档案管理 网络环境背景下档案工作创新与思考 赖六英 （福建省长汀县人事局，福建龙岩３６６３００） 摘要：过快的社会节奏、过频的人类活动都会引起信息的积累，这些信息不只来源的层面与领域各不相同，而且形式也呈现出极大的多样性与 复杂性。网络环境的普及令这些信息在传递上更加快捷，也使得信息档案在保护与利用上呈现出了对创新性的需求 本文将从创新意义与创新方法两 方面对这种大背景下的档案工作进行解析，希望能为今后档案工作的发展与进步提供参考，令其顺应新时代的变化趋势。 关键词：网络环境背景；档案工作；工作创新 档案是一种被记录的信息，也可以说是一种历史记载，具有直接 性、原始性、真实性、全面性，因此具有文化遗产与知识财富的双重 本质。在现代，科技的日趋发达令档案信息的质与量都呈爆发式增 长，而网络环境的普及也令档案信息的保存、管理、传递、使用、 安全等各方面都产生了巨大的变化，这为档案的管理工作带来了新的 问题与新的思考 所以，档案工作的创新具有自身独有的意义与必然 性。 １网络环境背景下的档案工作创新意义 １．１社会对档案工作创新的需求 档案作为一种大型信息库具有社会性和共享性，但长期以来我国 的大部分组织或个人都有一个错误的认识，以为档案是一种私有财 产，这令我国的档案工作在相当长的一段时间里处于相对滞后的被动 状态。档案中的内容与信息需要与社会需求相结合才能令自身的作用 与价值得到实现。目前的知识经济与信息爆炸令社会各界对档案的社 会功用有了一定的认识，因此也产生了对档案工作社会功能的需求。 在这种需求压力下，档案工作传统的重收藏、轻应用模式必须要加以 转变与更新，这样才能令收藏的档案具有实际意义。换言之，社会需 要新的档案管理方式与利用方式。 １．２改革对档案工作创新的需求 在网络时代来ｌ临之前，档案都是以文书档案的形式来收藏整理 的，这种方法虽然在漫长的时间里获得了极其广泛的应用，但是依然 具有许多无法弥补的缺点，比如在立卷要求方面存在极多的不确定因 素，组合标准在客观上无法统一等。但最大且无法解决的问题还是档 案文件的历史联系，传统的档案储存和管理方式无论如何做不到令文 件彼此的历史联系最大限度地保持下来。网络时代的来临可以说带来 了一场技术变革，这种背景下的计算机技术能够令文件信息的排列组 合、文件载体的自身位置两大要素完全分立，换言之，案卷的存在意 义被完全抹消了。在传统的档案管理中，作为文件集合体的案卷本身 就起到建立文件历史联系的作用，其失去存在意义也就意味着文书立 卷中最大的难题得到了解决。这种技术的革新令档案管理工作必须进 行创新来适应新的技术并面对新的难题。 １．３群众对档案工作创新的需求 经济体制的完善与发展会对档案管理者的诸多思想认识造成影 响，比如人生观、世界观、价值观、价值取向、利益关系 信念、理 想等，这种情况下就需要档案的管理者尽可能适应新的形势与变化。 时代不同了，人民群众对档案工作的需求自然也就会产生变化，档案 管理人员与档案本身当然也不能抱着旧有的形式和思想不放，所以根 据群众需求对档案工作的管理方法做出适当的调整是未来发展的必然 趋势。相关的档案管理人员务必要在创新工作模式的同时令自己的思 想与观念也得到正确的创新，对新需求下的工作理念和工作态度加以 适应，以免滋生出不必要的不满情绪，对档案工作带来负面影响。 ２网络环境背景下的档案工作创新方法 ２．１以网络建设促成档案工作创新 网络环境的背景下，如果依然只靠手工来整理与使用档案信息， 不只效率低下，而且可以说是—种资源的浪费。所以档案工作创新的 第一步就是争取有利的发展条件，构建档案信息专用的自动化网络， 用以开发利用数量庞大的档案信息资源。在具体实施上，该项工作要 先行建立起相关的数字档案与数据库，然后才能令使用网络的档案服 务得到展开。