COP-8.5-04商务接单流程程序

 深圳市西客科技有限公司 编号 版号 生效日期 COP-8.5-04 A 2014.03.01 程 序 文 件 修改状态 拟制 日期 . 8.5–04—商务接单流程程序 COP– 发 放 编 号: 本 版 修 改 记 录 日期 修改原因及内容摘要 修改人 审核人 审核 批准 批准人 日期 日期 深圳市西客科技有限公司 版号 修改状态 A 0 文件编号 COP-8.5-04 第 2 页 共 3 页 确保客户的定单得到迅速有效的处理，使顾客满意。 二. 适用范围 本程序适用于对顾客定单处理的控制。 三. 职责 1. 国内营销部/外贸部负责接受顾客的订单，向顾客回复处理情况。 2. 采购计划部负责对顾客的产品进行确认和验证发货。 3. 相关部门负责处理与其有关的顾客投诉。 四. 工作流程图 见附页 五. 工作程序 1. 国内营销部/ 外贸部商务收到顾客订单时，应及时进行处理，首先将订单录 入至ERP系统做成销售订单，然后根据销售订单确认是否有库存,若确定为 有库存则打印发货单据并提交到国内营销部/外贸部经理签字确认。确认后 交财务签字并监控款项。收到款项联系采购计划部交仓库安排发货。 2. 若顾客订单某一产品库存量不足,与客户沟通具体交货时间安排发货。下订 货通知单给采购计划部并提交到国内营销部/外贸部经理签字确认。 3. 对所有的顾客订单，国内营销部/外贸部商务都应进行统一归档保存。 4. 对货物在物流渠道上的流通环节商务应该进行跟踪，确保顾客满意。 一. 目的

深圳市西客科技有限公司 版号 修改状态 A 0 文件编号 COP-8.5-04 第 3 页 共 3 页 流程说明 1.原则上必须传真订货单，且订货单必须 操作流程 外贸部/国内营 开始 销部 录入系统生成销售订 单/样品单 商务/仓库 OK 核实订核实库存 单价格 NG 订单评审 采购计划交期 采购计划部 生产入库 出 商务制作 销售商务 库单/发货单 财务审批货NG 财务部 款 Ok 仓库 发货 结束/归档 商务 责任部门

单据 《销售订单》 有客户的清晰盖章（公章/合同专用章）， 《订单评审单》 《出库单》 《发货单》 《出库单》 务核准后的《发货单》/《出库单》交给仓订货单上必须列出所需要订的产品类目，数量，单价，总价。如果有赠品等物件需要在备注上详细列出。 2.销售订单/样品单由商务录入系统，经部门经理审核。 3.样品单分为两种，一种为客户付款购买，以销售出货处理。另一种为客户借机，借机以1个月为限，1个月后需归还，否则将以销售出货处理。 4.研发从仓库领取物料制作的工程样机或客户样机需入成品仓库，否则将由领用人支付物料费用。 5.订单评审仅限没有评审过的产品，已经评审过又无改动的产品不需要再次评审，由采购回复交期即可。 6.《出库单》/《发货单》一式三份，一份随货给到客户，一份给到仓库，一份给到财务。 7.《出库单》/《发货单》由商务制作打印，经部门经理审核后交财务核准，商务将财《发货单》 《销售订单》 库，仓库发货。 8.商务由所有订单按时间、客户进行归档保存。