会议管理制度

会 议 管 理 制 度

为规范公司会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本制度。

一、会议类别

1、年度工作总结会；

2、半年度工作总结会；

3、月工作总结会；

4、周工作总结会；

5、专题会；

6、临时会议。

二、会议准备工作的要求

1、办公室应提前做好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等）准备的组织工作；

2、办公室应提前做好会务准备工作，如落实会场，布置会场，备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等；

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3、公司召开会议的会务服务统一归办公室负责；

4、部门内部会议需用会议室的，应由办公室统筹安排；

5、会议组织遵照“谁提拟，谁组织”的原则。

三、会议主持人须遵守的规定

1、主持人应不迟于会前 5 分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备；

2、主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明；

3、会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率；

4、属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见。对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见；

5、主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部门）、达成标准和时间等会后跟进安排向与会人明确。

四、与会人员须遵守的规定

1、与会人员应准时到会，并在《会议签到表》上签到；

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2、会议发言应言简意赅，紧扣议题；

3、遵循会议主持人对议程控制的要求；

4、属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言；

5、遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或关机，原则上不允许接听电话，如必须接听，须向主持人示意，并离开会议室接听；

6 、做好本人的会议纪录。

五、会议时间控制

公司月会、周会、临时行政会议一般为半天时间，根据会议进行情况确需延时的，主持人须征得与会人员意见。

六、会议记录

1、公司各类会议均应以专用记录本进行会议记录；

2、公司由办公室指定一名会议记录人员负责公司会议的记录工作。如有必要，主持人可根据本原则及考虑会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录人员；

3、以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议签到记录，并根据需要整理会议纪要；

4、会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性；

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5、对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样；

6、会议原始记录要归档、保管，并及时将会议记录整理后以书面或电子邮件的方式分发给与会人员；

7、会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。其调阅应严格按公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。

七、会议跟进

1、公司会议决议、决策事项须会后跟进落实的，遵照“谁拟议、谁组织，谁跟进”的原则，或公司指定专人跟进；

2、部门会议决议事项原则由部门最高负责人指定专人跟进；

3、会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准。

八、会议惩处

1、所有参加会议的人员在会议规定召开时间后 5 分钟内未到的，计为迟到；

2、凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议召开结束前 5 分钟提前离开会场的，计为早退；

3、必须参加会议的人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，计为缺席；

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4、无正当理由迟到、早退一次，按《员工奖惩制度》的规定，记警告一次；

5、无正当理由缺席者，按旷工论处，结合《考勤管理制度》，按旷工一天处理；

6、凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由传达人承担。

九、本制度自颁布之日起执行。审批： 拟订：人力资源部

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