企业档案管理制度

一、概述

企业档案是企业按照国家有关规定和管理制度，对企业的经营活动和管理活动进行记录，反映企业的各项情况，是企业的重要资产和历史文化遗产。为了规范企业档案管理，提高档案利用效率，维护企业合法权益，制定本企业档案管理制度。

二、档案管理的基本原则

1.依法管理：严格按照有关法律、法规、规章和标准管理档案。档案管理人员必须认真学习有关规定，自觉遵守，不得私自处理档案。

2.合理利用：将档案资源进行合理利用和充分开发，提高档案利用效率，促进企业的文化和科学技术的发展。

3.现代化管理：采用先进的管理技术和信息化手段，提高档案管理服务水平，增强档案管理工作现代化程度。

4.保密原则：按照规定做好档案保密工作，严禁公开、泄密。

三、档案管理的职责

1.制定和修订企业档案管理制度和规章制度，监督、检查全公司档案工作。

2.负责企业档案工作的协调和目录、分类、归档、保管及利用工作。

3.制定企业档案借阅和查阅的管理规定和办法。

4.编印企业重要资料的档案目录和档案保管手册。

5.对企业档案材料进行修缮、整理、保护和传输。

6.收购或接受来自外部单位的有关企业的档案资料。

7.对涉及国家重要保密的档案进行保护和管理。

四、档案类别分类及保管

1.经济业务类档案：包括企业历史、发展规划、制度建设、产品设计、市场营销、财务、物质生产、设备管理等业务活动的记录。

保管方式：该类档案可分门别类保管，根据业务类型、时间先后、重要性等因素制定归档和借阅办法。

2.劳动用人类档案：包括招聘、录用、工资、福利、退休、复员等与职工有关的记录档案。

保管方式：按照规定的保管期限及归档要求，密封保存的方式进行保管。

3.安全生产环保类档案：包括安全生产管理、环境保护、职业卫生等档案。

保管方式：该类档案根据保管期限进行归档，重要资料归并保管，及时更新并开创新的方式进行保管。

4.行政公文类档案：包括各种机构编制规定、组织机构、行政管理、决策、科技管理、文化建设等档案。

保管方式：该类档案可根据各种目录和目录表制定补充，对各种行政报告报表等经常使用的档案建立公用目录。

五、档案的借阅与利用

1.借阅：只有经过管理人员同意，有借阅资格的人在了解档案性质和保密要求后，才可以进行档案借阅。

2.利用：档案利用分为两大类，一种是档案的研究和利用；另一种是档案的传媒和宣传。

3.档案借阅和利用，须保证不泄露档案资料的保密性，不损害国家、企业和个别员工的名誉和利益。

六、档案的保护和销毁

1.档案保护：

(1) 保管措施：封存、密钥、密封等技术及方法加强保管。

(2) 防火措施：建立火灾预防制度，增加消防器材，在经济条件允许的情

况下对档案室进行防火设施的加固等。

(3) 防震措施：必要时应采取防震措施，对档案室进行加固。

(4) 防水防潮措施：要对档案过程及档案室进行除湿、防潮处理。

2.销毁措施：

(1) 对已经达到规定保管期限的档案资料，要按照规定的程序进行销毁。

(2) 对不准予归档的文件应及时销毁。

(3) 予以销毁。

未达到规定保管期限但已失去保存价值或对企业的损害性很严重的，

七、档案管理的监督与检查

1.进行档案管理的监督和检查，分为小规模检查、中规模检查、大规模检查等。

2.企业要加强档案管理工作的宣传和教育，提高档案管理人员的业务水平，不断完善和规范档案管理工作。

八、制度的执行

1.档案管理制度必须严格执行，如有违反者，该当受到相应的处理。

2.本制度的修订，按企业情况决定，修正后须重审定，并向全公司宣传及实施。

九、总则

本制度针对本企业的实际情况，由企业档案管理领导小组制定并加以实施，对档案管理工作的完善和规范，具有重要的意义和作用。企业档案管理制度的实施，需要全体员工的齐心协力和认真配合，实现企业档案管理的现代化和规范化，促进管理和服务水平的长足发展。