中级高级文秘复习资料

第一章商务沟通1． 接待规格是从主陪人的角度而言的.接待规格有3种：高规格接待、对等接待、低规格接待。其中对等规格是最常用的接待规格。P235下2． 秘书在接待规格确定后，如果一些突然的变化影响到既定的接待规格：如上司生病或临时出差，让他人代替，秘书必须向客人解释清楚，向客人道歉。（录像中出现）P236中3． 第一大题：背景：领导以便条的方式要求秘书制定关于某某参观团来我公司的接待计划及日程安排.用E-mail或备忘录的形式答：见P184备忘录的格式：发给：（根据实际背景写）发自：（根据实际背景写）日期：（根据实际背景写）内容：关于某参观团来我公司的日程安排1. 秘书应了解本单位有关接待方面的规章制度，严格遵照执行，不得擅自更改.2. 接待计划的主要内容有三象：确定接待规格、拟定日程安排、提供经费列支.接待规格决定了其他的人员、日程安排及经费开支。包括站迎接、宴请的规格、住宿的宾馆等级等。3. 关于日程安排，包括日期、时间、活动内容、地点、陪同人员等内容，一般以表格的形式列出。4. 关于接待经费列支，包括：（1）工作经费（2）住宿费（3）餐饮费（4）劳务费（5）交通费（6）参观、游览、娱乐费用等（注：至少罗列5到6项）5. 在接待计划拟出后，秘书应该交领导审核，然后再将日程安排和经费数目一起提前寄给来访对方。（P237）

第二章办公室事务与管1. 办公环境的维护的依据：三大法律：《宪法》、《劳动法》、《工厂安全卫生规程》2. 在企业办公室中安全检查，如果发现个人职权无法排除的危险，秘书有责任和义务报告、跟进、直到解决P2443. 安全检查包括办公环境和办公设备两部分。秘书要区分“隐患记录及处理表”和“设备故障表”的使用。在录像中出现的隐患：①电话线纠缠②消防栓放在柜子后面③道路上堆放货物④太阳光照在电脑上⑤有人来访时未关电脑⑥写字楼中有人吸烟(P245中)4. 信息的安全及保密工作通常包括：口头信息、纸面信息和电子信息（P245下）5. 当涉及公司保密信息时，你应该做到：机智、稳重、果断、有外交手段。6. 做好口头信息的安全：①员工在岗前培训时即应被告知不要在组织内部或外部谈论有关单位的保密信息，包括对其他工作人员、客户、朋友或亲属；②在没有确认电话对方身份和是否被授权获得信息之前，不要通过电话、手机、答录机给出保密信息。P2467. 做好纸面信息的安全：①接收任何保密文件、资料等都要签收并登记；②在传递保密文件或资料时，要放在文件夹、盒中携带，以防失密或散落丢失；③用邮件发送保密信息时，信封要贴封口，并标记“秘密或保密”；④极为重要且不常使用的纸面信息可以制成缩微胶片，保存到银行保险柜里；⑤不再使用的保密文档要粉碎。P246—P2478. 做好电子信息的安全：①计算机显示器应放置在他人看不到的地方，如果来访者走近，应迅速滚动页面或关小亮度，或保存你的信息关闭显示器②每一个使用者应该有自己的识别码，密码必须保密，经常更换；③有保密信息的软盘不应该带出单位，以防止数据落到不应得到这些信息的人手上；P2479. 秘书在保密工作中需要注意的几个方面：①文件保密：秘书要有很强的保密意识，对保密文件、资料，应自觉做到接收、传递、保管方面的保密工作②会议保密：是否公开、何时公开、向谁公开都由主管领导决定③科技保密：秘书的工作性质决定其得与各种人接触，包括客户、同行、媒体、政府部门等，做好这方面的保密工作是非常重要的P247 10. 秘书应做好组织中特定信息的保密工作：包括人事信息、财务信息、产品信息和客户信息P47下11. 如果财务信息失密，会影响企业的股票价格，也会影响银行给企业的贷款。企业长期积累的客户信息失密，不仅失去老客户，失去大宗业务和合同，而且还会失去信誉P248上12. 有关国家秘密及密级要遵照《国家秘密及密级具体范围的规定》：规定有3级：秘密、机密、绝密；有关国家密密的保密期限要遵照《国家秘密保密期限的规定》：保密期限有3种：短期（1—15年）、长期（16—50年）、永久13. 值班人员应做好3项记录：电话记录、接待记录、值班日记（主要对外来的信函、电报、反映情况、外来的电话等，进行认真登记）P24914. 值班表的编制：通常包括以下项目：值班人员姓名、带班人姓名、替班人员姓名P24915. 值班表常用在：为某项任务的值班办公室，还需要标明值班地点和值班的具体任务P249中下16. 值班人员在值班工作中，可能有时接受、传达上级机关、单位领导的指示，可能处理内部的突发性事件，要完成领导临时交办的事项。P249下17. 大型企业设有专门的值班室，

