关于企业档案工作情况调查报告

党和国家工作重点转移后，档案工作如何更好地为国民经济开展效劳，这是当前档案界共同研究的重要课题。带着这个课题我们饱满区××局对企业档案工作开展了一次深层次的调研，以下是这次调查的结果报告： 一、现状：

(一)目前多数企业的档案工作远远落后于现代化开展程度。有建档意识的企业老总，档案工作的好坏仅以文件材料搜集得是否齐全完好为准，归档的案卷不进展整理、编目和排架管理，不进展企业档案分类或分类不科学、不适用，整个档案业务就必将发生管理混乱，直接影响到档案信息的开发利用。

(二)长期以来，企业档案工作一直是薄弱环节，从管理体制来看，很不适应档案工作的开展，详细表如今：体制陈旧、机构重叠、关系穿插，致使档案没有一个好的归宿，甚至认为无档可建，有档也无用，好坏都是老总说了算。形成了一人一只箱、一年一包帐、各自为政的分散、混乱管理现象。 (三)少数企业将自己封闭在一个被动的圈子里，缺少与外界的交流与沟通，不承受新信息、新知识的条件与时机。档案材料任其乱堆乱放、虫蛀鼠咬、霉烂变质，造成档案材料的严重损失。在工作中需要查找档案时，翻箱倒柜，到处寻找，找不到档案就靠回忆、想当然处理了事，失去了真实性和可

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靠性。 二、阻力：

(一)建档无用论。这是一个很普遍的问题。有的经营者认为自己的买卖自己做，建了档案给自己看，是无效劳动;也有的经营者认为，纳完税，交够费，一不违纪，二不违法，建档案有什么用;还有的经营者觉得，帐目、技术与客户都在心中装着，何必劳神费力建什么档案呢，所以，他们对档案人员和政府主管人员持冷漠态度，即便同意建档，对一些至关重要的资料也不拿出来。

(二)怕泄密。这也是一些经营者不愿建档的原因。一怕技术泄密，同行顶同行，对自己经营不利;二怕市场信息泄密，同行争了利，效益下降;三怕帐目泄了密，露了富，招来不必要的费事。

(三)舍不得投入。有的经营者对建档很热心，认为是好事，但一听说要花钱买用具、用品，而且要有专门的地方保管，就推托。

(四)资料不全，难以建档。在建档工作中一些经营者虽然同意建档，但一接触实际问题，一些原始单据、说明书、图纸、文件证书、资料、协议、计帐单等不注意保存，随手就扔掉了，使建档工作难以做到齐全、完好和有效利用。 (五)有的乡镇主管人员有畏难情绪。一是身兼多职时间搭不起;二是私营业主不配合，工作难作;三是经营不稳，怕今年

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建明年垮，建档白费力，因此迟迟打不开场面，工作一直上不去。

(六)档案主管部门对建立个体私营经济档案的宣传不够。个别经营者对建档没有明确的认识，如有的提出建立档案对我们有什么好处?能使我们产品卖出去吗?有些建档早的业主甚至还说我们建档好几年了，我们的产品也没打出去等问题。

(七)存有小农经济思想。改革开放给农民带来了翻天覆地的变化，但小富即安的思想仍然存在。在消费经营上缺乏现代工业管理意识。在技术创新上、管理方法上仍处于手工作坊的形式上，起点低、速度慢，束缚了消费的开展，经不起风浪，因此对建档不感兴趣。 三、方法及对策：

企业的转轨变形和深化改革、开放搞活，促使企业的档案管理工作的内容、范围和其复杂程度都在不断地深化、扩展。从一个企业来看，其收藏管理的档案信息数量日趋庞大，内容不断丰富，利用查询频繁，要想做到科学有序管理，就必须首先根据企业档案的自然形成规律，以及档案互相之间的有机联络，遵循一个统一的准那么，将企业档案分门别类，形成一个具有一定附属关系或相关平行关系的有机系统，这就是企业档案分类。那就应该做到以下四点：

1、在争字上下功夫。档案工作是个效劳性的工作，而且效

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益是隐形的，价值是潜在的，不容易引起指导的重视、支持、关注和理解。所以我们要主动树立为私营企业建档效劳的思想，这就需要付出比别人更大的努力，建档为用档在坚持?标准?的同时，保证私营企业建档的质量。要视私营企业档案资料的多少及私营企业规模的大小来确定企业档案的类目设置，这里局指导人员可帮助企业建初期?企业档案分类与实用参考?例如：一本原始档案也许不能说明什么，但多份档案，多年的档案组合在一起，可能就会说明一个问题和一种开展趋势。假如对这些档案资料进展深化的研究、比照，从中找出一些经历教训，或是一些规律性东西，那么，这些档案的潜在价值也就被充分地发挥出来。所以?业务标准?一定要在立卷前制定出来，做到胸有成竹，切记急于求成，先立卷后制定标准，结果欲速那么不达。

2、在用字上加大力度。重新审视档案的概念和功能。例如：有的私营企业业主比拟看中自己的发家史，擅长积累资料，甚至一份往来信函都会保存起来，他们有一定的文化素养，不但懂经营、会管理，而且有建立档案的愿望，具有档案意识。针对有档案利用要求的，可按事先选定的档案类目，制定出更详实的企业档案归档范围、保管期限、分类编号方案，以便统一立卷归档标准，使档案对号入座，这样才能保证档私营档案企业的完好性和科学性，保证了私营企业建档质量的同时不要注重装订美观整齐与否，要注重档案的分类准确

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与否，这样才能做到一份档案追回无形资产，将对企业今后的开展起到举足轻重的作用。

3、在新字上抢在人先。前面谈到目前多数企业的档案工作现代化开展程度，工作的好坏仅以文件材料搜集齐全得完好为准。正是这种工作方式使企业档案人员将自己封闭在一个被动的圈子里，不能为企业的消费、经营、决策提供新思路、新方法。只能作为一种辅助性的部门存在，因此不受重视。所以在新字上抢在人先，实现档案管理现代化已势在必行。企业的规模、资金、消费才能在市场经济瞬息万变的今天，企业要想生存，就要理解市场、把握住商机才行。而最快捷、便利的获得信息的方式就是企业档案工作上网。但由于企业没有专门的科研机构，没有专人进展信息情报等方面的搜集与研究，这在很大程度上制约了企业的消费经营开展，我们档案部门可将各企业的经营规模、产品类目、开展理念等树立企业形象的宣传材料及企业产品的性能、质量、规模、价格做成网页，全天候推销他们的产品。主动承当起企业与外界沟通的桥梁。

4、在教字上强化培养。通过调研感到目前档案队伍现状没有经过专业培训，难以胜任，加之属于兼职，当作分外工作来干，很难干好。当前首先，要有针对性发现和培养典型主动帮教，示范指导，旨在树立样板。其次，抓典型树样板、搞培训采取典型引路、以点带面、学习观摩、召开现场会等

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路子，组织档案人员到档案工作做得好的企业进展参观学习，互相交流，互相促进，以看得见、信得过的实例，来示范带动档案工作的开展。这样在拓宽企业档案人员的知识面的同时又进步其业务程度，为的是使企业的档案员从企业档案的守门员转变为信息导航员，企业档案管理工作才能走上正规化的轨道。

总之，档案这个知识和信息传媒的主要载体。如何直接把知识信息作为一种资源转化为企业的利润和效益，为社会创造更多的财富，这就是我在这次调查中所要研究的问题。

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