秘书学论文

一、秘书要说话

一提“秘书”,人们很容易同“笔杆子”相联系。的确,秘书作为领导者的参谋和助手,必须具有一定的写作能力,他们应该是笔杆子。但如果把秘书工作理解为就是抄抄写写,只动手不动口,几乎与说无缘,就未免偏颇了。长期以来,很多人的头脑被“君子欲纳于言而敏于行”之类的古训束缚着,从使用秘书的领导者到秘书本人,往往重视“写”而忽略“说”。领导者挑选秘书喜欢“讷口少言”的,秘书本人也把“少说多做”作为自己的一个行为准则,加之不少人吸取以往“祸从口出”的教训,时时提醒自己“谨言慎行”,于是,在说和写的天平上,发生了严重倾斜,轻“说”的观念逐渐形成。

但其实,作为一名秘书,需具备的能力是多方面的,“说”的能力也不容忽视,一个企业或事业单位犹如一架机器,说话犹如润滑剂,它渗透、滋润着各个零部件;没有润滑剂,机器根本无法运转。秘书部门是一个单位联结上下、左右、内外的枢纽。可以说,一个单位的全部工作都离不开秘书部门的参与,搞秘书工作也就离不开说话。秘书需要说话,是由其工作性质、内容、作用决定的。秘书要为领导的决策及其实施服务,要汇报工作、传达指示、开展调查研究、传递信息、接待来访、处理日常事务等,除部门使用书面语外,大量运用的是口头语言。“说”在秘书工作中起着重要作用。

二、秘书要会说话

但是,秘书说话也有技巧需要遵循的,比如下面的这四点,就是作为秘书平时言语而言首要遵循的规范:

1.讲真情说实话

“真”是指感情坦诚而真挚,“实”指内容确凿而充实,即以真实情感讲真实状况。这一要求,是秘书地位、作用所决定的。秘书作为领导的参谋、助手,工作在领导身边,直接为领导决策服务,无论是提供信息,协调矛盾,还是处理日常事务,缺少对人、对事的诚意,不讲实情,必将造成不堪设想的后果。做到讲真情、说实话,要求秘书要有真挚的情感;要有求实精神;有敢于承担风险的精神;不说假话、大话、空话。

2.讲原则有分寸

秘书说话要讲原则,是秘书必备的素质之一。这里的“讲原则”,不是总讲“原则话”,一些抽象、空洞的道理,而是讲原则性。这种原则性体现在以下方面:坚持政治性原则,其客观标准是符合四项基本原则,无论对内对外,说话把好“政治观”,违背国家、人民利益的话不说,违反党和国家方针政策的话不说。坚持工作原则,秘书工作的根本原则是为领导工作服务,包括为本单位领导及上级领导服务,为基层服务,秘书说话要有利于领导决策的贯彻执行。坚持规范性原则,秘书工作中的很多内容具有规范性,如接待工作、电话事务等,在长期的实践中,形成一套约定俗成的规范,秘书应了解、掌握、运用,说话符合规范要求。坚持道德原则,秘书上下联系,八方接触,在一个单位里,了解的情况比一般人多,尤其工作在领导身边,可以掌握一般人难以了解的机密,如果不讲原则,自我炫耀,随意乱说,将造成严重后果;秘书还可能了解包括领导在内的某些人的隐私,不负责任地传出去,更是后患无穷,这些都是缺乏道德的表现。

秘书说话讲原则的同时,还要讲究策略,注意分寸,即表达内容及方式要适度。

秘书特殊的工作环境,要求在某些情况下,说话必须把握分寸。多说一句即为多,少多一句可谓少。说深了,难以拔出;说浅了,难以奏效。分寸的把握是个较为复杂的问题,它涉及到思想认识及语言运用等多方面因素,其重要性不可忽视。说话有分寸,也是一种表达艺术。善于说话的秘书,往往从下面几个方面把握说话的分寸:注意措辞;掌握“火候”;委婉含蓄;以及慎言。在各项公务活动中,秘书说话,都应坚持原则,掌握分寸,准确地表情达意。