并有完善的值班管理制度。要加强值班管理，最重要的是落实岗位责任制度。P250上18. 以支付本市交通费、邮资、接待用茶点费、停车费和添置少量的办公用品等，企业办公室常设立一笔零用钱或称作备用金，这同时也是一笔周转使用的现金19. 秘书要认真核对领取者提交的发票等证据上的用途、内容、金额是否与零用现金凭单上填写的完全一致P251上 第三章常用事务文书的拟写1. 简报的特点：①简，即简明扼要②快，即报道迅速快捷，讲究实效性③新，即内容新鲜④实，即真实准确P2672. 简报的类型，按性质分，有综合简报和专题简报；按内容分，又工作简报、动态简报（有情况动态简报和思想动态简报）、会议见报。3. 考题：给出简报样式，判断①报头的格式对吗？②日期的位置等4. 简报的结构是：报头+报核+报尾（重点，书上第267下和268页简报必看）5. 报头设在第一页的上方，约占全页的三分之一的位置，下边用横线与正文部分隔开。报头的内容①简报名称。如有特殊内容，可在名称或期数下面注明“增刊”等字样。秘密等级写在左上角②期号，写在名称的下一行，用括号标注③编印单位，在期号下、间隔线上居左书写④印发日期，写在与编印单位平行的右侧6. 报核的主要结构是：按语+标题+导语+主体+结尾 按语：在标题上端加注编者“按语” 导语：即简报的开头。简明扼要地概括全文的主旨或主要内容 注意：简报一般应限制在1000字以内，最长不要超过2000字。7. 会议记录的特点：其一是真实性；其二是资料性P2698. 会议记录的结构是：标题+正文+尾部9. 会议的正文的构成是：首部+主体+结尾①首部：会议概要，包括会议名称；会议时间；会议地点；会议主席（主持人）；会议出席、列席和缺席情况；会议记录人签名等10. 会议尾部的右下方写明“主持人：（签字）”、“记录人：（签字）”会议记录要生效，必须由主持人和记录人签字11. 意向书为进一步正式签订协议奠定了基础，是“协议书”或“合同”的先导，多用于经济技术的合作领域。P271上12. 第六大题：意向书的结构与写法答：意向书的结构是：标题+正文+尾部意向书应该做到：1语言准确，表达清楚；2忠实于洽谈内容背诵第189页下贺信，注意其格式13. 请柬的格式，见第191页，请柬一般分为封面、封里两部分，又分横式、竖式两种，但无论哪种形式，其内容结构都基本相同，即：标题+称谓+正文+落款+成文日14. 产品说明书的特点:其一是指导性;其二是科学性;其三是通俗性. P27415. 在产品说明书的书写中,要注意:1语言简洁、通俗（对面向广大消费者的生活日用品说明书，尽可能少用专业术语）；2要有侧重点。

第四章法律与法规1.合同法：保护公司，股东和债权的合法利益。 P79上2.公司的行为能力包括民事行为能力、侵权行为能力和刑事责任能力等。公司资本包括注册资本、发行资本、认购资本和实缴资本等。 P79下3.有限责任公司中，股东以其出资额为限对公司承担责任。股东的人数为2—50人。4.有限责任公司的组织机构包括股东会、董事会及经理、监事会。5.国有独资公司的董事会成员为3—9人，其中成员中必须有公司职工民主选举的职工代表。董事会设董事长1人。P81上6.股份有限公司特点：（1）应当有5人以上为发起人；（2）采取募集方式；（3）注册资本的最低限额1000万元人民币。（4）有固定的生产经营场所和必要的生产经营条件。（5）资和P81中7.股份有限公司的组织结构由三部分构成：股东大会、董事会、监事会（区分有限责任公司的组织结构）P81中8.发起人持有的本公司股份，自公司成立之日起3年内不得转让；P82中上9.上市公司的4个构成点：（1）公司股本总额不少于5000万元人民币。（2）最近3年连续盈利；（3）持有人民币1000元以上的股东人数不少于1000人；（4）最近3年内无重大违法行为P82中10.对上市公司的监管：（1）信息公开制度（2）暂停上市制度（3）终止上市制度。题型：上市公司对政府、股民负责，遵循的原则是：信息公开制度11.题型：如有一企业，注册资本为2500万，因为经营不善，负债累累，应采取的方法：宣告破产。（注意，不得自行解散，不得转让）12.清算组的职权：（1）负责清理公司财产，分别编制资产负债表和财产清单（2）清算有关的公司未了结的业务（3）清缴所欠税款（4）清理债权、债务13.清算组的义务：依法履行清算义务；但不负有替公司经营的责任。P83中14.清算程序：（1）申报债权（2）制定清算方案（3）剩余财产的分配P83中15.多选题：中外合资经营企业的出资方式有：货币、实物、工业产权、专有技术等；中方还可以土地使用权作价出资；P8416.外国合资者的投资比例一般不低于25%.P8417.选择题：中外合资经营企业的权力机构合营企业的权力机构是董事会 P84下18.

中外合资经营企业的劳动管理：职工的录用、辞退、报酬、福利、劳动保护、劳动保险等事项，应当依据中国相关法律。P85

第五章企业管理基础1.管理是计划、组织、指挥、协调和控制等一系列管理活动的总称。P111上2.企业是进行自主经营、实行独立经济核算、具有法人资格的经济组织。企业的主要特征是盈利，追求利润最大化 P111中3.企业管理有效地利用人力、物力、资金、信息、时间和技术等现代企业资源。P112上 4.企业特点：自主经营、自负盈亏、自我约束、自我发展 P112上管理是一种生产力。企业管理的基本准则是：人道、民主、公正、效率P112中5.现代企业制度以公有制为主体，是社会主义市场经济体制的基础。6.现代企业制度以有限责任制度为核心，以股份有限公司为重点。P112下7.重点：现代企业制度的主要特征：（1）产权明晰（2）权责明确（3）优胜劣汰（4）科学管理。P1138.法人对企业的责任：依法经营、自负盈亏、照章纳税、保值增值。P113中8.产权明晰是指出资者所有权与法人财产权相分离。P1139.公司制企业的出资者享有的权利有：资产受益权、重大决策权、管理者选举权P11310.市场经济的本质特征之一是竞争。P11311.科学管理是调节所有者、经营者、员工之间的关系。P11312.建立现代企业制度，重点是对企业的机构设置、用工制度、工资制度、财务制度、会计制度等进行改革。