公文处理规定

华东交通大学理工学院

院内公文处理若干规定

为使院公文规范化、制度化，提高公文处理的效率和公文质量，根据国家有关行政公文处理办法，结合我院实际，制定本规定。

一、发文办理程序

（一）办理发文一般包括：拟稿、会签、核稿、审稿、签发、编号、登记、打印、校对、盖章、装订、封发等。

（二）拟稿：文稿承办按职责范围，由院领导、部门负责人或指定的人员按要求拟稿。草拟发文，要符合有关法律法规和规定，要事由清楚、文种规范、结构严谨、表述正确、简洁明了、关键词准确、标点恰当、书写整洁。

（三）拟写、修改、签发、批示公文，应使用黑色水笔或打印，修改文稿可使用红色水笔；禁用纯蓝墨水和各色圆珠笔、铅笔。

（四）会签：公文涉及两个以上部门时，主办部门应主动与有关部门协商会签。

（五）核稿：

（六）审稿：为确保公文质量，必须严格执行先核后签制度。未经分院领导核稿的文件，不得送往院领导签发。

（六)发文编号

1、院内发文：按工作性质归口编号，编华交理工（办、学、教、勤、财、人、保、综、就、土、机、电、经、文、技、图）字【 】号。

2、学院发文：

（1）以学院名义发文或全院性的综合文件，编华交理工【】号，学院其他部门不对外正式行文。

（2）个别性的一般告知事项，以学院名义发抄告单，编华交理抄字（）号。

（3）以学院名义召开的会议通知，不编文号。

（七）签发：公文由院领导签发。经院领导签发的文稿，不得擅自改动，如必须改动时，应报经签发人同意。

（八）缮印校对：学院行政发文由院办编号，打印。凡未经签发的文稿，不得打印。文件打印后，由承办部门或拟稿人负责校对，校对应及时、认真、细致、准确。

（九）分发：文件打印、装订、盖章后，由承办部门分发，并应建立发文登记制度。文件底稿并正式文件一式二份交院办立卷、归档。

（十）公文用纸一般采用标准A4号，左侧装订。

1、转发上级的重要公文、下发指导全院工作的公文、对重要项目或重大行动做出安排

的公文，首页用“华东交通大学理工学院文件”的专业公文纸;

2、上行文，即请示，报告类公文，用眉首较宽的标有“华东交通大学理工学院”的公文用纸；

3、平行文。即某方面的部门工作情况传达、来文批（答）复，与其他单位的业务联系等公文，用标有“华东交通大学理工学院”的公文用纸；

4、抄告单、会议记录等特定格式公文，用特定格式公文用纸。

（十一）发文有关事项

1、发文草拟后，填写“华东交通大学理工学院发文稿笺”（到院办领取），按发文程序办理。

2、文件末尾的成文日期，以学院领导签发时间为准。

3、公文标题应当准确地概括公文主要内容并标明公文种类。

4、发文要进行三方面的审核。一是拟发文是否应由本单位办理，是否符合行文规范，文种使用是否规范，涉及其他部门的是否会签，对不符合要求的拟文予以退回；二是文件内容审核，是否符合有关政策，进行发针把关；三是院办用印前要再一次进行复核，检查其审批、签发手续是否完备，附件材料齐备，公文格式是否统一、规范等。

二、收文处理程序

1、办理收文一般包括：签收、登记、编号、分办、阅批、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等。上级单位和兄弟单位的行政文件、函电等，由院办公室负责办理。院内各部门的收文由各部门自行办理。

2、收文：学校的收文由院办指定专人负责，并建立收文登记制度，收文登记包括签收、拆封、分类、编号、登记等。凡主送学院的正式公文以及抄送学院但与学院工作密切相关必须保存备查的文件，均由院办同意登记、编收文号。学院各部门拆封的文件，属于发至学院的正式公文，也应送学院办公室统一收文。

3、分办：学校收文由办公室分办。凡属上级来文，由办公室主任审阅后，送院领导阅示或送有关部门办理。对事由紧急的公文，应提出办理时限。

4、承办：承办的部门收到交办的公文后，应按照公文事由或领导的批示落实专人及时办理，不得延误、推诿。并及时报告承办人姓名、一般阅知文件应在当天阅完需要办理的文件，主办单位办理时间不得超过两天。

5、传阅：传阅公文要严格登记手续，建立签阅制度，随时掌握公文去向，避免漏传或延误，签阅人圈阅则视为同意或签写全姓名、注明时间。

6、审批公文：主批人应明确签署意见，并写全姓名和审批时间。

7、催办、查办：院领导批示后送有关部门办理的重要公文，由院办负责催办、查办，并及时向学院分管领导汇报办理情况。

三、清理立卷归档

1、上级机关有关单位的来信，以及学院的正式发文，由学院办公室在次年上半年内统一清理。根据文件性质和利用价值，进行立卷归档。没有归档和存查价值的公文，经分管院领导批准后，可以定期销毁，原则上一年集中销毁一次。

2、应归档的公文要收集齐全、分类准确、组卷合理、标注清楚、以便查找和利用。

本规定自颁发之日起实施。