3.讲效率贵简明

说话者用于说话耗费的时间与说话效果成正比,如果耗费时间多,收效少,效率就低。日本有的企业在会议室里贴有计算公式,说明参加会议的人数和所占的时间是如何表现为费用的。我们有些人缺乏时间价值观念,一味浪费时间,就个人而言,已是损失。因此,包括秘书在内的国家公务人员,说话时应注意简洁明确,讲究效率。

秘书说话,必须简明。假如秘书向领导汇报工作,十句话可以说清的问题,用了二十句乃至三十句,不仅耽误了领导的时间,主要问题还可能被废话淹没,贻误工作。写公文要短些,再短些;说话同样应短些,再短些。秘书说话达到简明要求,可从以下几个方面努力:恰当选词;长话短说;通俗易懂;切题;免去不必要的重复;戒掉口头禅。

4.善机变巧应对

善于机变,巧于应对,是口语表达者应具备的一种技巧。说话语境千变万化,尽管说话者力求适合语境需要,但经常会出现始料未及的情况,说话就需临场调整内容,改变方式,机敏、巧妙地应对意外。

秘书说话更需善机变,巧应对,这是秘书特殊的工作性质、工作环境所决定的。秘书工作的被动性、秘书人员的辅助地位,决定了秘书部门经常处理一些意想不到的事。如处理突发事件,情况紧急,需当机立断,就不能按常规情况说话。面对这些突然出现的情况,秘书应处变不惊,镇定自若,机智巧妙,应变适当。这种应变能力,是秘书人员必备的基本能力,体现在语言表达上,即为机变表达技巧。它绝不是见风使舵、八面玲珑的投机取巧,而是在特定语境中,使言语处于优化状态。说话善机变,需具备以下的条件:思维敏捷,反应迅速;知识面广,注重思想修养;把握准契机。

三、秘书要善于说话

除了了解秘书说话的要求之外,秘书在日常的话语中还需要加强自身的话语魅力,下面四点应用在秘书日常言语中可以增强其话语效果:

1.先听别人怎么说——善听

善于说话的人,同时也应是个善于静听的人。说话是双向沟通,在一个交流过程中,双方都可以说,但又不能同时都说,只能一方说,一方听,有说有听。俗话说,“说三分,听三分”,可见听的重要。美国一位女企业家曾风趣地说:“一位优秀的管理人员应该多听少讲,也许这就是上天为何赐予我们两只耳朵、一张嘴巴的缘故吧!”

善听是建立良好关系的前提,认真倾听对方的述说,会增加了解,密切感情,为深入交谈打下基础。

善听是洞察人心扉的手段,说话能有的放矢,切中要害,需真正了解对谈对象。“先听别人怎么说”作为一种能力,有助于说话者辨别真伪,抓住精要。有些情况下,交谈对象的言语表达同内心所想,并不完全一致,一些“弦外之音”、“难

言之隐”是靠耳力听出来的。

善听是走向善说的捷径。你要想做个善说者,必须先学会善听。因为通过耳朵,源源不断的信息,为你提供大量说话材料,使你说话内容丰富、有针对性。并且,善听有助于发现听众的兴趣所在,有时可以顺应这种兴趣,讲话题引向深入,或从听众关注的热点,采用恰当的方式,将之引导到预定的话题,达到交流目的。善听还是集思广益的保证,“兼听则明”,善说者的智慧,很大一部分是听来的,认真听取各种议论、意见、建议,从别人的话语中,汲取养分,从中受到启示,拓展思路,以丰富自己的说话内容,确定最佳表达方式,这是一种聪明的做法。

