电子校务视角下的高校档案管理工作创新对策探析

电子校务视角下的高校档案管理工作创新对策探析

■ 徐秀娟 浙江科技学院档案馆

摘要：随着现代信息技术的不断发展和师生管理要求的不断提高，传统的高校档案管理已不适应新形势的发展需求。尤其是电子校务的大力推行，给高校档案管理工作带来了机遇和挑战。当前高校档案管理模式比较落后，存在很多不足，本文针对这些问题，分别从建立档案目录数据库、创建网络信息共享平台、提高档案管理安全防护能力、做好档案信息化公共服务等方面提出合理化建议，以期为提高高校档案管理工作水平提供新思路。

关键词：电子校务；高校；档案管理；创新

电子校务是电子政务在高校中的具体应用，是通过网络共享将学校的各项教务事务以及教学资源综合起来的一个体系，为促进学校优化资源配置、提高校务管理水平提供便利平台。电子校务的推行和发展，一方面大大推进了高校教育管理体制的深化变革，增加了校园信息公开的透明性和及时性；另一方面借助信息平台创新了管理模式，提高了教育教学的效率和质量，增强了高校管理效益。在此背景下，加快高校档案管理工作创新模式进程，使其与电子校务快速融合，具有非常重要的现实意义。

一、当前高校档案管理模式中存在的主要问题（一）电子档案文件杂而多，信息服务功能发挥较弱在电子校务背景下，高校档案中形成了数量非常大的电子档案文件，这些文件种类繁多、数目庞大，给高校档案管理工作带来巨大挑战。如办公系统中形成的电子文件，财务、招生、学籍管理中形成的大量数据报表、统计文件电子档，科研、教学活动中形成课程图片、视频、音频文件等，这些大量的电子档案如不能妥善归档存储，将很难与电子校务协同发展。此外，很多高校提供的档案信息服务功能较弱，用户

只能浏览到目录，更多详细的信息咨询检索功能还未充分发挥，降低了档案使用效率。

（二）档案信息化与电子校务发展脱节，资源共享进度缓慢

高校的档案信息化与电子校务发展脱节是当前高效档案管理中面临的比较棘手的问题。现在大部分高校都开通了校园网，学校行政、人事、学籍、教学、科研管理等都采用校园一卡通，通过有效的身份认证，师生就可以进入系统进行信息查询搜索，实现了高校数据的集成化和共享化管理。但是高校档案信息管理系统还没有完全与校园网融合，没有实现真正的无缝对接，不仅不利于电子校务开展进程，而且由于各高校在档案信息化建设方面相对比较独立，很多档案信息处于相对封闭状态，资源共享进度缓慢。

（三）高校档案信息管理水平较弱，存在安全风险隐患

电子校务的提出要求高校档案应该朝着精细化管理的方向发展，但目前大部分高校的档案信息管理水平较弱，主要表现在以下两个方面：一是高校档案信息化管理还不够全面，目前很多高校只是实现了档案信息的目录数字化，用户通过关键词检索能够实现简单的目录搜索，但是在档案信息的全文数字化建设方面还欠佳，这既削弱了用户体验，又与电子校务宗旨相悖；二是高校的档案信息化管理存在安全隐患，随着网络技术的发展普及，操作系统损坏、黑客攻击、泄密失密等现象时有发生，这给档案管理工作带来巨大挑战，如处理不好，将损失严重。

二、电子校务视角下高校档案管理工作创新思考（一）建立完善的档案目录数据库，提高信息服务能力

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Archives Management档案管理

电子校务背景下形成了数量巨大的电子档案文件，这些分散的电子文件如不重新进行整合存储，将对信息检索、浏览造成非常大的干扰。因此，建立完善的档案目录数据库对实现高校档案信息化和精细化管理具有重要作用。一是在建立高校档案数据库的过程中，要做好档案信息分类工作，可从教学、科研、行政管理等不同角度考虑分类标准，如可建立学生基本信息数据、教学管理信息数据库等。二是在档案目录数据建设中，要充分考虑院校的教育教学管理的发展需求，力争分类与实际业务需求向吻合，保证既解决信息冗杂繁多的问题，又能够与电子校务的要求相契合。三是加强高效档案信息服务中心的建设，注重用户体验，提高信息服务能力。

（二）创建档案信息网络共享平台，提高档案信息数字化水平

创建档案信息网络共享平台，提高档案管理数字化水平，不但可以大大提高档案信息使用效率，而且有助于高校资源共享，对促进电子校务顺利开展意义重大。首先，要加大档案信息化建设的力度，高校需要投入一定的财力和人力支持信息化建设，为实现网络共享信息平台提供坚实的物质基础；其次，在信息共享服务系统建设之前，要做好总体规划，协调好学校内外的档案信息共享工作；再其次，要把好档案信息采集关，既要保证信息来源的广泛性，又要保证信息的真实性和有效性，为资源共享提供质量保障；最后，要充分利用现代信息技术和网络系统的优势，引进先进的存储技术和设备，将现有的高校档案以多媒体化的形式存储于数据库中，同时要保证信息资源库格式的多样性，为资料查询、信息共享提供便利。

（三）加强档案信息化管理水平，提高档案信息安全防护能力

保证高校档案信息安全、确保学校利用不受侵害是高校档案信息化建设过程中非常重要的问题。因此，加强档案信息化管理水平，提高安全防护能力十分重要。一方面高校要具备强烈的信息安全风险意识，对潜在的风险隐患具有辨识能力和防御能力，要建立完善的高校档案管理安全防护体系，便于档案管理的监管和控制，确保信息安全完整。另一方面要加大技术投入，通过技术手段消除安全隐患，如通过设立防火墙、

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系统权限设置、身份验证、数据备份等手段，筑建多层次的安全防范体系。同时，要严格执行档案管理制度，规范档案管理人员以及使用人员的行为，要以规范的制度和严格的控制，保证高校档案信息完整、安全。

（四）做好校务信息公开服务工作，加强人才队伍建设

做好校务信息公开服务工作是实现高校档案信息共享的基础，它可以促进学校师生更加深入的了解校情校务，进而更加积极地参与到教育教学活动当中，同时校务信息公开也是电子校务发展的要求之一。高校应该利用计算机和网络系统，建立校务信息公开网站，依托档案数据库，及时对外发布通知信息，并积极举办各类信息服务活动，激发档案管理工作的活力，促进信息资源共享进程。此外，高校档案管理工作任务繁重艰巨，需要专业的复合型人才。高校要加强人才队伍建设，定期组织培训指导，增强管理人员的专业技能，同时也要注重工作人员服务能力的培养，增强其综合素养，为广大师生和外界社会提供优质的服务工作打下坚实的人力资源基础。

高校档案服务管理是一项长久、复杂的工作，在电子校务背景下，高校档案管理工作将面临更多机遇和挑战，这就要求各大高校要以先进的思想意识高度重视档案管理，要投入更多的人力、物力和财力支持档案管理工作，要充分借助现代信息技术的优势，将提高高校档案服务能力、创新档案管理模式作为出发点，注重档案信息的安全防护问题，切实提高档案信息化管理水平。相信未来在不断总结经验和改革创新的基础上，高校档案管理工作一定会迈上新台阶。

参考文献：

[1]许敏.高效电子校务环境下的档案管理研究[J]城建档

案,2013(11).

[2]关芳.浅议信息时代高校电子档案管理[J]经济视野,2013(15).[3]黄新和.论述电子校务背景下的高校档案管理[J]教育管理,2013(11).