商会档案管理制度

根据《中华人民共和国档案法》，结合实际，制订本制度。 一、档案定义

本制度所称的档案，是指本会在各项活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的，对会员经营具有查考使用价值的各种不同的形式和载体的文件材料。它是真实反映本会活动的工作发展的历史记录。

二、主管部门

本会档案工作由秘书长主管，由秘书处秘书负责对本会档案实行统一管理，业务上受民政、社团民间组织管理部门的指导、监督和检查。 三、归档范围

（一）上级机关发来的文件。

1、上级机关颁发的属于本会主管业务并要求执行的文件，以及非主管业务但需要贯彻执行的法律性文件。 2、上级机关对本会请示报告的批复件。

3、上级机关领导检查本会工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有保存价值的录音、录像等材料。 （二）本会活动中形成的文件材料。 1、本会每次会议的会议纪要、决定、决议。 2、本会印发的各种正式文件和签发文底稿。 3、本会内部的请示报告与批复原件。 4、反映本会活动的文件材料。

5、本会及投资公司项目的请示、批文合同及购置大中型设备的文件资料。

6、本会与有关单位签订的各种合同、协议书及其附属资料。 7、本会领导在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录和从外地、外单位带回的与本会有关的文件材料。 8、本会在工作活动中形成的文件材料。 9、内容重要的信访及处理情况材料。

10、本会制订的工作条例、制度、岗位责任制等文件材料。 11、本会各种产权凭证、资格、资信证件等重要文本。 12、本会机构设置、人员编制、任免、调配、培训、专业技术职务评定等文件材料。

13、本会的历史沿革、大事记、年鉴和反映本会重要活动事件简报、剪报，有保存价值的图片、照片、录音、录像资料及其它有保存价值的材料。

四、归档时间

（一）年度文书档案的归档立卷工作于第二年六月底以前办理完毕。

（二）本会发出的文件（含签发文底稿）即时归档。 （三）本会重要的产权、资信、资格证件自领取之日起十日内归档。

五、档案整理

本会各职能部门对经办形成的档案的真实性、可靠性、完整性负责，及时做好收集、整理工作，并向本会档案资料室移交归档。 六、档案借阅

（一）会长、执行会长、常务副会长、秘书长借阅档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。

（二）本会其他人员需借阅档案时，需经秘书长或执行秘书长批准，并办理借阅手续。

（三）借阅档案要履行借阅手续。限在档案室查阅，不能带出，必要带出时，应填写“调卷单”，经执行会长、秘书长核准批准后，方可调卷。特殊情况需由会长批准。

（四）外单位查阅档案，应经秘书长批准后方可查阅，但不能将档案带离档案室。

（五）借阅时间，一般档案最长不超过十天，密级档案最长不超过一周。

（六）借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由秘书长批准方可摘录和复制。 七、档案销毁

（一）档案管理人员应随时擦拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽，每年清理两次，已到保存期限者，按照规定程序申报给予销毁。

（二）任何组织或个人非经允许无权随意销毁本会档案材料。 （三）若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经会长批准后方可销毁，一般内部档案，须经执行会长批准后方可销毁。 （四）经批准销毁的本会档案，档案人员要编制销毁清单，由秘书长、副秘书长监督销毁。

（五）保管期限届满的案卷中，部分经核定仍有保存价值的，应重新确定保管期限，并在目录表备注栏内注明。

八、档案移交

当档案管理员或其它管理人员离职，必须要做好档案资料的移交手续，确保档案的完整性和延续性。