档案管理工作报告

南京市六合区金牛山水库除险加固工程

建设管理单位

档案自检工作报告

南京市六合区金牛山水库除险加固工程建设处

二○一○年四月

南京市六合区金牛山水库除险加固工程

档案自检工作报告

一、工程概况

金牛山水库系我区五座中型水库之一，始建于1958年11月，为南京市最大的一座中型水库。总库容9286万立方米，兴利库容5165万立方米，汛控水位21.5米，防洪库容3861万立方米。江苏省发展和改革委员会于2008年2月22日以苏发改农经发[2008]147号文批复其初步设计，工程总投资5405万元，施工总工期为14个月，工程主要建设内容为：大坝加固、溢洪闸翻建、输水涵洞翻建、金属结构与电气设备更新，以及工程管理设施改造等。工程共分为4个单位工程。

工程的项目法人为南京市六合区金牛山水库除险加固工程建设处，主管部门为南京市六合区水利局，设计单位为南京市水利规划设计院有限责任公司，监理单位为江苏省水利工程科技咨询有限公司，土建与安装施工单位为南京市水利建筑工程有限公司，金属结构制造单位为江苏省水利机械制造有限公司，液压启闭机制造单位为江苏中显机械有限公司，自动化安装单位为南京河

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海南自科技有限公司，质量安全监督单位为：南京市水利工程质量安全监督站。

金牛山水库除险加固工程于2008年9月30日正式开工建设，至2009年汛期前，溢洪闸翻建、输水涵洞翻建、主坝加固等主体工程建设全部完工，2009年6月29日水下工程通过省市验收；2009年6月29日-2009年7月5日南京水利科学研究院进行了蓄水安全鉴定；2009年11月工程完工；2010年3月26日建设处组织了单位工程暨合同工程完工验收。在工程建设过程中，由于建设管理工作做得比较扎实，2009年2月被省水利厅授予优秀项目法人。

二、档案管理情况

由我处建管的南京市六合区金牛山水库除险加固工程在建设过程中形成了大量的有价值的档案资料，这些资料是工程建设的真实记录。我处从工程开工伊始，就十分重视档案的收集、整理与归档工作，把档案管理工作作为工程建设管理的一个重要方面来抓，做到工程档案管理与工程建设同步进行。在工程建设中，我处同参建的设计、监理、施工等单位一起，齐抓共管，协调配合，共同做好档案管理工作，各参建单位均形成了较为完整、准确、系统的档案资料。到档案专项验收时共形成工程档案217卷，会计档案27 卷，光盘档案1卷，照片档案1卷82张，图纸889张（其中竣工图529张）。载体质量、案卷质量、档案编目等基本符合规范化、标准化的要求。

现在我们把在工程建设过程中如何进行资料收集、整理、归档的做法总结一下。

(一)统一思想，深化做好档案管理工作重要性、必要性认识。我处本着对历史和人民高度负责的态度，始终把档案管理工作纳入工程质量管理体系来抓，组织广大参建人员认真学习档案法、档案管理条例，深化三个认识。一是深化依法建档的认识，档案管理工作是法律赋予工程建设者的职责，应高度重视，认真做好。二是深化档案管理与工 程建设管理密不可分，是工程建设管理工作一个重要组成部分的认识。三是深化档案工作不仅是专兼职档案员的工作，也是全体工程建

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设管 理者工作的认识。除了档案人员必须熟悉档案业务知识，每个工程建设管理者都应具备必要的档案管理知识。只有这样，才能增强全员档案意识，确保档案管理工作的每个环节能达到规范化。通过深化三个认识，提高了各单位做好档案管理工作的自觉性与主动性:增强了档案管理人员爱岗敬业、无私奉献的精神。

（二）加强领导，确保责任到位。为了从组织上保证工程档案管理工作的正常开展，根据“统一领导，分级管理”的原则，我处以六金建[2008]14号文成立了由主任任组长，副主任和技术负责人任副组长，专职档案管理员为成员的建设处档案工作管理机构，负责建设处档案管理的领导与协调工作。另以六金建[2008]15号文成立了由主任任组长，技术负责人、总监、项目经理任副组长，各参建单位专职档案管理人员为成员的本工程档案工作管理机构，负责本工程的档案管理的领导与协调工作。同时明确要求监理、施工单位成立相应的档案管理领导小组，配备专兼职档案管理人员，形成了自上而下的树状管理体系与责任体系，使档案管理做到人员明确，职责分明。

