的⽹线接⼝是否正确接⼊D接⼝，电话线是否正确接⼊T接⼝B：检测⽹线和电话线两端是否⽆松动；C：若⽆法解决，则电话终端出现问题请联系相应供应商处理。3.5.2 ⽹络会议问题

（1）⽆法登陆、提⽰密码错误。答：A：确认账号是否输⼊正确；

B：拨打全时24⼩时客服热线4008101919，⼩秘书将诊断该异常并告知处理办法；C：若账号提⽰?不存在?，原因是账号⾄少3个⽉未使⽤，请及时联系总务组相关负责⼈申请新账号。

（2）⽹络视频会议经常掉线、异常退出。

答：开⽹络视频会议建议⽤有线连接，⽆线⽹不稳定易造成掉线，对于有线⽹连接需更改IP地址，在右击打开⽹络连接，找到本地连接，右击属性。找到点击属性，进⾏更改。3.5.3投影仪问题

3.5.3.1 投影仪连接问题（1）投影仪怎么连接。

投影机开机后，屏幕上没有图像，检查步骤确认投影机有电源检查AC 插座是否正常

检查投影机和电源线之间的连线

如果投影机连接有电源，那么请确保电源已打开

如果投影机有电源但灯仍不亮，那么请检查投影仪是否⼯作在备⽤模式输⼊源为电脑模式，检查电脑和投影机间VGA连接线是否正确确保已移开投影机镜头盖

灯泡寿命是否到期（灯泡指⽰灯发出橙⾊光）（2）电脑切换⾄投影仪中，按切换键⽆法正常显⽰。

答：检查笔记本电脑的分辨率，投影机与笔记本连接的最佳分辨率为1024*768,打开桌⾯右击?属性?-?设臵?-?屏幕分辨率?，更改为1024*768，之后进⾏切换。

（3）电脑切换⾄投影仪中，按切换键时显⽰?信号源不对/错误?。

答：投影机信号输⼊模式不正确，投影机连接电脑的信号源应该为?COMPUTER?,可在投影仪遥控器的连接信号源中选择?COMPUTER?

（4）电脑切换⾄投影仪中，按切换键怎么⽆显⽰。

答：A：检查切换键是否正确（尤其是⾮会议室专⽤电脑），IBM:Fn+F7；联想：Fn+F3；联想ThinkPad：F7；华硕：

Fn+F10；夏普; Fn+F3；戴尔：Fn+F8；三星：Fn+F4；惠普：Fn+F4；东芝：Fn+F5；B：重启笔记本电脑/投影仪再连接；C：更换VGA连接线；

（5）电脑切换⾄投影仪中，投影仪有图像⽽电脑⽆图像（或电脑有图像，投影仪⽆图像）。