信息时代的文秘工作与档案管理工作研究

信息时代的文秘工作与档案管理工作研究

顾梦窈

（南通经济技术开发区人民法院，江苏　南通　226000）

摘　要：信息时代已经慢慢步入我们的生活。我们国家的文书档案管理工作起步较晚，仅仅有几十年的时间，但是发展速度较快，已经慢慢开始走上轨道，在当前阶段，我国文书档案管理工作已经发展成为一门独立的工作体系。但是在信息时代，文书档案管理工作和文秘工作仍然面临许多问题。本文就信息时代文秘工作与档案管理工作面临的问题以及信息时代文秘工作与档案管理工作面临问题的解决方法展开具体的论述，希望能够对我国的文书档案管理工作提出有效建议。关键词：信息时代；文秘工作；档案管理工作

信息时代的发展要求我们万事万物都要使用互联网和大数据，在文书档案管理工作和文秘工作方面也需要大数据和互联网的管理，当前通过大数据实施文书档案管理工作可以对相关文书和档案进行编排。利用信息时代的各种技术方法，能够为我国的文书的文秘工作和档案管理工作带来有效的便利，比如可以对一些文档和资料进行检索，可以有效的节省人们时间和空间，为人们带来极大的便利。

程当中，要健全相应的管理标准。构建现代信息管理平台。对于

国家建筑行业的档案管理，要根据其自身的特征，应用现代技术手段，实现数据之间的交流和共享。第一个管理标准，要求管理工作人员对现代信息化技术有一定的掌握，第二个是要管理对文档的编排，这种管理方式一方面有利于工作人员对工作的信息化管理，有利于减轻他们的工作负担；另一方面有利于文档的检索。

（2）完善文秘和文档管理工作的制度。加强文秘工作信息化的方法是要完善文档、文秘工作管理的制度，只要有了相关的制度，就能要求管理工作人员在制度化对文档进行管理，一方面可以提高管理工作人员的专业技能，制度化的管理模式下，可以减少工作人员的出错现象。在进行文档管理的过程当中，还要加强制度化下的软件管理，这样才有利于文档文秘工作的信息化发展。

（3）提高工作人员信息化水平。提高管理工作人员的信息化水平，一方面需要管理人员掌握现代化信息技术。工作人员掌握现在相关信息技术的方法，是要在工作人员入岗前进行岗前职位培训，完善相关的上岗持证制度，要求信息化管理工作人员考取管理资格证书。要求管理人员接受相关知识的培训，树立终身学习的观念，以便适用于社会的发展。对于档案管理工作人员来说，其必须要强化思想，在开展档案信息化建设时就必须要对数据库进行建设。各大高校也要完善相关的培训知识，为管理工作提供相关需要，另一方面是国家要健全文档文书管理工作的信息化水平，为文秘和文档管理工作提供技术化支持。

（4）健全文秘和文档管理工作的法律法规。法律是国之重器，在任何行业和任何，管理部门都需要法律的约束。要真正做到对文档和文秘工作的管理，还要法律对此进行加强保障，这就要求相关部门要建立相关的法律法规来监督管理工作人员的工作状况，监督反馈是做好文档管理工作必不可少的一个环节，要求管理工作人员对工作做的井井有条，在监督的同时，也应该做到自上而下的管理机制，共同做好档案信息化管理。

一、信息时代文秘工作与档案管理工作面临的问题

（1）缺乏相应管理标准。在信息时代的档案管理工作当中。

最主要的问题就是管理模式的落后，因为信息时代的快速发展，有许多管理机构仍然采用传统的管理方式，利用工作人员对文秘和档案进行管理。在信息技术快速发展的背景下，仍然采用传统的管理模式，会导致文件管理工作无法满足时代发展的要求。这种管理方式，不仅会耗费大量的人力物力，而且不利于文秘工作以及一些机密档案管理的保密性，这种传统的管理模式不利于文秘工作和档案管理工作的进步。

（2）信息化制度不够健全。当前，对于文秘工作和档案管理工作的另一个问题是信息化标准不够健全，在信息时代，对文秘工作和档案工作进行管理，最主要的是利用信息大数据以及互联网对档案进行管理。用信息化对档案进行管理，可以对一些文秘工作和一些档案进行有效的编排，将其编排到具体的系统当中，一方面方便管理人员对文秘工作和档案文书进行编排管理，另一方面便于人们查找和检索，最主要的一方面用信息化的管理模式有利于保证文秘和文档的机密性。

（3）工作人员对信息化管理文档工作的技能掌握不够深入。在这种信息化的管理模式之下，必然要求对信息化掌握程度较高的工作管理人员。在文秘和文档工作管理方面的工作人员仍然采用的是老的工作人员，有些工作人员对信息化管理文档工作的技能不够深入。目前我国很多企业对于管理人员要求较低，并且在工作之后没有进行相应的专业化培训，从而导致档案管理工作人员的专业技能无法适应信息时代下的发展。导致文档管理无法为管理者和一些信息检索人员提供有效的服务。

（4）文秘工作和档案管理工作管理法规不完善。在文秘工作的管理当中，也要建立相关的法律法规，如果文秘工作和档案管理工作管理法规不完善，有可能造成一些机密文档的泄漏现象，当前社会的信息化管理，第一个要求就是信息的保密性，如果信息保密性不完善，有可能对我国家的机密文件遭泄露，不利于我国文档管理的长期发展。

三、结语

当前社会的发展需要信息技术的支持，而且信息技术的发展已经应用到我国各个部门，各个企业。文秘工作的档案管理工作也需要信息化管理，我国在文秘工作和文档工作的信息化管理方面仍然存在许多不足，这需要相关部门建立完善的管理机制和法律法规，另一方面也需要管理人员自身做好知识技能储备，共同促进我国的文档、文秘管理工作。

参考文献：

[1]任富霞.信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].办公室业务,2020(02):117-118.

二、信息时代文秘工作与档案管理工作面临问题的解决方法

（1）健全相应管理标准。在文秘工作和文档工作的管理过

作者简介：顾梦窈（1992—　），女，汉族，江苏南通人。主要研究方向：档案管理。

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