（三）强化管理，狠抓制度建设。为了提高档案管理的规范化、标准化水平，我处依据档案管理方面的有关规定，并结合工程的实际，以六金建[2008]7号文制订了《南京市六合区金牛山水库除险加固工程档案管理要求》，制定了档案工作人员岗位责任制、档案利用制度、档案保管制度、档案保密制度、立卷归档制度，使档案从收集、归档、整理、组卷、利用到鉴定和销毁均做到有章可循。我处档案管理工作各项制度公布上墙，便于大家在实际工作中对照执行。

（四）注重投入，创建良好的档案管理设施。为有效地保护和利用档案，我们在有限的办公用房中辟出基本符合“八防”要求的临时档案资料办公室，同时我处安排专项资金配备必要的档案工作设施和设备用于档案管理。如:空调、电脑、复印机、档案柜、数码照相机、摄像机、扫描仪、投影仪、打印机、装订机等等，从硬件上保障档案管理工作。

（五）加强学习培训，提高档案人员的业务水平。为了能不断提升先进的档案工作方法和理

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念，提高档案人员的业务水平。一是本工程开工后，我们即组织各参建单位的专业技术人员和档案管理人员认真学习《档案法》、《江苏省水利厅水利基本建设项目(工程)档案资料管理规定》等文件和规范，结合实际工作深刻领会要领，促进档案人员强化档案意识，熟悉业务知识，在工程建设的第一时间内即开展好档案管理工作。二是积极安排建设处、监理、施工单位有关档案管理工作人员参加省厅、市水利局举办的各类档案工作培训班，进一步提高业务水平。遇有新规范出台，及时传达至各参建单位，帮助他们了解新政策、掌握新知识，不断更新自己的观念，并在实际工作中立即贯彻执行。三是请水利系统业务方面和省水利厅、市水利局的专家来检查、指导工作，及时修正工作中的失误。通过不断的学习、培训和检查得失，档案人员的业务水平不断提高，档案工作也跟上时代的步伐，越来越标准化、规范化。

在学好相关知识的同时，我们结合工程的实际，编制出切实可行的档案分类方案，并认真贯彻执行。同时，根据建设过程中出现的具体情况进行修正和完善，尊重资料间历史的、有机的联系，力求所收集的资料真正真实地记录工程建设全过程。

三、加强指导，确保质量到位

为保证项目档案资料的完整齐全，工作中我们切实加强工程档案工作的检查和指导力度。

（一）施工期间，我处技术人员经常深入工程现场，了解项目建设和档案管理工作的进展情况，特别检查每个重要环节和关键阶段的资料收集情况，做到资料收集与工程进度同步进行。对发现的问题，首先听取施工、监理等相关单位的情况说明，然后在与工程技术人员充分沟通的基础上提出建设性意见，对及时整改、保证所收资料的内在质量、提高参建各方的档案管理水平等方面起到了良好的促进作用。

（二）着重抓好其它各门类档案的收集和整编工作。在工作中我们发现，工程技术人员按照

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以往的经验，对施工资料收集得比较齐全。但对工程前期资料、监理、声像、设备和财务资料有所忽略，特别是对声像、设备和财务资料的规范化整编不甚了解。针对这一情况，我们加强了这几类资料的检查力度，并结合会计、设备和照片等门类档案的整编规定，具体地指导整编方法，有效保证了各工程各门类资料的齐全完整和制作规范。

（三）确保竣工图质量。竣工图是工程的实际反映，是水利工程档案的重要组成部分，必须做到图物相符。施工过程中常涉及一定数量的设计变更，除了相关的文件资料，这些变更应该在竣工图中得到最直观的体现。但在以前的实际工作中，我们也发现一些非重大设计变更在竣工图上被忽略，造成竣工图与现场实际不尽相符的现象。为此，我们特别强调在编制竣工图的注意事项，要求参建各方在各自的环节切实把好竣工图质量关，确保图物相符，图面整洁、清晰，加盖竣工图章并签署完备。

四、对照标准，规范整理

目前，我处依据工程档案资料整编方面的国家标准、行业规定及水利部、省水利厅、省建管局的有关文件要求，积极开展档案的收集、归档、分类及组卷等各项整编工作，力求做到规范化、标准化。

（一）工程档案的收集、整理、归档与工程建设实行“四同步”。

我处在工程建设管理中做到:工程从招投标时，就同时进行文件 材料的收集、积累和整理工作;签署施工、监理合同时，对工程档案 (包括竣工图)的质量、份数和移交工作提出明确要求;检查工程进度与施工质量时，同时检查工程档案的收集、整理情况，及时发现问题并进行整改，保证工程档案的收集整理做到及时、准确、完整;进行单元、分部及单位工程质量等级评定和验收时，同时验收应归档的文件材料的完整程度与整理质量，并在验收后，及时整理归档。通过 实行\"四同

