车辆加油卡管理规范

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车辆IC加油卡管理规定

一、目的：

为严格管控公司加油卡使用流程，明确权限人、负责人，做到充值有记录，使用有记录，信息真实、完整、准确，为公司车辆消耗核算提供依据，特制定本制度。

二、管理部门与负责人：

加油卡由行政人事部统一管理，由行政人事部负责充值与使用统计的汇总，各司机对使用记录数据负责

三、管理细则：

加油卡余额不足500元时，由行政人事部提出充值申请，申请时先汇总加油卡使用记录，制作成表附于充值申请表后，交公司总经理审核；审核通过后填写费用申请单，由总经理签批后将待充值加油卡一并交与财务部由财务部完成充值，并按行政人事部安排将相应金额打入对应卡内。

1、 使用流程：

（1） 车辆加油时由需加油车辆司机在加油卡使用记录表中依次填写各项内容后，领取加油卡。

（2） 加油卡使用记录采用一卡一表记录方式，月底由行政人事部汇总成一张报表。按充值流程要求附于加油申请单后

（3） 加油车辆的司机在完成加油后将油卡交回行政人事部，并交回加油机打小票，并由行政人事部在月底制成汇总报表。

1、 公司机动车辆实行定点加油管理，进一步规范车辆用油行为，提高资金使用效益，促进公司车辆用油管理。

2、 使用者IC卡加油时要及时打印加油单据，便于单位登记备查和对帐管理。

3、 对车辆出永州市，在外加油确需现金支付的，需电话通知部门领导，部门领导同意后，方可加油，回来凭发票报销。

4、 建立内部管理制度，落实专人负责，加强对车辆加油的管理，要求严格遵守“四不准”规定，即不异车异卡加油、不准购置其他物品、不准套取支付现金、不准用其他容器加油。

5、 财务部定期或不定期对用卡加油情况进行监督检查，对违反规定的，收回IC加油卡；情节严重的，严肃追究相关人员的责任。

6、 司机要做好行驶记录内容包括，时间、出发地、出发时公里数、目的地、到达后公里数，行驶里程、乘车人签名、确认、备注（备注里写加油数量）。

7、 司机如果遗失加油卡请及时通知行政人事部办理挂失

注：油卡领会必须当天交回，同时随卡交回加油机打小票，如遇特殊情况，须事先与行政人事部负责人取得联系，讲明情况。