办公自动化系统的设计与应用

办公自动化系统的设计与应用

【摘要】我局办公自动化系统自2003年9月投入运行以来，现已经覆盖全局所有生产技术车间、管理科室以及所辖15个分县局。经过多年的应用实践，企业员工就已经深刻地感受到，现代化的办公手段不但把我们从大量繁琐无序的手工劳动中解放出来，而且对于企业办公成本有效控制起到了至关重要的作用。

【关键词】OA；工作流；协同办公；办公效率

一、概述

贵阳供电局办公自动化系统自2003年投入运行以来，经过8年的运用推广，已成功实现了全局统一的公文管理和行政办公管理，使办公自动化系统全面覆盖15家分县局，覆盖率达100%，实现了省公司、地区局、分（县）局三级联网。局本部以及各分县局各自拥有独立的应用及WEB服务器，建立了一套独立的基于Domino数据库服务器的办公自动化系统。各个相互独立的Domino服务器之间进行文件传输的交叉验证，可以通过上下级文件流转直接实现公文的上报及下发，也可以以Lotus的邮件形式通过HTTP协议将排好版的红头文件从一个系统发至对方的Domino服务器的指定单位文书的个人邮箱里以达到局本部与各分县局的文件网上交流，各分县局通过办公自动化邮件系统与北局对口部门及人员进行数据传输及共享。

二、系统主要功能

采用Lotus Domino群件建立办公系统，为单位用户提供Web、Mail和文件管理及工作流服务。单位内部用户通过IE浏览器与Domino服务器连接，参与工作流，进行公文流转、办公信息查询、检索和邮件收发，与同事进行网上协作办公；进行信息检索，并通过Web将处理信息反馈给Domino服务器，还可进行流程监控。具体功能描述如下：

1.文件权限控制

公文在流转的过程中，有严格的权限控制。在办理过程中只有办理过的人员才有权限查看，办理后根据需要自行决定该文件的浏览范围为所有人员或部分人员，本局职工或分县局人员。系统通过提供多层权限控制保证用户只能操作和查阅本职范围内的数据信息，不能越职操作任何数据。

2.与MS Word高度集成，实现文稿痕迹保留

与MS Word字处理软件高度集成，可以自动判断系统所装Office版本，选择相应的文稿模板，实现领导办文过程中的文稿痕迹保留。根据国家行政机关公文格式标准预定义成文格式，使文书成文时系统能够自动套入文件红头、自动追加印章等公文要素。

3.流程灵活配置

提供流程维护平台，由系统管理人员根据单位实际情况定义通用工作流程，也可以根据本单位的实际情况由拟稿人、文书或指定流程人员自行定义流程，提供灵活的流程监控手段；构件化设计，模块组装方便灵活，能很好地适应组织机构调整、人员变动等情况。所有流程以及流程中的任何环节所设计的人员、意见、操作都可以灵活、自由地进行配置，不受流程步数的限制，同时还可以对包括主流程及各流程环节的权限进行设置。可以定义各流程发文稿纸和排版格式，支持文件格式之间的转换。

4.先进的档案管理

档案管理实现公文流转结束后电子文件的归档和纸质文件的归档，实现对各类型档案的全面管理。档案数据库中文件按照指定的条件进行移交、组卷、归类、分级、归档打印、查询和借阅等功能，实现档案资料从采集、日常管理直至移交整个过程的档案一体化；提供档案的借阅管理功能，提供档案管理所需要得各种统计报表。

5.邮件系统

电子邮件系统实现单位内部人员之间信息交流畅通无阻。

6.即时提示

在客户机打开并通过浏览器登入办公自动化系统后，系统对当前用户进行验证，即时提醒用户有新的待办公文、待办事务、批示、通知、公告、邮件等各种信息。

三、系统设计

1.应用软件体系结构设计

贵州电力全WEB办公自动化（OA）系统，采用了分布式的三层应用软件体系结构。在三层结构中，表现部分、应用逻辑部分及数据部分各占一层。表现层管理与用户之间的交互并通过调用中间层来完成客户端提出的请求。应用逻辑层（中间层）上运行商业逻辑及访问数据库和其它资源.。客户端可以调用多个基于服务器的部分用以完成一个请求。三层结构通常被称为服务器为中心结构，它使得应用逻辑可以独立于表现层接口及对数据库的执行而运行在中间层的服务器上。如果没有请求，则各部分各自运行于不同的机器上。应用逻辑独立于表现层及数据层有许多益处：

（1）开发者可以使用功能强大的开发工具，如：Visual Basic、Visual J++来开发可移植的应用，而不必使用局限性较强的存储过程语言。

（2）管理程序可以将应用组件复制以同时运行在多台机器上。这样可以将客户端负载分配到多台机器上以获得高运行性能。应用组件复制在二层及二层半结构中是不可能实现的，因为存储过程必须运行在单一的数据库中。

（3）应用组件可以分享数据库联接，而二层结构及二层半结构系统中，数据库必须为每一个用户建立一个联接。

图1

（4）访问大型主机及其它数据库是通过本地协议及应用接口，而不是通过数据网关，这将提高运行性能，并且允许应用控制对其数据的访问。

2.应用软件技术结构设计

贵州电力全Web办公自动化系统采用Lotus Domino/NotesR6作为应用系统平台，结合Java、J2EE、Javascript、XML、WebServ-rice等先进的网络编程技术，实现客户端用户的WEB访问；通过XML、JDBC等数据库接口技术，实现与其他综合业务系统的信息发布和数据集成；以及通过工作流平台引擎实现与其他综合业务系统的业务集成。

系统的信息结构如图1所示。信息结构内容说明如下：

（1）采用Lotus Domino群件建立办公系统，为单位内部和外部用户提供Web、Mail和文件管理及工作流服务。