为保证办公室文件资料的完整，便于查找利用，维护文件资料的完整和安全，特制定本制度。
一、设立专人负责管理文件资料，按月做好文件资料的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件资料的齐全完整，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求。
二、凡是在市9号文件规定的各类资料、办理证件的原始依据以及上级下发的各类文件等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、需要整理的各类资料具体分工如下：
内勤资料管理人员负责整理街道党委和办事处出台的文件、经常性工作资料及责任分解文件，还负责将其他人员的资料按月整理，按年装订。
统计员负责统计业务资料；法规员负责政法业务资料和宣传利导资料；流管员负责流动人口业务资料；药具员负责药具业务资料和科技服务资料中办事处所需的相关资料；协会秘书长负责协会业务资料。
四、内勤资料管理人员年底应根据其各文件相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映办事处计生工作的主要情况，以便于保管和利用。
五、文件资料档案的保管、查阅。
1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜、档案室要保持整洁卫生，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。
3、文件借出必须由借阅人签字，经办公室主任批准方可借出。
六、对于文件资料中机密文件及档案的管理，要由内勤资料管理人员单独存放，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。
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