2.迂回战术——婉言

说话直来直去,固然是种优点,但不分场合地直言,就会变成缺点。某些情况下,话不能不说,又不能直说,还要让对方听懂,就得用婉言。“婉”与“直”相对,是指采用恰当的方式、巧妙的言辞,委婉、含蓄地表情达意。其特点是不开门见山说话,不直截了当表态,避免同对方作短兵相接的交锋,而是用某种载体或外衣,将要表达的意思作些伪装和掩饰,使听者能听出“言外之意”、“弦外之音”。婉言的作用不可低估。你同交谈对象的观点发生分歧,矛盾即将激化时,婉言可帮你解围;要批评、否定对方的观点或做法时,婉言会使你的话减少刺激性,对方免于尴尬,乐于接受你的观点;需对某项工作表态,而你的意见考虑尚不成熟,婉言会使你的话留有余地,免于被动;交谈中遇到突发情况,令你尴尬,婉言会显示你的沉着和机智,帮你拜托窘境。得体的婉言,能表明说话者的善意和对交谈对象的尊重,体现说话的策略和技巧,显示一种文明和高雅的风度,是种受人欢迎的说话方式。

秘书工作的天职是为领导工作服务。同领导说话,有时需用婉言。李瑞环同志1990年在全国秘书长、办公室主任会上曾说:“这个领导懂点这个,那个领导懂点那个,又是有错还不能明说,要慢慢渗透过去……”这段话,充分理解、体谅秘书工作的苦衷,也提示秘书们,说话多用婉言。领导有错“不能明说”、“慢慢渗透”,就是婉言技巧。既是对一般人说话,也不能都是直说。比如接电话,问对方“你是谁?”要对方通报姓名,显得生硬,不够礼貌,而说“您是哪一位呀?”亲切、委婉,无可挑剔。

3.智慧的闪现——幽默

善说者必善幽默。什么是幽默?幽默是拉丁语的音译,按现代汉语辞书的解释,有“引人发笑并意味深长”之意。它是对事物矛盾机敏的反映,把看似平常的生活现象作喜剧化处理,让人们在笑声中受到启迪,引起深思。它是说话者智慧的闪现,是充满自信的表现。

幽默不同于滑稽。滑稽只是插科打诨,贫嘴逗乐,让人笑笑而已;幽默是思考的产物,引人发笑的同时,还具有促人思考的功效。列宁说,幽默是一种优美的、健康的品质。

日常交往中少不了幽默。首先,幽默有利于创造良好的交谈气氛。它常常表现为机制而诙谐的妙语,使人发笑,带给人轻松、风趣,怡情益智,沁人心扉,缩短交谈者之间的距离。人们喜欢说话幽默的人,讨厌单调、平庸、动辄板起面孔训人的交谈者。其次,幽默的语言底蕴丰富,耐人寻味,便于更好地向各界人士宣传自己的观点,使人们在笑声中受到启发和教育。再次,幽默是摆脱尴尬境地的重要手段。交谈、论辩中,自己处于不利地位时,幽默往往是由被动变主动、反败为胜的“秘密武器”。幽默还可使你的忠言不逆耳,便于委婉地批评不良现象,谐趣辛辣的言辞,让被批评者在欢愉的幽默中,辨明是非曲折。

4.无声胜有声——沉默

多数情况下的说话,要诉诸声音、语调和态势,但在某些特殊情况想,无声的语言——沉默,会发挥其独特效力。交谈中,恰如其分的幽默,是睿智、沉稳的表现,是把交谈引向深入、推向高潮的切入点。表面看,沉默与说话是对立的。如果一个人整天沉默不语,同开口说话确实对立;如果一个人在说话过程中,有声的话语同无声的沉默交替运用,沉默就成了说话的构成部分,有声与无声,形成一个矛盾统一体,它们相辅相成,使交谈更富有魅力。

沉默可以委婉含蓄地传情达意。由于客观事物的复杂性,说话环境的复杂性,有时光靠言谈,反而难以表达内心深处的情怀,或外界环境也不允许作淋漓尽致地表达,此时借助于沉默,是高明的做法。