智慧城市建设中的数字化档案管理

张晓波

摘要：在建设智慧城市的过程中，也加快了城市的信息化建设进程，由此也对数字化档案管理工作提出更高要求，它可为智慧城市建设提供可视化的展示、建设、设计和计算平台，在同一空间内对众多的管理对象和资源进行规划、控制和管理。鉴于此，本文主要对智慧城市建设中的数字化档案管理进行了分析和研究。关键词：智慧城市；数字化；档案管理

所谓“数字化档案”，主要就是将录像档案、照片档案、纸质档案等转变为数字信息，从而实现各种档案资源的优化共享和不同形式档案的数字化管理。在当前数字化档案工程中，简单说就是实现纸质档案的数字化，将图纸、表格、文字等转变为数字信息，之后借助计算机进行分析和检索，工作效率更高，且可节约大量人力、物力和资金。

一、智慧城市建设中的数字化档案概述（一）数字化档案目录

关于档案目录，实践过程中，工作人员主要是使用excel表格同时加入超链接，从而为后续资料查阅提供了便利条件。此外，卷内档案目录一定要规范填写，同样的文件都要使用统一的顺序号，清晰、完整。

（二）数字化档案图文信息

档案的数字化采集方式包括摄像、摄影、扫描等等，如

此更加有利于档案图文信息的分析、调整和分析[1]

。（三）数字化日常档案管理

借助计算机软件，对档案业务指导内容、档案信息变动登记、图书资料的著录、审核意见等业务进行数字化管理。

二、智慧城市建设中的数字化档案管理途径（一）建设专门档案存储室，明确档案存储程序

该操作更加便于档案的查阅和存放，实践过程中，工作人员可结合档案室的实际情况，有组织、有计划、有重点地逐步实施，对于其中的重点档案或使用频率较高的档案进行优先的数字化存档。纸质档案的数字化管理流程分析如下：归纳整理、图纸文字扫描、处理图像并存储、数据挂接与验

收、备份[2]

。

以某项项目为例，该项目建设过程中，共签订合同120份，每一份资料都生成了PDF文件存档，为避免产生信息混乱、图纸损坏、机密泄露等问题，相关管理人员制定了完善的管理制度，并明确了数字化管理工作的基本流程。例如，在工程的筹备阶段，便对纸质档案的数字化管理流程进行了多次的推敲和演练，对于实践中出现的问题，提出了完善的技术标准和管理制度。在实际工作中严格按照规划和流程进行操作。在档案的数字化转换工作中，要求工作人员认真填写，不可疏忽大意，同时对各种登记表格进行汇总和整理，装订成册。在完成了数字化管理之后，还要进行完整记录，以确保整个管理过程的合理

性和有序性，真正做到分工明确[3]

。

（二）扫描、编辑、处理

在档案的数字化管理工作中，扫描、编辑、处理是很关键的环节，但同时也相对复杂。首先，在扫描的过程中，一

定要严格按照文件分类来进行，结合纸张的实际情况确定扫描方式、相应参数和扫描分辨率，在此环节中，工作人员还要及时的调整对比度、亮度等等，确保扫描后依然可以保持档案原貌，以免产生图像失真的问题。完成上述操作之后，需对文件进行裁边、去污等编辑处理，并同时除去文件背景，如此更加有助于节约存储空间，完成处理工作之后进行妥善存储。

（三）确保数据存储安全

保证信息、数据的安全性是数字化档案管理工作中的关键性内容，要引起相关工作人员的高度重视。实践过程中，难免会遇到一些不可预料的问题，具体如计算机故障、人为操作失误、存储介质损坏，这些问题的产生都将威胁着数据信息的安全性和完整性。为此，管理人员在对数据进行存储的过程中，一定要选择多种方式来进行，在此基础上还要进行数据备份，定期检查，从根本上确保数据信息的安全性。只有保障了数据存储的安全性，才能真正实现档案的数字化

管理目标[4]

。

（四）数字化档案平台的建立

在当前的很多企业管理部门中，基本上都建立了内部局域网，实现了自动化办公系统和档案系统的有效结合，可充分借助内部网站，对数字档案管理网页进行构建，为用户提供出更加便捷和全面的服务。

三、结语

综上所述，在智慧城市建设过程中，通过数字化档案管理工作的开展，有效弥补了传统粗放化管理的缺陷和弊端。总之，数字化档案管理的开展，不仅可节约大量的管理费用，同时也节约了人力和物力，工作效率和质量更高，可为后续的档案应用提供便利条件，属于一种现代化先进的管理模式。

参考文献

[1]宋侠.数字化城建档案系统建设理论、实践与思考--安徽省蚌埠市城建档案数字化建设的分析与总结[C]//中国智慧城市建设技术研讨会.2014.

[2]曹吉昌.智慧城市背景下城市建筑物信息数据库建设与应用研究[J].城建档案,2015(4):14-15.

[3]陈桂龙,黎林峰.信息技术引领城建档案现代化——第七届中国智慧城市大会城建档案信息化管理与发展论坛纪实[J].中国建设信息化,2012(21):42-43.

[4]赵立芳.论新型城市建设背景下政府档案信息资源管理的创新发展[J].广东档案,2014(4):41-42.

（作者单位：河北省水文工程地质勘查院）

2019. 1（下） 现代国企研究

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