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步\"，保证了工程档案资料的收集整理的完整、准确、系统。

（二）工程档案资料的分类、案卷题名、竣工图制作及电子档案制作 实行“四统一”。

由于工程参建单位多，各单位的起点、水准不同，人员素质参差不齐，对档案整理的标准、规定理解也各不相同，因而只有对工程档案实行“四统一”，才能保证档案整编的规范化和标准化。

1、统一分类目录。我处按照省水利厅苏水办[2003]1号文《关于印发<江苏省水利厅水利基本建设项目(工程)档案资料管理规定>的通知的要求，将工程的目录分为综合类、施工文件、监理文件3大类，同时又针对本工程的特点，将施工文件与监理文件细化为从开工报告到竣工图，并对其中的单元、分部、单位工程质检、质评及报验资料按顺序编排了详细的目录，具有很强的操作性与实用性，做到我处建管的单位工程目录编排一致，为整个档案汇编立卷打下坚定的基础。

2、统一案卷题名的格式。我处按照《科学技术档案案卷构成的一般要求(GB/Tl1822-2000)规定的标准统一到江苏省档案馆购置由省 档案局统一监制的档案盒;案卷脊背统一用100g白纸制作，做到尺寸统一，字体与字号统一，使案卷的外观做到整齐划一。

3、统一制作竣工图。我处要求各施工单位将设计变更资料及准确的现场测量资料统一提供给专业人员绘制竣工图，以确保竣工图制作的精度，做到图物相符，真实反映工程的实际。

4、统一制作相关电子档案。我处要求各施工单位在工程完工验收时，向我处移交实物档案的同时，一并移交卷内目录电子版及刻录成光盘的竣工图，由我处统一编制案卷目录电子档案及完整的竣工图电子版，以便工程档案的查找与利用。

（三）抓好档案立卷质量工作。

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1、文件材料来源力求正本原始件，尽量不使用附件，尤其是重要文件材料如项目批复、合同等绝不马虎。若多个卷册同时使用一份文件必须使用复印件的在卷内备考表中指出原件存档的所在案卷。

2、对编目组卷工作，力求使文件材料有序、编目正确，符合档案上的规章制度，认真写好卷面、卷内目录、卷内备考表这三张表，对案卷内的文件材料认真编页号，并由他人核对，尽力避免重编漏编。

3、对竣工图尤其严格把关，要求施工单位提供的竣工图一定要盖水利厅下发的统一样式的标准竣工章，并填写认真准确，对不符合归档要求的拒收，直至合格为止。

五、开发资源，提高档案的实际利用效果

随着新时期档案工作要求的不断提高和计算机及网络技术在各领域的广泛运用，档案资料的管理也进入了一个网络化、数字化的新时代。我们在确保纸质档案齐全完整、制作良好的同时，加大投入，运用更先进的现代化手段管理工程档案。在本工程的档案管理中启用了省水利厅提供的“世纪科怡档案管理系统”开发软件对工程档案资料进行优化管理。虽然在应用过程中遇到了一些困难，但在省厅、市水利局专家的大力帮助和支持下，已经基本取得了预期效果。

六、加强考核，确保奖惩到位

档案工作是一项非常重要但相对枯燥、烦琐的工作，档案人员除了有较高的业务水平，还要有热爱本职工作、尽职尽责的良好职业道德，才能做好档案工作。档案管理人员在文件收集与整编过程中付出了大量心血和辛勤汗水，但却默默无闻、身居背后。有时甚至还要面对不够理解和配合的抱怨等等。为充分调动档案人员积极性，我们把档案管理工作纳入考核范围。对责任心强、

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耐得住清苦工作，并有良好的职业道德的相关档案管理人员给予表彰和奖励。对不重视档案工作的参建单位，我们及时提醒，严格要求。对责任心不强、业务不熟悉、态度不端正的档案人员，我们坚持不顾情面，及时撤换，确保奖惩到位。

七、自我评价

金牛山水库除险加固工程档案工作保障体系健全，有效地保障了项目档案工作的顺利进行；归档文件材料的内容完整、准确、系统，归档手续、时间与档案移交符合要求；积极开展了档案信息化工作。自检结论：南京市六合区金牛山水库除险加固工程档案文件符合水利部《水利工程建设项目档案验收管理办法》、《江苏省水利厅水利基本建设项目(工程)档案资料管理规定》、建设处制定的《南京市六合区金牛山水库除险加固工程档案管理要求》等要求。自检得分99分（签订有关合同协议时，同时提出归档要求扣1分），档案资料整编质量自评优良。

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