企业员工档案管理制度

一、目的与范围

为了规范和管理企业员工的档案信息，确保员工信息的完整和准确性，提高人力资源管理的效率，制定本制度。

本制度适用于所有员工的档案管理，包括在职员工和离职员工。 二、档案的建立和更新

1.新员工入职

（1）新员工入职时，请员工填写入职表格；

（3）制作员工个人档案，标明档案编号，并将入职表格和个人信息存入档案；

（4）将员工的一寸彩色照片粘贴在档案封面上； （5）将员工的档案信息录入电子系统。 2.档案的更新

员工个人信息有变动（如婚姻状况、学历等）时，员工应主动向人力资源部门提供相关证明材料，并要求更新员工档案。 三、档案的管理

1.存放位置

所有员工档案应存放在指定的档案室中，确保档案的完整和安全。档案室应设有专人管理，保证档案的保密性。

2.档案查询

（1）员工有权随时查阅和复印自己的档案，但需提前向人力资源部门申请；

（2）其他员工如需查阅员工档案，需提供合理理由，并经过主管部门同意批准。

3.档案保管期限

（1）员工离职后，其档案应保留至少五年，超过保管期限后可以选择销毁或备份存档；

（2）离职员工的档案必须严格保密，不得随意外传。 4.档案的销毁

（1）档案销毁应经过人力资源部门的审批，并记录销毁的档案； （2）档案销毁时，应采取合理的方式，确保档案信息不被泄漏。 四、档案的保密

1.档案保密责任

企业所有员工都有档案保密的责任，不得随意传阅他人的档案信息。 2.档案保密措施

（1）档案室应设置防火、防潮和防盗设施，保证档案的安全； （2）离职员工的档案应存放在封存的档案柜中，严禁随意拆封。 3.外部披露

除法律法规规定外，不得出售、泄漏、透露或提供员工档案信息给任何外部机构或个人。

五、违规处理

1.对于违反本制度的人员，将依据企业相关管理规定进行相应处罚。 2.违法行为比较严重的，将依法纳入行政处罚或诉讼程序。 六、附则

1.员工档案管理制度是企业人力资源管理的重要组成部分，员工有义务遵守本制度的规定。

2.本制度的修订和解释权归企业所有，并由人力资源部门负责解释和管理。

3.本制度自颁布之日起执行，如需要进行修订，应经人力资源部门审批。修订时，需通知全员并记录修订内容。

本企业员工档案管理制度旨在规范员工档案的建立、更新和管理，确保员工信息的安全和准确性。通过对档案的建立、更新、查询、保管和销毁的规范，可以提高人力资源管理的效率，保护员工的个人隐私，并为企业提供决策和管理的依据。同时，制定本制度还为处理员工违规行为提供了依据和处罚措施，确保员工档案管理的严肃性和权威性。