办公自动化系统功能模块设计简案

现代企业办公电子化、无纸化以及协同办公、远程办公，都已成为提高工作效率，加强管理的有效手段。现代企业每天都有大量的商业信函、公文等往来，同时还有各种会议、各种文档、各种批件等管理工作，因此需要一套先进、高效率、覆盖全企业的办公自动化软件来代替以往的手工传递作业，提供更好的文件管理功能，充分发挥协同办公的作用，同时也为与世界先进的办公机制接轨打下良好的基础。

通过与贵公司的前期沟通，根据贵公司的特点，本着适用、实用、易用的原则，对贵公司OA系统设计如下：

一、基本功能模块：

1、考勤管理模块：

设置考勤管理员，可方便的管理和查询员工考勤状况，实现上下班登记、出差申请、请假申请、外出申请、考勤免役人员设置等功能，并统计考勤结果生成电子报表供查看。 针对目前贵公司组建时间不长，人员较少的情况，数据录入借口前期可手工录入，并提供外部考勤设备录入接口。

2、远程协作办公模块：

可跨平台运行，支持远程办公和异地办公，实现异地分支机构、出差人员协同办公。客户端无需安装任何软件，无需专业技术人员维护，使用浏览器即可实现全球办公，企业员工可在多种终端机（包括台式电脑、笔记本电脑、智能手机、平板电脑等）实现企业所

有需要部门协作、领导审批的工作处理。模块主要实现以下功能：

 表单填报、提交、审批；

 各项工作的申请、批复；

 进行工作汇报；

 相关文档生成电子档；

 自定义工作流程（新建工作流、待办工作、工作查询、工作监控、超时统计、工作销毁、流程日志查询）；

 自定义表单，根据具体工作需要，可自行定制新的表单；

 扩展功能：手机短信提醒、短信设置、手写签章等定制功能。

3、项目管理模块：

实现以信息化的方式，对企业中所有项目统一管理，优化配置，实现企业事务跨部门协作，提高整体管理效率，主要实现以下功能：

 项目立项管理；

 项目进度管理；

 项目分工管理；

 项目流程管理；

 项目文档维护；

 项目日程进度查询；

 项目沟通；

 项目相关信息查询。

4、信息发布模块：

实现信息发布，信息管理，分权限等级查阅等功能，主要实现以下功能：

 公司内部发布公告，公告展示；

 新闻发布，新闻展示。

5、电子邮箱模块：

搭建邮件服务器，建立公司邮箱系统，并实现由外网访问登陆邮箱，提供邮件管理员配置方案。

6、文档管理模块：

建立集中的文档服务器，提供分类文档管理及分级权限文档查询机制，实现一体化的文档组织、编辑、存储和分享，避免由于文档分散可能造成的意外损失。

 前期主要针对对外合同及公司内部资料（会议记录等材料）分类分级管理；

 预留电子资料库，以备后期可能有的大量电子资料（如项目资料等）的保存。

7、员工权限管理模块：

 设置不同部门，不同级别员工对某些资源和系统中相关模块的访问限制；

 管理员对不同部门，不同级别员工设置不同的访问权限。

8、员工个人中心模块：

建立员工的个人工作平台和交流平台，主要实现以下功能：

 个人邮件系统；

 站内信（发站内信，收站内信）；

 日程安排；

 个人信息管理（由员工管理其个人信息）；

 工作日志；

 通讯薄（提供相关工作人员的通讯方式）；

 个人考勤查询。

9、员工信息管理模块：

建立员工信息数据库，实现对员工信息的编辑、查询、管理灯功能，主体功能如下：

 由管理员添加新员工；

 编辑员工信息；

 处理已离职员工。

10、客户信息管理：

建立客户信息数据库，实现对客户信息的编辑、查询、管理等功能，主要功能如下：

 对客户资料的录入、编辑、查询、管理功能；

 对业务往来数据的录入、编辑、查询、管理功能。

11、部门管理模块：

 由管理员对于部门进行管理，实现新增部门、设置部门管理权限等功能；

 实现添加部门员工，设置部门员工权限等功能。

12、系统数据管理模块：

 系统数据备份；

 系统权限设置；

 角色管理（新添角色，编辑角色，删除角色等）；

 系统用户管理（新增系统用户，编辑系统用户，删除系统用户等）。

13、财务管理模块：

暂时仍采用人工方式，预留拓展接口。

二、OA系统的部署：

1、系统使用性能要求：

 系统可承载使用人数》=30人，并预留拓展空间；

 系统可承载同时在线人数》=10人，并预留拓展空间。

2、使用对象：

由登陆机制控制，仅限公司内部各级领导及员工。

3、使用范围：

分散式，用户通过外网、内网均可访问，完全基于浏览器界面，客户端只需安装浏览器即可使用。

4、系统实现的重点：

 考勤记录；

 办公流程；

 报表详情；

 审批流程；

 项目管理；

 权限详细；

 邮箱系统。

5、硬件设备：

需要部署OA系统服务器及邮件服务器，两者可建立在一台服务器上，并为保障数据

安全和系统安全，建议部署一台备份服务器。

6、网络部署拓扑：

三、OA系统实施方案：

1、软硬件环境配置：

安装调试服务器及网络环境，建立安装数据库系统及其他OA系统运行必须软件环境。

2、OA系统的安装及初始化：

在服务器端安装OA系统，并根据贵公司提供的初始化数据对OA系统进行初始化工作，完成基础系统数据的初始化工作。

3、系统调试：

进行软件系统调试工作，使系统能够健康正常的工作，只需要在服务器端进行调试，客户端通过浏览器访问系统。

4、人员培训：

对公司成员进行培训，使系统使用人员掌握软件的基本操作，满足日常的工作需要；系统管理人员能够进行系统的相关设置，并掌握一般故障的应急措施。

5、OA系统工程验收：

在确认系统安装完成，并试运行无误后，按照合同规定，对系统工程进行验收工作。