与此同时，还要强化利用网络的档案收集、档案组织、 档案整理、档案描述、档案管理等一系列研究，令网络化的档案管理 工作能够实现双向回馈。 ２．２以资源共享促成档案工作创新 想要令档案的资源共享得以实现，单独某个档案馆的力量是不 够，不只要众多档案馆共同合作，实现横向的网络构建，而且还需要 纵向的各个单位予以协助，提供财、物、人等各个方面的支持。档案 的网络化共享需要的是完整体系的实体基础，该体系必须自中央扩散 到地方才行，可喜的是，这种纵向基础已经基本得以实现。在这种纵 向基础上建立起横向的馆际间协作联系，就能形成足以得到实际应用 的巨大档案共享网络，令原本的档案管理中各个单位各自分立的不利 因素得到控制。 ２．３以在线服务促成档案工作创新 网络环境背景的一大特征就是整个社会的全面信息化，这一特征 渗透进了人们的学习环境、工作环境、生活环境，令信息时效性的受 关注度大幅提升。因此，档案工作应该从信息获取的及时性、准确 性、全面性三方面入手加以创新，具体来说，就是透过网络进行在线 的档案服务。这种新的档案工作形式充分利用了信息的系统与网络， 能够为用户们提供更主动、更现代的档案服务。举例来说，档案管理 者可以借助网页专题、ＭＳＮ、ＱＱ等方式与相关的档案使用者直接接触、 联系、沟通，令网络档案的可信性与真实性更高，更重要的是，这种 服务所提供的档案可以说具有最强的时效性。 ２．４以工作思路促成档案工作创新 创新档案工作的主体归根结底是人，也就是说，档案管理者自身 的思路打开了，档案工作的创新才有可能实现。因此档案管理者不能 固步自封，要勇敢地走出去，亲自接触目前的社会需求，了解和调查 网络环境下人们究竟渴求什么样的档案信息，需要什么样的档案服 务，让这些实际的新信息与新要求打开自己的工作思路，从传统的日 常工作思路中跳脱出来。档案管理人员要依据这些社会需求来调整自 己的工作思路，令档案工作更贴合这些需求，使创新思路更有实际意 义，在市场经济的激烈竞争中赢得档案工作的一席之地。 ２．５以宣传形式促成档案工作创新 网络环境带来了资讯的爆炸，在这种情况下为了确保档案的社会 性与应用性是离不开有效的宣传工作的。所以档案工作者对宣传工作 要加以重视并增强参与意识，不只自己要充分了解，更要扩展开去， 令更多的人了解档案的重要价值。这种宣传不只有利于档案的功能 性与社会性，也对档案的安全管理工作有正面意义。旧有的宣传工作 中，只单纯宣传枯燥的法规条文的形式需要尽早摒弃，将网络环境充 分地利用起来，采用网页制作、动画宣传等方式将档案中较为有趣且 具有一定价值的部分传播到网上，令宣传效果得到增强。新式的宣传 方式能够为档案工作带来更多的受众，也能促进自身的发展变化，可 以说是另一种形式上的档案工作创新。 ３结语 档案工作在创新上的影响是双向甚至多向的，创新后的档案工作 更能适应社会、改革、群众等多方面的需求，同时能成为网络建设的 推力之一。而另一方面，各方面的需求也能促进档案工作的发展与创 新进程，而且网络建设本身是新时代的档案工作中不可或缺的。因 此，在档案工作上实现了创新，可以同时提升社会整体的建设水平， 令各方面的发展与进步形成一个良性循环，对我国的社会建设具有非 常重要的意义。 参考文献 ［ｉ】李雯．网络环境下档案用户信息需求与档案信息服务的探索与创新 ［Ｊ】．兰台世界，２００８． ［２】刘彦．浅析档案管理现代化创新与发展［Ｊ］．黑龙江科技，２００７（２１）． ［３］何玉琼．我国公共档案馆网络信息服务分析及启示一一基于公共档案 馆网站数据统计分析［Ｊ］．档案管理，２００８（４）． ［４】蔡艳红．电子政务建设环境下档案工作的对策［Ｊ］．中国档案，２ ００４ （１２）． 【５】袁小翠．网络环境下档案管理人员素质建设探索【Ｊ】．科技情报开发与 经济，２Ｏ１２（２２）． ．．４９．．